Ansatte: Fingrene væk fra vores e-mail

En ved første øjekast harmløs sag om indførelsen af et fælles e-mail-system på Københavns Universitetet (KU) truer nu samarbejdet mellem ledelsen og medarbejderne.

Medarbejderrepræsentanterne i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) mener, at ledelsen har overtrådt samarbejdsaftalen, fordi e-mail projektet ikke blev behandlet i samarbejdsudvalgene, inden ledelsen besluttede at gennemføre det. Det forudsættes i forbindelse med så vigtigt et teknologiprojekt, og et arbejdsredskab som e-mail som stort set alle benytter i forbindelse med deres arbejde, lyder kritikken.

»Vi oplever os tromlet ned af ledelsen. Vicedirektøren for it ønsker tilsyneladende fortsat at gennemføre det her som i en privat virksomhed uden nogen form for hensynstagen til den samarbejdskultur, der eksisterer på universitetet. Det nye system er ikke brugervenligt, og mange af problemerne kunne være undgået, hvis ledelsen rettidigt havde inddraget samarbejdsudvalgene, som den skal, og spurgt brugerne,« siger Poul Erik Krogshave, næstformand for HSU.

Gammel beslutning

KU-ledelsen traf allerede den principielle beslutning om at indføre et fælles e-mail-system i juni 2008, efter at en rapport året før havde vist, at der fandtes cirka 50 forskellige e-mail-systemer lokalt på KU. Projektet blev igangsat i marts 2009, de studerende blev koblet på systemet i juni 2010 og de ansatte på Kemisk Institut i januar 2011.

Først da it-organisationen lavede et internt notat i starten af 2011 om principper og fremgangsmåde for udrulning af løsningen, blev de ansatte opmærksomme på, hvad der var i gang, og Hovedsamarbejdsudvalget blev først inddraget i april 2011.

Medarbejderrepræsentanterne i HSU har protesteret på grund af den manglende inddragelse og af frygt for driftsforstyrrelser, som mange andre ændringer har medført i tidens løb, så de har ikke villet tilslutte sig notatet.

Glemmer brugerne

Lektor Bjarne Andresen, der har beskæftiget sig med it i mere end 30 år og er formand for it-udvalget og informationssikkerhedsansvarlig på Niels Bohr Institutet (NBI), fik ved et tilfælde fingre i notatet og diskuterede herefter indholdet med en stribe kolleger på universitetet. Ikke en eneste havde noget positivt at sige.

Bjarne Andresen mener, at ledelsen glemmer, at it-service skal være netop det: en service til medarbejderne, og ikke en spændetrøje.

»En af mine kolleger formulerede det forleden således, at KU tidligere var et universitet, som havde en administration, men i dag er KU en administration, som mener at have et universitet,« siger han.

Ny e-mail ligesom at skifte navn

Et af Bjarne Andresens væsentligste kritikpunkter er, at alle ansatte skal have en ny e-mail-adresse, der skal slutte med fakultetsnavnet.ku.dk. Dekanen kan dog tillade, at der lokalt også anvendes institutnavn.ku.dk.

»En forskers identitet er meget tæt knyttet til vedkommendes e-adresse, da det er det navn, man er kendt under i hele verden, og ligeledes er hvert instituts domæne et indarbejdet varemærke. Enhver ændring vil bryde rigtig mange bånd. Det vil næsten svare til at pådutte mig for fremtiden at skulle hedde Niels Hansen, men branding af KU-navnet er åbenbart vigtigere for ledelsen end at lytte til de ansattes ønsker,« siger han.

Han tilføjer, at det virker nedladende og uforståeligt, at ledelsen på et tyndt analysegrundlag pludselig vil pådutte de ansatte på Niels Bohr Instituttet at skrotte deres eget e-mail-system, som ellers fungerer glimrende.

Farvel til KU, slut med e-mail

Et andet problem er, at det fremover som udgangspunkt kun er ansatte, der kan få en e-mail-konto. En ansat vil dog efter godkendelse fra en institutleder kunne tildele associerede, som håndværkere, udenlandske lektorer og medforfattere til publikationer en e-mail i en tidsbegrænset periode.

Bjarne Andresen mener, at det er uantageligt, at mange af hans kolleger, der ubetalt gør et stort arbejde for instituttet, nu reelt fratages deres e-mail-konto.

Postdoc’er, ph.d.-studerende, emeriti, eksterne samarbejdspartnere og gæster kan således ofte have brug for en institutkonto i en periode, efter de har forladt KU. Han peger på, at alle studerende siden 2010 er blevet tildelt en livslang KU-mail-adresse, så det kan ikke være et spørgsmål om manglende lagerplads eller andre tekniske problemer. Han undrer sig også over, hvorfor KU ikke har en interesse i at holde kontakt til tidligere ansatte, som det er tilfældet med de studerende, efter de har færdiggjort deres uddannelse.

Ligeledes er det også slut med at videresende til en anden konto, som for eksempel ens private gmail, yahoo- eller hotmail-konto, men begrundelsen herfor er yderst tynd, mener han.

Kulturkløft problemet

Bjarne Andresen blev efter han havde sendt sine indvendinger til ledelsen indbudt til et møde med vicedirektøren for it. Notatet blev efterfølgende tilpasset, så det ifølge Bjarne Andresen blev ’mindre uspiseligt’, men han fastholder hovedindholdet af sin kritik, fordi man pådutter brugerne begrænsninger og besvær, som de ikke har bedt om.

Han mener, at hele projektet er politisk bestemt ud fra ledelsens ønske om at brande KU, men det duer ikke på et universitet.

»Universitetsfolk er individualister, omhyggeligt udvalgt for deres trang til at stille spørgsmål ved alle autoritære udtalelser og søge nye veje. Vi spiller ikke med på den her ’moderne’ ledelseskultur, for vi kan godt tænke selv. Ledelsen må holde op med at behandle et traditionsrigt og fremragende universitet, som var det et privat firma med en altbestemmende ejer. KU er ikke verdenskendt for sin ledelse og administration, men for sine forskere. KUs befolkning er en meget heterogen skare med meget forskellige behov. Det skal der drages fordel af i stedet for at forsøge at presse os ned i en one-size-fits-all skabelon,« siger han.

Bjarne Andresen mener, at man burde nedsætte et repræsentantskab bestående af primærbrugere og ikke medlemmer udpeget af ledelsen for hvert fakultetsdatacenter for at sikre brugerindflydelsen, når vigtige beslutninger skal træffes.

clba@adm.ku.dk

LÆS OGSÅ: Fælles e-mail er sund fornuft