Else Holmfred købte ny arbejdstelefon. Nu hæfter hun personligt for ti tusind kroner

10.000 kroner.

Så meget skal Else Holmfred, postdoc ved SUND, betale af egen lomme, fordi der ifølge hende er både uklarhed og uigennemsigtighed om de regler, der afgør, hvilke udlæg man som ansat kan få refunderet af arbejdspladsen.

»Det er helt vildt ærgerligt, at KU’s sløve respons og manglende transparens nu ender med, at jeg skal hæfte personligt for flere tusinde kroner,« siger hun.

Else Holmfred er postdoc ved Institut for Farmaci, SUND, og udstationeret på Stanford University i USA. Hendes ansættelse beror på en ekstern bevilling fra Novo Nordisk Fonden, som administreres af Københavns Universitet. Derfor skal alle udlæg i forbindelse med hendes arbejde til godkendelse via KU’s refusionsportal, RejsUd.

Det gjaldt også, da hun for nylig manglede en ny arbejdstelefon. Den kostede 10.101 danske kroner, og fordi det ville være et stort indhug i Else Holmfreds privatøkonomi, indkøbte hun telefonen delvist med et personligt gavekort, hun alligevel havde liggende.

»Jeg lagde mit udlæg i RejsUd samme dag, som købet blev foretaget, for jeg syntes, det var mange penge at have ude at flyve. Jeg regnede med, at jeg ville få svar inden for 14 dage, for det står der i Medarbejderguiden, at man skal,« siger hun.

Det er helt vildt ærgerligt, at KU’s sløve respons og manglende transparens nu ender med, at jeg skal hæfte personligt for flere tusinde kroner

Else Holmfred, postdoc, SUND

Der gik 17 dage, før Else Holmfred fik svar om, at KU ikke kunne dække udlæg, som var betalt med private gavekort.

»På det tidspunkt var den 14-dages fortrydelsesret på mit indkøb udløbet, så jeg kunne ikke returnere telefonen og købe den uden brug af gavekort,« siger Else Holmfred.

Hun skrev derfor til regnskabsafdelingen om spurgte, hvor hun kunne finde den specifikke regel om brug af private gavekort.

»Her fik jeg at vide, at de »ikke kan nedskrive regler om alle tilfælde af mulige måder at afregne udgifter på.« Så jeg skulle åbenbart bare have vidst, at man ikke må bruge private gavekort. Men hvorfra skulle jeg vide det,« spørger Else Holmfred og tilføjer:

»Jeg aner ikke engang, hvor jeg kan henvende mig for at klage over det.«

»Hvor går grænsen?«

Uniavisen har set de e-mails, der er blevet sendt mellem Else Holmfred og forskellige medarbejdere i regnskabsafdelingen. Og ifølge forskeren er det ikke første gang, hun oplever problemer og forvirring om, hvilke regler der gælder for refusion af udlæg.

»Jeg har tidligere fået afvist udlæg,« siger hun og uddyber:

Det er et problem, at unge og ofte lavtlønnede ansatte som ph.d.-studerende og postdocer selv skal lægge ud for meget store beløb

Else Holmfred, postdoc, SUND

»Jeg har meget laboratoriearbejde, og det er hårdt for hænderne. Hjemme på KU ville jeg have haft håndcreme til rådighed, men det har jeg ikke i USA. Derfor havde jeg købt en håndcreme, som jeg søgte om at få refunderet, men det blev afvist. Måske er det fair, men det står bare ingen steder. Hvor går grænsen?«

Som løstansat på universitetet kan man ikke i udgangspunktet få et KU-kreditkort og må derfor ofte selv lægge ud for store beløb, medmindre man kan få sit institut eller fakultet til at lægge ud, siger Else Holmfred.

»Jeg mener helt generelt, det er et problem, at unge og ofte lavtlønnede ansatte som ph.d.-studerende og postdocer selv skal lægge ud for meget store beløb. Især når der så ovenikøbet ikke er tydelighed om, hvad man kan få refunderet,« siger Else Holmfred.

Else Holmfreds mand, Silas Boye Nissen, er ansat som postdoc ved Panum og er som hende selv udstationeret på Stanford University. Også han har flere gange haft usikkerheder forbundet med selv at lægge penge ud, fortæller Else Holmfred.

»Silas skulle for nyligt købe en specialcomputer til programmering, som kostede 40.000 kroner. For at være på den sikre side kontaktede han regnskabsafdelingen på KU for at høre, hvordan han skulle gøre. Én medarbejder sagde, at han skulle indkøbe computeren via KU’s indkøbsaftaler. En anden sagde, at han bare kunne købe den i en almindelig butik og så uploade sin kvittering i RejsUd,« siger Else Holmfred.

Uniavisen har også set mailudvekslingen mellem Silas Boye Nissen og de forskellige regnskabsmedarbejdere vedrørende indkøbet af den nye computer. Silas Boye Nissen endte med at bede Stanford University om hjælp med indkøbet af computeren, da han ikke ville risikere at hæfte for beløbet selv, da han fandt KU’s kommunikationen uklar.

»Fra mine venner og kollegaer hører jeg også, at folk nogle gange afholder sig fra at tage på udlandsrejser, fordi de selv skal lægge enormt store beløb ud. I sommer lagde Silas selv ud for en rejse til en konference i Japan og Sydkorea. Det kostede 50.000 kroner,« siger Else Holmfred.

Så – hvad er reglerne?

Regnskabssektionen ved KU ønsker ikke at stille op til interview, men besvarer herunder en række spørgsmål skriftligt.

Enhedsleder Allan Vølding Petersen oplyser, at Regnskabssektionen ikke kan forholde sig til den konkrete sag. Han henviser i stedet til Københavns Universitets regler for rejser og repræsentation, som kan findes her.

Jeg mener, der er orienteret tilstrækkeligt, men i tvivlstilfælde bør man rådføre sig med det lokale regnskabscenter

Allan Vølding Petersen, enhedsleder, Regnskabssektionen

»Hvad angår betaling af indkøb kan KU henvise til, at der som hovedregel skal sendes en e-faktura til KU via IndFak for betaling af KU-relaterede indkøb. KU stiller også personlige KU-kreditkort til rådighed. KU-kreditkort kan med fordel bruges i forbindelse med tjenesterejser og mindre KU-relaterede indkøb,« skriver Allan Vølding Petersen. Han fortsætter:

»Et mindre indkøb defineres som et beløb under 3.000 kroner, da der ellers skal stiles en fuld faktura til KU. Derfor fraråder KU som udgangspunkt, at ansatte benytter eget privat betalingskort som betaling for udgifter, der er KU-relevante.«

I det skriftlige svar oplyser han også, at KU »ikke kan nedfælde alle regler for muligheder af betaling.«

På den ansatte, der har kontaktet os, kan vi forstå, at det ikke i udgangspunktet er muligt for løstansatte at få en KU-kreditkort, hvorfor de kan være nødt til selv at lægge ud. Er det korrekt?

»Nej, det er der ingen regler om. Har du en ansættelseskontrakt på KU og kan din lokale chef godkende det, kan du bestille et KU MasterCard,« skriver Allan Vølding Petersen.

Er det praksis, at en ansat må hæfte personligt for et udlæg, hvis vedkommende har foretaget indkøbet ’forkert’ ved selv at lægge ud i stedet for at foretage købet gennem en e-faktura via IndFak?

»Ikke som udgangspunkt.«

Mener du, at KU’s medarbejdere er ordentligt informeret om reglerne?

»Ja, jeg mener, der er orienteret tilstrækkeligt, men i tvivlstilfælde bør man rådføre sig med det lokale regnskabscenter.«