77 procent af det videnskabelige personale bruger mere tid på administration efter reform

Administrationsreformen på Københavns Universitet skulle skabe en mere enkel og sammenhængende administration, så der var bedre tid til kerneopgaverne.

Men blandt de videnskabeligt ansatte (VIP) oplever et stort flertal, at de efter reformen har fået mindre tid til forskning og undervisning og i stedet bruger mere tid på administration.

Det kommer frem i en ny undersøgelse, som Københavns Universitet har sendt ud til 400 VIP-ansatte på tværs af universitetet, som 124 har deltaget i.

Det er desværre næsten gået værre, end man kunne have frygtet

Peter Waaben Thulstrup, VIP-tillidsrepræsentant for DM

I undersøgelsen svarer 77 procent, at de efter administrationsreformen har fået mindre tid til deres kerneopgaver og bruger mere tid på administrative opgaver.

Det billede genkender to VIP-tillidsrepræsentanter, der begge sidder i Hovedsamarbejdsudvalget på KU.

Ifølge Allan Randrup Thomsen, VIP-tillidsrepræsentant for Foreningen af Speciallæger, er det et klassisk resultat af besparelser på støttefunktioner.

»Når man skærer i de understøttende funktioner, forsvinder opgaverne jo ikke. De skal stadig løses. Og så ender en del af dem hos VIP,« siger han.

Han understreger, at han ikke selv har mærket konsekvenserne så stærkt, fordi han har været på nedsat tid og ikke længere har store undervisningsledelsesopgaver. Men det er det billede, han hører fra kolleger.

»Man kommer som VIP til at lave en større del af det arbejde, man egentlig ikke er kvalificeret til, og får mindre tid til det, man er kvalificeret til og ansat til,« siger Allan Randrup Thomsen.

Nærheden er udeblevet

Også Peter Waaben Thulstrup, VIP-tillidsrepræsentant for DM og fællestillidsrepræsentant på Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet, genkender undersøgelsens resultat. Og han er ikke overrasket over tallene.

»Jeg genkender det billede, der tegner sig, og det er desværre næsten gået værre, end man kunne have frygtet,« siger han.

Ifølge Peter Waaben Thulstrup handler problemet især om uklare snitflader og lange svartider. Når det ikke er klart, om en opgave ligger hos institutadministrationen eller i et administrationscenter, ender opgaven ofte hos den forsker eller underviser, der har brug for at få problemet løst, mener han.

LÆS OGSÅ: Arbejdsglæden er i frit fald

Og så er det ifølge Peter Waaben Thulstrup et »kerneproblem«, at reformen har gjort det sværere at få hurtig og konkret hjælp i hverdagen.

»Den nærhed, vi var blevet lovet i den nye administration, er helt udeblevet,« siger han.

Mere rigidt system

Ifølge Peter Waaben Thulstrup handler opgaveglidningen ikke kun om flere enkeltopgaver, men også om mere rigide processer og mindre fleksibilitet i hverdagen.

Han nævner lokalebooking til mundtlige eksaminer som et eksempel, der tidligere kunne klares hurtigt med den lokale administration, men nu kræver flere formularer og lang ventetid.

Når der er færre administrative ressourcer til opgaver, som stadig skal løses, bliver konsekvensen jo naturligt, at serviceniveauet falder, og at mere arbejde rammer VIP

Allan Randrup Thomsen, VIP-tillidsrepræsentant for Foreningen af Speciallæger

»Det er bare et mere rigidt system, hvor man selv skal have styr på en masse ting, før man kan sende formularen afsted til administrationen,« siger han.

Allan Randrup Thomsen peger blandt andet på fondsansøgninger som et område, hvor hjælpen er blevet mindre. Tidligere blev forskere i højere grad gjort opmærksomme på, hvis en bevilling var ved at udløbe, siger han.

»Vi er vant til at få den understøttelse, at man bliver gjort opmærksom på, at nu er der så og så lang tid til, at den her bevilling ikke længere holder. Det er noget andet i dag,« siger Allan Randrup Thomsen.

Begge tillidsrepræsentanter understreger, at kritikken ikke er rettet mod de administrative medarbejdere, men i stedet er rettet mod rammerne i den nye administration.

»Når der er færre administrative ressourcer til opgaver, som stadig skal løses, bliver konsekvensen jo naturligt, at serviceniveauet falder, og at mere arbejde rammer VIP,« siger Allan Randrup Thomsen.

LÆS OGSÅ: Ny APV: Hver ottende i administrationen melder om stressfravær efter reform

Peter Waaben Thulstrup peger på, at KU mistede mange administrative medarbejdere i perioden op til reformens ikrafttræden, blandt andet gennem frivillige fratrædelser og jobskifte, og at det fortsat kan mærkes.

»Det er meget sent, at vi nu et godt stykke over et år efter stadig har opgaver, der hænger og svæver,« siger han og fortsætter:

»Derfor vil jeg og mine VIP-kollegaer gerne bidrage til den videre proces og komme med konstruktive input.«

Skydsgaard: Det gør stort indtryk

Uniavisen har talt med universitetsdirektør Søren Skydsgaard, som understreger, at det ikke er formålet med reformen at flytte administrative opgaver over på forskere og undervisere.

»Det gør stort indtryk, at det er den melding, der er kommet tilbage,« siger han og fortsætter:

»Det er en klar forudsætning i administrationsreformen, at den ikke skal føre til mere administration for VIP’erne.«

Målet er i stedet en mere enkel, sammenhængende og effektiv administration, forklarer universitetsdirektøren.

Nye relationer skal dannes, og det tager noget tid, før det er oppe at køre

Søren Skydsgaard, universitetsdirektør på KU

Han afviser ikke, at VIP oplever mere administrativt arbejde, men han mener, at årsagerne er forskellige. Nogle problemer er midlertidige, andre handler om uklare opgavesnit, og andre igen skyldes bevidste valg om at ensrette arbejdsgange på tværs af KU.

Et eksempel på det sidste er ansøgninger om eksterne bevillinger, hvor KU har besluttet, at den ansvarlige forsker selv skal starte ansøgningen i det fælles system.

»Vi synes, det rigtige er, at det er den ansvarlige VIP, der starter der,« siger Søren Skydsgaard.

»Men administrationens hjælp skal stadig være der,« siger han.

Søren Skydsgaard anerkender, at der fortsat er ting i den nye administration, der ikke fungerer. Det gælder blandt andet, hvis VIP bruger tid på at finde ud af, hvor de skal henvende sig.

»Man skal jo ikke vide, hvordan administrationen er organiseret. Sådan skal det ikke være,« siger Søren Skydsgaard.

Derfor vil KU på baggrund af undersøgelsen gøre det tydeligere, hvem VIP skal kontakte i administrationen.

Ingen præcis tidshorisont for forbedringer

Søren Skydsgaard vil ikke sætte en specifik tidshorisont på, hvornår utilfredse VIP’er vil opleve en tydelig forbedring i forhold til administrationen.

»Der er ikke en dato. Men der er en bevægelse hen imod, at flere og flere vil opleve forbedringer,« siger han og peger på, at KU tidligere har meldt ud, at flere gerne skulle opleve forbedringer i løbet af næste år.

Havde du forventet, at den nye administration stod stærkere på nuværende tidspunkt, end undersøgelsen giver indtryk af?

»Det synes jeg er et svært spørgsmål,« siger Søren Skydsgaard og peger på, at den første tid efter reformen trådte i kraft, har handlet om at stabilisere driften.

»Det er jo en stor forandring, så der er rigtig mange ting, hvor mennesker skal noget nyt. Nye relationer skal dannes, og det tager noget tid, før det er oppe at køre,« siger han.

Forventer du, at tallet på 77 procent vil være lavere, hvis I laver samme undersøgelse om et år?

»Jeg kan i hvert fald sige, at det er det, vi arbejder på.«