Effektivisering skal give bedre tid

Effektiviseringsplanen er ikke et besparelsesprojekt som går ud på at skære ned, og formålet med at registrere hvad de ansatte bruger deres arbejdstid på er ikke at overvåge om de passer deres arbejde. Det slår vicedirektør for Økonomi & Personale Antonino Castrone fast.

Han forstår godt hvis de administrativt ansatte føler de har travlt og har svært ved at nå alle opgaverne inden for deres arbejdstid. Københavns Universitet (KU) har nemlig som så mange andre virksomheder vanskeligt ved at rekruttere nye økonomimedarbejdere. Således skønner vicedirektøren at cirka 25 stillinger i øjeblikket er ubesatte på hele KU ud af 413 årsværk som er afsat til økonomi- og personaleadministration.

Der er derfor heller ingen planer om at afskedige medarbejdere som følge af effektiviseringsplanen. »Vi forsøger netop at effektivisere for ikke at presse medarbejderne stadig mere. KU ønsker at vokse sig større, og det er samtidig svært at få nye medarbejdere. Derfor må vi gøre tingene smartere så den voksende administration kan klares med de samme personaleressourcer,« siger Antonino Castrone. Han tilføjer at man kan øge effektiviteten gennem mere hensigtsmæssige processer, omorganiseringer, standardisering af ansættelsesprocedurer og bedre anvendelse af it-systemer.

Fart på

Antonino Castrone er enig i at det er gået meget stærkt med at få effektiviseringsprojektet stablet på benene. Det har været nødvendigt for ikke at trække processen i langdrag. KU´s bestyrelse besluttede i forbindelse med fusionen at der skal skæres 120 millioner kroner af udgifterne til administration og drift i 2010 i forhold til 2006.

Tidsplanen for effektiviseringsprojektet blev endeligt fastlagt på et ledelsesseminar i slutningen a februar i år. Økonomi & Personale vil være klar med de første anbefalinger til effektiviseringer i slutningen af april eller starten af maj. Derefter følger en fase med udarbejdelse af konkrete løsninger og endelig selve implementeringsfasen.

»Det har intet at gøre med at vi vil holde øje med hvor effektiv den enkelte medarbejder er eller sammenligne institutterne. Det er fuldstændig anonymt, og vi skal kun bruge det til at danne os et overordnet billede,« siger Maria Østrup Andersen, projektleder for Økonomi & Personales del af effektiviseringsprojektet.

Større enheder

Trods den stramme deadline er der afholdt informationsmøder i Økonomi & Personale og på Sund og Samf, som er udvalgt som case-fakulteter. Alle fakulteter har desuden modtaget en informationspakke om projektet. Derudover har udvalgte medarbejdere og ledere været involveret i projektet gennem interviews, fokusgrupper og workshops.

Inden sommerferien afholdes endnu et informationsmøde for alle projektets deltagere, og alle øvrige økonomi- og personalemedarbejdere vil få tilsendt en opdateret informationspakke. »Det er helt reelt at medarbejdere reagerer på forandringer, så vi har gjort meget ud af at informere med den begrænsede tid vi har haft, men du kan jo aldrig informere nok,« siger Antonino Castrone.

Han kan ikke afsløre hvilke ændringer arbejdsgruppen præcist vil anbefale i KU´s økonomi og personaleadministration da man stadig arbejder på de endelige anbefalinger. Men det er sandsynligt at der i fremtiden skal være færre der foretager indkøb på KU. Det gør mellem 1500 og 2000 personer i dag, og det er ikke hensigtsmæssigt at så mange bruger lang tid på at søge efter de billigste priser. Tid som går fra det daglige arbejde.

Arbejdsgruppen overvejer også at samle medarbejderne i større enheder så der bliver bedre mulighed for fagligt samspil og for at dække hinandens opgaver ved ferie og sygdom, men Antonino Castrone vil ikke lægge sig fast på hvornår en enhed er for lille. Derudover ser projektgruppen på om it-systemerne opfylder behovene ude på institutterne, og om medarbejderne har brug for efteruddannelse i at udnytte programmernes muligheder så man kan få udryddet de såkaldte skuffe-regnskaber.

clba@adm.ku.dk