KU får nyt net til alle

De har bakset med det i længe, men nu er det ved at være affyringsklar: Københavns Universitet (KU) får spritnyt intranet, der skal afløse det nuværende system punkt.ku foruden 30 lokale netværk. Åbningsdagen er planlagt i slutningen af februar.

Det nye netværk bliver medarbejdere og studerendes primære kilde til praktisk information på KU.

For brugerne bliver intranettet ret let at finde, idet fakultetsledelserne har besluttet, at det skal være startside i alle universitetets netbrowsere.

Kulturudvikling

Det nye net er ikke blot ment som en praktisk hjælp til KU-borgerne, det er led i en større plan om at udvikle en stærkere KU-kultur.

»Nye rammevilkår gør det vigtigt at vi har moderne teknik, der kan understøtte den kulturudvikling, vi er i gang med,« siger Marianne Rønnebæk, fakultetsdirektør på Nat og medlem af den styregruppe, som i to år har arbejdet med det nye system. »På den her måde får vi et værktøj, der kan støtte os både i kulturudvikling og arbejdsgange.«

En ikke-forceret proces

Selve programmeringen af det nye intranet har taget omkring seks måneder, men forud er gået en længere proces, hvor en projektgruppe i KU’s kommunikationsafdeling har afdækket, hvad de godt 40.000 studerende og 8.000 ansatte egentlig ønsker sig. Udviklerne har refereret til en styregruppe, der omfatter folk fra KU’s ledelse og cheferne på Det Naturvidenskabelige og Humanistiske Fakultet.

»Vi har lavet en meget grundig syretest af, hvad brugerne vil have. Vi har interviewet omkring 180 studerende, forskere og administratorer i 20 fokusgrupper,« siger KU’s kommunikationschef Jasper Steen Winkel.

»Det, alle efterspørger, er én indgang til de fælles systemer – at man kan finde de informationer, man skal bruge, på ét sted. Et værktøj til at understøtte alle processer, hvad enten det gælder om at melde sig til eksamen, finde den rigtige blanket eller støtte til en EU-ansøgning. Så det her system er udviklet nedefra.«

Nye fakultets- og medarbejderportaler

For de ansatte på KU bliver den største nyskabelse ud over en samlet indgang til presseklip, adgang til de it-systemer, den enkelte benytter, vejledninger med ajourført information, en rolleportal for alle, der arbejder med økonomi og løn.

Hvor Universitetsavisens uafhængige nyhedsformidling skal ligge på det nye netværk, er endnu uvist.

Regler og procedurer varierer fra fakultet til fakultet, og det er en udfordring at få samlet informationerne på en logisk måde. Marianne Rønnebæk håber, at opdateringen vil give en bedre arbejdstilfredsstillelse for KU’s ansatte.

»I dag risikerer man at arbejde ud fra information, der måske ikke er helt ajourført eller retvisende. Informationen findes mange forskellige steder i personale- og instituthåndbøger, regelsamlingen og på lokale intranet og eksterne hjemmesider,« siger hun. Nu bliver der lavet en medarbejderguide, som har den fælles opdaterede information om regler for ansættelse, orlov, ferie, barsel mv.

»Vi laver en fælles guide for alle på KU. Det lyder trivielt, men det er det ikke,« siger Jasper Steen Winkel.

»Fællesadministrationen kan ikke lave dette arbejde uden at have en dialog med fakulteterne. Denne løbende drøftelse af de administrative regler mellem Fællesadministrationen og de lokale enheder, har vi måske tidligere savnet«.

Det Juridiske Fakultet bliver prøvekanin og får den første af otte nye fakultetsportaler, der bliver undersider på det nye website. Her er det meningen, at de enkelte fakulteter skal byde ind med lokalfremstillet indhold.

»Det er som et legoklodssæt – vi lancerer fundamentet, og fakulteterne skal hjælpe med at bygge videre på det,« siger Jasper Steen Winkel.

Fælles identitet

KU’s studerende får ny og forbedret e-mailservice på det nye net og en mailadresse, de kan fortsætte med at bruge også efter studieårene. Dermed spiller nettet sammen med KU’s ambition om at skabe en stærkere alumnekultur og identitetsfølelse, som man især kender det fra amerikanske universiteter.

For et par år siden fik KU hjemmesider et nyt fælles grafisk design, navigation og struktur, så omverdenen kunne få et indtryk af en samlet universitetsenhed med en fælles identitet.

»Der hvor det er vigtigt at fællesskabet træder i karakter, har vi nu mulighed for at gøre det,« siger Marianne Rønnebæk. »Nu får vi en platform, der kan understøtte det.«

chz@adm.ku.dk