70 millioner kan flyttes fra indkøb til forskning

Hver en krone sparet på indkøb gavner direkte forskning og uddannelsesaktiviteter. I 2008 lykkedes det at spare cirka 35 millioner kroner på indkøb til Københavns Universitet (KU), og ifølge Indkøbschef Peter Lintrup er potentialet for besparelser det dobbelte, hvis alle ansatte køber ind efter indkøbsaftalerne.

»At købe ind til KU kræver professionelle metoder, det er ikke nok at man er god til at købe ind til sig selv i Netto,« siger Peter Lintrup.

Hans håb er at alle ledere og ansatte erkender at det er en faglig opgave at købe ind til KU, og indkøb er da også en væsentlig del af det effektiviseringsprojekt som rektor, direktør og dekaner satte i gang lige inden sommerferien sidste år. Effektiviseringsprojektet skal med udgangen af 2010 føre til besparelser på 120 millioner kroner årligt, heraf 40 millioner fra indkøb, der i stedet skal bruges til forskning og uddannelse.

Udpegede bestillere
Vejen frem mod yderligere besparelser er at opbygge en effektiv indkøbsorganisation. Ud over Peter Lintrup og hans fire medarbejdere i Fællesadministrationens Indkøbssektion består indkøbsorganisationen i dag af 60 udpegede indkøbskoordinatorer og cirka 450 bestillere blandt de cirka 8000 ansatte på KU.

Tidligere undersøgelser har givet Peter Lintrup et fingerpeg om at over 2.000 ansatte på KU mere eller mindre har været beskæftigede med at købe ind; det svarer til cirka 25 procent af alle ansatte hvilket ikke just har bidraget til at gøre KU´s indkøb mere effektive.

»Mindst 80 procent af alle varer skal gerne være omfattet af aftaler. Vi skal implementere indkøbsaftaler på stadigt flere områder. Vi har godt nok fået udviklet et effektivt rapporteringssystem; nu er tiden kommet til en mere effektiv organisering på indkøb,« siger Peter Lintrup.

Et mål er at de udpegede indkøbskoordinatorer og bestillere med et bedre kendskab til indkøbsaftalerne skal kunne klare det meste af arbejdet med at købe ind til KU.

Analyser på besparelser
Dertil kommer opgaven med at kunne dokumentere gældende vareindkøbs-aftalers reelle værdi. Mulighederne for besparelser er blevet grundigt analyseret. Indkøbsrapporter der viser indkøbenes fordeling på og uden for aftaler, fortæller medarbejderne i Indkøbssektionen hvordan det skrider frem med at opnå besparelser.

Indkøbsrapporterne er udviklet i KU´s DataVareHus og står også til rådighed for fakulteters og institutternes egen opfølgning på indkøb. Dispositionensretten er fortsat decentral.

For otte varekategorier har Indkøbssektionen i forbindelse med effektiviseringsprojektet gennemgået alle indkøb. Det er denne analyse fra sommeren 2008 på indkøb for i alt cirka 750 millioner kroner der viser et besparelsespotentiale på godt ti procent svarende til cirka 80 millioner kroner.

Ifølge Peter Lintrup er der på nogle områder relativt mindre at spare, mens der på andre områder er mulighed for at spare op til 30 procent på indkøb.

anfj@adm.ku.dk