Ny APV: Hver ottende i administrationen melder om stressfravær efter reform

Der er ét tal i den nye arbejdspladsvurdering (APV) blandt administrative medarbejdere på Københavns Universitet, som universitetsdirektør Søren Munk Skydsgaard især bider mærke i.

12 procent af medarbejderne angiver, at de inden for de seneste 12 måneder har haft sygefravær på grund af arbejdspres, stress eller andre krav i arbejdet.

»Det er for højt. Og det er noget, vi kommer til at arbejde med,« siger Søren Munk Skydsgaard til Uniavisen, der har spurgt ham, hvad ledelsen læser ud af resultatet af den nye trivselsundersøgelse.

APV’en måler både det psykiske og det fysiske arbejdsmiljø og er gennemført blandt TAP-AS-medarbejdere i universitetsadministrationen og i stabe på både fakultets- og institutniveau.

TAP-AS er teknisk-administrativt personale, der primært har administrative opgaver, og alle medarbejdere i undersøgelsen har været omfattet af administrationsreformen.

KU gennemfører en ordinær, lovbestemt APV hvert tredje år, senest i 2025. Den nye undersøgelse er en ekstraordinær forandrings-APV, som KU også er forpligtet til at gennemføre som opfølgning på administrationsreformen, der trådte i kraft 1. marts 2025. Undersøgelsen tager temperaturen på arbejdsmiljøet blandt de administrative medarbejdere et år efter reformen.

LÆS OGSÅ: Nye tal: Hver 10. medarbejder på universitetet har været vidne til stødende adfærd

Universitetsdirektørens samlede læsning er, at APV’en rummer advarselslamper, men også gode takter at bygge videre på.

»Helt overordnet synes jeg, at APV’en viser, at der er noget, vi skal arbejde med. Men også at der er et godt fundament at arbejde ovenpå,« siger han.

Han hæfter sig ved, at de overordnede indikatorer for jobtilfredshed og stolthed fortsat ligger relativt højt. I den psykiske APV får både jobtilfredshed og stolthed en score på 4,0 ud af 5, mens 73 procent i den fysiske APV svarer, at de generelt har et godt fysisk arbejdsmiljø.

Men under de pæne gennemsnit ligger en række problemer, som universitetsdirektøren mener, de skal tage seriøst i ledelsen.

»En kæmpe forandring«

Administrationsreformen har betydet, at mange medarbejdere har fået både nye opgaver og kollegaer.

Og selv om Søren Munk Skydsgaard understreger, at den generelle jobtilfredshed ligger på samme niveau som tidligere, ser han en sammenhæng mellem reformen og det stigende stressrelaterede sygefravær.

»Det, tror jeg, skyldes den store forandring. Nye ledere, nye kollegaer, nye opgaver og snitflader, der stadig ikke er på plads,« siger han.

Pointen er ikke nødvendigvis, at flere oplever stress end tidligere. Men belastningen kan være blevet hårdere for dem, der rammes, siger han:

»Selv om stress samlet ligger på niveau med tidligere målinger, kan intensiteten af stress for den enkelte være steget i en grad, så man bliver syg på grund af det. Og det tror jeg godt, man kan koble til den store organisationsreform, for det er en kæmpe forandring.«

I hans optik skal ledelsens opfølgning derfor ikke kun handle om trivselstiltag, men også om den måde, den nye administration fungerer på i hverdagen. Både nu og fremover.

»Hvis min hypotese om baggrunden er rigtig, så handler det om, at vi skal gøre det klart, hvad opgaven er og gøre snitfladerne klare. Det handler også om, at processerne bliver mere enkle og bedre it-understøttet,« siger han.

LÆS OGSÅ: Tillidsfolk: Hvad foregår der i administrationen?

Meget var ikke på plads

Et af formålene med administrationsreformen var netop at skabe mere ensartede arbejdsgange og en mere sammenhængende administration.

Spørgsmålet er, hvorfor KU et år efter reformen trådte i kraft, fortsat døjer med de samme problemer.

Direktørens svar er, at ledelsen stod over for et valg. Enten skulle universitetet vente med at reorganisere, indtil alle processer, arbejdsgange og it-systemer var færdige – eller også skulle den nye organisation være med til at udvikle dem.

Ledelsen valgte det sidste.

»Vi valgte at reorganisere sådan, at medarbejdere og ledere, som kender kerneforretningen, og som også kommer ind med en masse best practice, selv har været med til at præge de nye arbejdsgange,« siger han.

Derfor er der ifølge Søren Munk Skydsgaard fortsat uklarheder blandt administrationens ansatte.

Men han afviser, at de nuværende uklarheder ansatte oplever, er tegn på, at reformen er slået fejl.

»Jeg er ikke med på en præmis om, at det ikke er lykkedes. Men det tager tid.«

Søren Munk Skydsgaard ønsker, at KU kommer tilbage i nærheden af det tidligere niveau for stressrelateret sygefravær, som, han anslår, lå omkring syv procent

»Og selvfølgeligt gerne lavere,« siger han.

Men han vil ikke sætte en dato på, hvornår målet skal være nået.

»Det tør jeg ikke sige. Det, tror jeg, ville være hasarderet af mig. Men det er klart, at det ikke skal have lange udsigter,« siger han.

Når lederen mobber

Den psykiske APV viser også, at ni procent af medarbejderne inden for det seneste år har været udsat for mobning eller andre grove, nedladende eller stødende handlinger i forbindelse med arbejdet. Blandt dem angiver 40 procent, at en leder var afsender af adfærden.

Og det tal er for højt, mener Søren Munk Skydsgaard.

»Det er ikke godt, at omkring hver tiende oplever mobning,« siger han.

Men han tilføjer også, at tallene skal læses med den opmærksomhed, at APV’ens definition af mobning er bred.

»Noget af det, der indgår, er, at man bliver sat til opgaver, man ikke synes, er de rigtige. Man kan føle sig forfordelt i forhold til de gode opgaver. Og man kan mene, at man ikke har den tilstrækkelige information til at løse sine opgaver,« siger han.

Når ledere optræder som krænkere i APV’en, kan det derfor ifølge direktøren i nogle tilfælde handle om beslutninger om opgavefordeling, som respondenter er uenige i, vurderer han:

»Det er på ingen måde for at negligere det, men jeg kan bare forestille mig, at en betydende del af det, som har vedrørt lederne, kan handle om fordeling af opgaver, hvor man måske ikke er enig i ledelsesbeslutningen.«

LÆS OGSÅ: Københavns Universitet skal ændre perspektiv på mobning

Men han understreger også, at medarbejdere på KU ikke skal opleve mobning eller andre grove handlinger.

»Vi skal have en kultur, hvor man taler ordentligt til hinanden. Det skal vi arbejde med,« siger han.

Det store krænkelsesdilemma

APV’en viser, at mange af de medarbejdere, der har oplevet krænkende adfærd, ikke oplever, at der bliver taget hånd om problemerne.

Ved mobning svarer 39 procent nej til, at problemet er blevet håndteret, og 39 procent svarer »ved ikke«. Ved diskrimination eller forskelsbehandling svarer 57 procent nej, mens der blandt dem, som har oplevet fysisk vold eller truende handlinger, er 51 procent, som ikke oplever, at der er blevet taget hånd om problemet.

For Søren Munk Skydsgaard er en del af svaret at gøre det tydeligere, hvad medarbejdere egentlig så kan gøre, især når problemet handler om deres egen leder.

»Hvis det handler om en leder, er det dilemmafyldt, for det er jo den relation, der ikke fungerer,« siger han og nævner tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter, HR og lederens leder som mulige steder at gå hen.

»Det skal i hvert fald være nemt at vide, hvem man kan gå til. Det er ikke altid, folk har lyst til at anmelde noget, men det skal i hvert fald ikke være, fordi ansatte ikke ved, hvor de kan gå hen.«

Hvad skal vi med MUS?

Et andet område, der springer i øjnene i den psykiske APV, er medarbejdernes udviklingsmuligheder.

94 procent af medarbejderne har haft en medarbejderudviklingssamtale (MUS) inden for de seneste 12 måneder, og 87 procent svarer, at der i forbindelse med samtalen er lavet en mundtlig eller skriftlig aftale, der beskriver deres behov for udvikling og uddannelse.

Alligevel er »din udvikling« det lavest vurderede af de overordnede temaer i APV’en med en score på 3,3 ud af 5.

Den tendens genkender universitetsdirektøren fra tidligere APV’er.

»Der er en udfordring i at sørge for, at samtalen bliver til det, som den er tænkt til. Det er jo en medarbejderudviklingssamtale,« siger han.

Formelt fungerer systemet, for samtalerne finder sted, og i langt de fleste tilfælde bliver der lavet aftaler. Men medarbejderne oplever ikke nødvendigvis, at MUS faktisk understøtter deres udvikling.

»Det er ikke, fordi der ikke bliver aftalt noget under samtalerne. Men hvordan kommer man det sidste stykke vej med, at det også er opfattelsen, at MUS er vigtigt for ens udvikling?« spørger universitetsdirektøren.

Han svarer selv, at de utilfredsstillende tal giver anledning til, at KU drøfter, hvad MUS egentlig skal være, og hvordan samtalerne bliver mere meningsfulde for medarbejderne.

»Jeg vil virkelig ikke pege fingre ad nogen. Jeg tror sådan set ikke, at der er dårlige intentioner eller noget som helst. Men vi skal have en samtale i samarbejdsudvalgene og generelt i administrationen om, hvad MUS’en er og skal være,« siger han.

Reformens pladsproblem

Ser man på det fysiske arbejdsmiljø, er der også nogle resultater, som Søren Munk Skydsgaard kobler til administrationsreformen.

Støj og indeklima er ligesom tidligere de lavest vurderede fysiske forhold. 27 procent er uenige eller helt uenige i, at de generelt kan udføre deres arbejde uden at blive generet af støj. 25 procent er uenige eller helt uenige i, at indeklimaet er godt de steder, hvor de arbejder.

Forklaringen ligger både i bygningerne og i et vist omfang i selve reformen, vurderer Søren Munk Skydsgaard.

Nogle medarbejdere er flyttet midlertidigt ind i bygninger, der ikke har været helt klar. Andre er rykket ind i nye bygninger med opstartsproblemer. Og så har reformen betydet, at KU generelt har reduceret antallet af kvadratmeter til administrative enheder.

»Det gjorde vi af flere forskellige grunde, men også for at reducere behovet for at skære på stillinger. Vi valgte i stedet at spare på murstenene,« siger han.

Prisen er, at medarbejderne sidder tættere.

»Og det vil sige, at udfordringen med støj og indeklima er trådt tydeligere frem.«

LÆS OGSÅ: Hvordan får vi flere til at trives på KU?

Derfor, understreger Søren Munk Skydsgaard, er der fortsat fokus på at tage det med, når der renoveres bygninger og arbejdes med ventilation, indretning og mødefaciliteter til medarbejderne.

Samtidig er der ifølge universitetsdirektøren også muligheder for lokalt at skabe gode leveregler for, hvordan man bruger kontorerne.

»Det er en ledelsesopgave at sikre de gode rammer. Men det er et stort problem, og det er også et større problem, end jeg lige kan løse på den korte bane,« siger han.

Kritik rammer topledelsen

Den psykiske APV viser, at medarbejderne vurderer kollegaer og deres daglige ledelse relativt positivt, mens tilliden til universitetets øvre ledelseslag ligger lavere. Tilliden til den daglige ledelse opnår et gennemsnit på 3,9, mens KU’s ledelse scorer 3,5.

Forskellen gør indtryk på Søren Munk Skydsgaard. Men den overrasker ham ikke.

Jo længere væk lederne er, desto lavere vurderes de typisk, siger han. Når kritikken handler om administrationsreformen, rammer den dog naturligt topledelsen.

»Det er ikke alle, der synes administrationsreformen var en lige god idé. Og det er jo en beslutning fra topledelsen. Det vigtigste her er, at tilliden til nærmeste leder jo generelt ligger godt.«

I både den psykiske og den fysiske APV vurderer ledere generelt deres arbejdsmiljø mere positivt end medarbejdere. Men Søren Munk Skydsgaard afviser, at det betyder, at ledelsen undervurderer problemerne.

»Lederne læner sig ikke tilbage og tænker, at alt er godt. Det tror jeg simpelthen ikke, der er en risiko for,« siger han.

Opgaven er ifølge Søren Munk Skydsgaard ikke først og fremmest at få medarbejderne til at vurdere topledelsen højere, men at løse de underliggende problemer, APV’ens besvarelser identificerer.

Samtidig skal KU’s øverste ledelse blive bedre til at forklare de strategiske valg, der bliver truffet, siger han.

Hvad så nu?

Søren Munk Skydsgaard forklarer, at ledelsen nu vil følge op på APV’en i samarbejdsudvalg, arbejdsmiljøorganisationen og universitetets administrative enheder.

Der skal udpeges fokusområder, men han vil ikke opstille konkrete måltal for, hvor meget de enkelte resultater skal forbedres, eller hvornår det skal være sket.

»Man skal passe på med sådan nogle globale måltal,« siger han.

Ifølge universitetsdirektøren varierer udfordringerne fra enhed til enhed. Derfor kan ledelsen ikke nødvendigvis løse dem med samme greb alle steder, siger han, men understreger, at ledelsen tager resultaterne alvorligt.

»De her resultater og arbejdet med arbejdsmiljøet er noget, vi går rigtig meget op i.«

Men han lover ikke hurtige løsninger:

»Jeg kan heller ikke trylle,« siger Søren Munk Skydsgaard.