Fælles e-mail er sund fornuft

Op til 50 forskellige e-mail-systemer drives i dag på Københavns Universitet (KU), men nu skal det være slut med at bruge tid og medarbejderressourcer på at løse den opgave lokalt.

Koncern-it er ved lave en fælles e-mail for hele universitetet, og efter sommerferien skal Fællesadministrationen, Det Juridiske Fakultet, Det Farmaceutiske Fakultet og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet kobles på det nye system.

Tidligere er alle studerende på KU og de ansatte på Kemisk Institut skiftet til det nye system, men planerne har fået medarbejderrepræsentanterne i Hovedsamarbejdsudvalget til at protestere, da de ikke mener, at medarbejderne har været inddraget, og at den valgte løsning ikke er brugervenlig og indfører en række begrænsninger.

E-mail skal bare fungere

Bo Bendsen, vicedirektør for koncern-it, mener til gengæld, at det er sund fornuft at lave et fælles system, da der er penge at spare på udstyr, og medarbejderressourcer til administration og vedligeholdelse.

Andre fordele er, at det med et fælles system bliver nemt at indkalde til møder på tværs af KU, alle ansatte bliver synlige i det fælles adressekartotek, og sikkerheden bliver øget.

»Det er klart, at mange decentrale løsninger er dyrere end en fælles. De lokale systemer er af meget varierende kvalitet lige fra det hobbyagtige til det topprofessionelle, men der er eksempler på, at ansattes e-mail har været gået nede i længere tid. Nu siger vi, at en e-mail, der bare virker, er en basal service for alle KU-ansatte, som vi tager os af centralt, så man kan fokusere på forskningen og undervisningen lokalt. Og der er rigtig mange ansatte som efterspørger denne løsning,« siger Bo Bendsen.

Omhyggeligt forarbejde

Han forstår godt, hvis der er en vis skepsis overfor projektet blandt de ansatte, men han mener, at årsagen ikke er den tekniske løsning, man har valgt, men derimod skyldes kulturforskelle og historik.

»Vi har haft både succeser og fiaskoer på it-området gennem tiden, men folk har en tendens til at huske fiaskoerne længere, så de spørger selvfølgelig, om vi kan løfte opgaven. Dertil kan jeg kun sige, at vi hele tiden bliver mere og mere professionelle, og vi har forberedt os omhyggeligt. De 45.000 studerende har været koblet på i snart et år nu, hvilket bringer os op i superligaen i Norden, og det kører stabilt og uden driftsforstyrrelser,« siger Bo Bendsen.

Fællesadministrationen, Det Juridiske Fakultet, Det Farmaceutiske Fakultet og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet skal herefter skifte over til det nye system som pilotprojekt, og ved udgangen af 2011 gøres der status, inden resten af KU kommer på trinvis i 2012.

Kommunikationen for dårlig

Bo Bendsen understreger, at processen omkring indførelsen af det fælles e-mail-system er kørt åbent og efter bogen, men han medgiver, at kommunikationen kunne have været bedre.

Blandt andet er der opstået myter om, at notatet, som koncern-it skrev om udrulningen af systemet, var hemmeligt, men det er ikke korrekt. Notatet var ment som et internt arbejdspapir i it-organisationen, indtil det var klar til ledelsesgodkendelse. Det har allerede har været igennem adskillige versioner, og det skal bearbejdes yderligere, inden det er færdigt. Lige nu er det til kommentering hos institutlederne og i it-organisationen, inden det den 24. juni skal behandles it it-følgegruppen under Hovedsamarbejdsudvalget.

»Det burde være kommunikeret tydeligere ud, hvad vi var i gang med, og hvor vi var i processen, men KU er en stor organisation med mange interessenter, og da vi er presset ressourcemæssigt har vi prioriteret at få det tekniske på plads først og blot kommunikere i ledelsesfora og HSU. Vi burde have gjort det anderledes, da det har skabt unødig utryghed og rygter blandt nogle medarbejdere,« siger Bo Bendsen.

Han tilføjer, at en af skrønerne, som han har hørt, er at alle ens gamle e-mail går tabt, når man bliver flyttet over i det nye system, og mange har også udtrykt frygt for, at de ikke længere vil modtage e-mails sendt til deres gamle adresse.

Vicedirektøren slår fast, at ingen af delene er korrekt. Gamle e-mails vil blive overflyttet, og mails sendt til ens tidligere KU-e-mail-adresse bliver automatisk videresendt til den nye.

clba@adm.ku.dk

LÆS OGSÅ: Ansatte: Fingrene væk fra vores e-mail