Store besparelser at hente på indkøb

Københavns Universitet kan spare millioner på sine indkøb ved at lade leverandørerne kæmpe indbyrdes om ordrerne via internettet.

Det viser erfaringerne fra et såkaldt mini-udbud på købet af 225 nye pc´er som it-afdelingen har gennemført i samarbejde med Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI).

Resultatet var en besparelse på 18 procent svarende til at KU kunne skære cirka 200.000 kroner af en samlet ordre på en million kroner.

»Vi havde flere gange af leverandøren fået at vide at prisen ikke kunne presses længere ned, men her viste den fornyede åbning af konkurrencen at der var megen luft i prisen endnu,« siger indkøbschef Peter Lintrup.

Han forklarer at et miniudbud foregår ved at en række købere der for eksempel har brug for nye computere, går sammen for at kunne bestille så mange enheder som muligt på en gang og dermed opnå en lavere pris.

Millioner at spare

Indkøbssektionen har gennemført en række analyser der viser store besparelsespotentialer på KU’s indkøb.
Som eksempel nævner Peter Lintrup at der i de første tre kvartaler i år er indkøbt kopi- og printerpapir uden om den fælles aftale for KU for 300.000 kroner. Hvis det var købt i fællesskab, ville KU have sparet cirka 70.000 kroner.

Et konservativt skøn fra indkøbschefen lyder at KU samlet kan spare cirka ti procent på sine samlede indkøb på 1,4 milliarder kroner årligt.

Spørger brugerne

I slutningen af februar gennemfører SKI en elektronisk auktion på pc´er. Leverandørerne konkurrerer her direkte med hinanden ved en auktion på internettet. De kan hele tiden se om deres tilbud er bedst, men de kan ikke se hvor meget bedre end konkurrenterne de er.

Indkøbsfunktionen vil i løbet af kort tid spørge it-afdelingerne på KU hvor mange computere de ønsker at købe via auktionen, og man forventer at få en endnu bedre pris denne gang.

I løbet af januar og starten af februar gennemfører indkøbsfunktionen et andet miniudbud på standard laboratorieudstyr og kemikalier. Herefter følger rejser som forventes implementeret til maj. Her er der lagt op til at interviewe 30 – 50 ansatte der rejser meget.

»Forudsætningen for at realisere besparelserne er at vi tager brugerne i ed når vi går ud på de store indkøbsområder. Vi har derfor gjort en del ud af inddragelse af brugerne så vi også er sikre på at vi går ud med de rigtige produkter,« siger Peter Lintrup.

clba@adm.ku.dk