Administrative medarbejdere lærer at lytte

En nærmest uendelig strøm af krav og opgaver hører til dagligdagens uorden for mange administrative medarbejdere på Københavns Universitet (KU).

Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet (Sund) forsøger nu med et trivselsprojekt udviklet af medarbejderne selv at klæde de administrative medarbejdere bedre på til at håndtere det stigende arbejdspres og de mange forandringer.
»Vi spurgte hvad vi selv kan gøre for at blive klædt på til dagens udfordringer, og hvilke kompetencer vi skal bruge for at udføre vores arbejde bedre,« siger projektansvarlig, HR-medarbejder Bibi Linder.

Projektet startede i marts i år og fortsætter til november, men erfaringerne er allerede positive. Udviklings- og Omstillingsfonden ved Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling har bidraget med over 800.000 kroner.

Ifølge Bibi Linder var anledningen til at sætte ind en intern tilfredsundersøgelse på Sund der viste at næsten en ud af tre fra det teknisk administrative personale (TAP) følte at de manglede støtte og opbakning fra ledelsen til at klare de nye krav. Den blev lavet samtidig med den store fælles KU-undersøgelse ‘Trivsel i en forskningsverden’ hvor tre institutter fra Sund deltog.

Snak sammen

Målsætningen er at forbedre kommunikationen og samarbejdet internt på fakultetet både medarbejderne imellem og til ledelsen.

Medarbejderne skal blive endnu bedre til at hjælpe og støtte hinanden i dagligdagen, er tanken.
»Utroligt meget afhænger jo af god kommunikation på et universitet, og specielt når der er gang i mange forandringer, er der risiko for misforståelser, konflikter og dilemmaer,« siger Bibi Linder.

For at lære at lytte til kollegerne og stille spørgsmålene på den rigtige måde, har 60 administrative medarbejdere været på introduktionskursus for at lære de grundlæggende coaching-teknikker og har haft mulighed for en individuel halvanden times samtale med en professionel coach.

Ifølge Bibi Linder har en del været skeptiske mens det har været en øjenåbner for andre. Således har 30 sagt ja til den individuelle samtale.

»Nogle tror det er noget farligt grænseoverskridende noget hvor de bliver tvunget til at fortælle dybt personlige ting til deres kolleger. Men coaching handler om at vi skal lade være med straks at tænke i problemer, årsager og løsninger og lytte i stedet. Vi skal spørge hvad den rigtige løsning er for den enkelte,« siger Bibi Linder.

Lær at lytte

Fuldmægtig Maj Leth-Espensen er blandt de ansatte der har været til individuel coaching, og hun kan mærke at det har gjort en forskel.

»Meget af det er jo sund fornuft. Det handler om at lytte, få andre vinkler på tingene og se andre løsningsmuligheder, men jeg synes vi alle kan være slemme til at sige: “Hvis jeg var dig, ville jeg gøre sådan og sådan”, i stedet for at høre efter hvad den anden siger,« siger hun.

Kontorkollegaen, chefsekretær Alice Kynde, valgte derimod at sige nej tak da hun ikke føler at hun har problemer.

»Jeg synes vi er gode til at hjælpe hinanden hvis en bliver frustreret overfor for mange opgaver. Det påvirker jo også os andre,« siger hun.

Rikke Budden har også rigeligt at se til som studienævnssekretær for den nye sundhedsfaglige kandidatuddannelse, så hun tog i mod tilbuddet med kyshånd.

»Jeg har i perioder svært ved at få tid til det hele. Problemet er ikke at der er forandringer, men at der er så mange af dem, og så har jeg svært ved at holde igen med at tage nye opgaver på mig,« siger Rikke Budden.

Hun forsøger nu at være mere opmærksom på hvordan hun kommunikerer med sine kolleger, men erkender at hun nemt kan falde tilbage i de gamle mønstre.

»Personlig fik jeg rigtig meget ud af at blive coachet. Jeg fik øje på nogle kompetencer og nogle kvaliteter som jeg ikke tænker over i det daglige, men er blevet gjort bevidst omkring,« tilføjer hun.

Står i dilemma

Også mellemlederne har mulighed for at deltage, heriblandt Thomas Bjørn Poulsen der er administrator på tandlægeskolen.

Han føler at han kan stå i en vanskelig situation i forhold til medarbejderne, så han meldte sig.

»Der bliver sat rigtig mange administrative projekter i søen i øjeblikket, og det virker fra tredje geled som om der mangler koordination og en ordentligt forankring af projekterne inden man starter et nyt, og det gør at du som mellemleder kommer til at stå i en loyalitetskonflikt. Langt fra alle projekter er lige spændende eller virker lige gennemtænkte, men du må alligevel forsvare dem over for medarbejderne der ofte synes at det er en rigtig dårlig ide og opfatter dig som ansvarlig,« siger han.

Thomas Bjørn Poulsen mener at tiden har været en god investering da han her fået nogle nye værktøjer til at kommunikere bedre med medarbejderne både til MUS-samtaler og i dagligdagen.

»Det er en udmærket spørgeteknik, men det kan også misbruges hvis du går for tæt på,« siger han.

Lærer af hinanden

Den anden del af trivselsprojektet sigter på at skabe bedre faglige netværk på tværs af institutter og afdelinger på fakultetet. Der er indtil videre dannet seks netværk, men det står frit for at danne flere hvis der er tilstrækkeligt mange interesserede medarbejdere.

Ifølge Bibi Linder er det vigtigt at der kommer konkrete resultater ud af et netværk da det ellers ofte ender som en ren snakkeklub, og folk langsomt falder fra.

»Mange opgaver kan løses på 117 forskellige måder, så det handler om i fællesskab at finde den smarteste måde at gøre tingene på, og her hjælper det at komme ud og snakke med kolleger der arbejder med det samme som en selv,« siger hun.

International medarbejder Suzanne Andersen føler at hun bruger mere og mere tid på rene driftsopgaver, og der bliver mindre plads til udvikling, så hun er blevet inspireret til at danne sit eget netværk af medarbejdere der arbejder med internationalisering på tværs af fakulteterne i håb om at få bedre tid til de sjove arbejdsopgaver.

»Vi er for få der sidder med området på Sund der har meldt sig til internationalt netværk, så det kunne være rart at mødes uformelt med andre på tværs af fakulteterne og lade os inspirere af hinanden,« siger hun.

Bibi Linder er glad for at fakultetet har givet medarbejderne mulighed for at deltage i projektet i arbejdstiden, men hun mener også at det er en økonomisk fornuftig beslutning selvom der går tid fra det daglige arbejde.

»Det handler også om effektivisering. Du spilder en masse tid i det daglige hvis du har konflikter eller misforståelser med en kollega og bruger din energi på det,« siger hun.

Ifølge fakultetsdirektør Arnold Boon har Sund valgt at gå med i projektet fordi det er vigtigt at give de administrative medarbejdere endnu flere kompetencer for at understøtte kerneaktiviteterne, uddannelse og forskning.

clba@adm.ku.dk