Håndholdt universitet

Dagens menu i kantinen: chili con carne. Husk eksamenstilmelding til International Politik. Fremleje af 15 m2 værelse på Regensen. Sms’er som i disse vil om få år være virkelighed for de studerende på Københavns Universitet.

Projekt KUrs07 skal inden udgangen af 2007 være med til at gøre en lang række aktiviteter overalt på universitetet digitale.

»Den studerende skal kunne komme i kontakt med universitetet når og hvor de vil via e-mail, sms og en studenterportal.

Men digitaliseringen er kun en lille del af KUrs07. Vi skal i høj grad også ændre vores måde at gøre tingene på,« siger Asbjørn Jessen der er daglig leder af Det Studieadministrative Udviklingskontor (STUK) der står bag KUrs07.

Som KU ser ud i dag fungerer hvert studium som en lille landsby med sine helt egne regler og metoder for hvordan man fx melder sig til eksamen, vælger fag, registrerer evalueringer, projekter, opgaver etc.

Landsbystyret gør det rigtigt besværligt for de studerende at læse på andre fag. Og for ledelsen og adminstrationen på KU er det i dag stort set umuligt at bevare overblikket.

»Vi bliver nødt til at finde ud af en fælles måde at gøre tingene på så vi bliver bedre til at servicere de studerende og så alle i højere grad oplever at de går på KU og ikke kun på Jura eller hvor de nu kommer fra,« siger Asbjørn Jessen.

Metoden er via projektgrupper at finde frem til de bedste og mest velfungerende metoder som ‘landsbyerne’ har fundet på i årenes løb – også kaldet ‘best practice’.

»Forandring skaber altid modstand, men vi håber på at de fleste vil kunne se at de nye tiltag faktisk letter deres arbejde eller gør det mere spændende,« siger Asbjørn Jessen.

Ikke en besparelse
Mere selvbetjening på nettet og effektivisering af arbejdsgange kunne lyde som om at der vil blive et par ledige hænder i administrationen her og der.

Formålet med projektet er primært at løfte kvaliteten i studieadministrationens arbejde, siger universitetsdirektør Else Sommer.

»For at opfylde målene omkring mere selvbetjening og bedre information, er det nødvendigt at de studieadministrative arbejdsgange er effektive.

En effektivitet som skal omsættes i serviceforbedringer. Dette vil blandt andet kræve efteruddannelse af medarbejderne,« siger Else Sommer.

Baggrund for reformprojektet er derudover en skærpet konkurrence om at tiltrække nye studerende – en konkurrence hvor service, vejledning og digitale løsninger er afgørende.

»Men universitetet har også et stigende behov for at vi kan opsamle informationer om aktivitet, studiemønstre og lignende for at vi løbende kan videreudvikle vores undervisningstilbud,« siger Else Sommer.

KUrs07 har høj prioritet i ledelsen. I år har der været afsat ti millioner kroner til projektet, og de kommende to år forventes KUrs07 at modtage et lignende beløb.

Tid til forandring
Men en ting er den økonomiske og ledelsesmæssige velvilje. Hvis administrationen skal reformeres, kræver det også opbakning fra hver enkelt medarbejder.

Og tiden er moden til reformer, mener Asbjørn Jessen.

»At gennemføre dette projekt ville ikke have kunnet lade sig gøre for bare fem år siden. Vi mærker en stor åbenhed overfor at der skal ske forandringer.

Alt på universitetet er på grund af internationalisering, ny ledelse og nye regelsæt alligevel i forandring, og det har måske gjort det tydeligt at vi vil få det svært hvis ikke vi lægger os i selen for at ændre på vores service over for de studerende,« siger han.

Universitetets relation til de studerende flytter sig fra være kontrollerende til at være vejledende. I stedet for at forny årskort, udfylde studieplaner og registrere beståede eksamener, skal folk efteruddannes til at servicere de studerende bedre og skride hurtigt ind hvis en studerende har problemer med at bestå eksamen.

»Det burde måske have været indlysende hele tiden at det giver større arbejdsglæde for de studerende at blive hjulpet, have gode faciliteter og en følelse af at det er godt at gå på KU.

Man kan sige at universitetet er under forandring fra mahogniinstitution til at fungere mere som en virksomhed,« siger Asbjørn Jessen.

Hvis KU skal have bedre styr på sin virksomhed, så kræver det langt større indsigt i hvorfor Peter ikke kommer til eksamen eller hvorfor Rikke ikke har fået afleveret sit speciale.

I STUK jonglerer medarbejderne med tal over eksamener, optag, specialer, bachelorprojekter osv. fra alle egne af universitetet.

Informationerne ligger i det såkaldte Fønixsystem – et it-system udviklet specielt af STUK til hjælpe de ansatte på universitetet til at holde styr på de studerendes gøren og laden.

»Du kan udfylde mere end 69.000 forskellige felter i Fønix. Det siger lidt om hvor mange oplysninger vi sidder med. De store mængder af information vil vi gerne nyttiggøre for det lokale studienævn, universitetets ledelse og samfundet som helhed, for det sker ikke i dag,« fortæller Asbjørn Jessen.

KUrs07

Mål:

• bedre service
• lettere adgang til information
• mere selvbetjening
• bedre statistik og prognoseværktøjer

Udfordringer:
• skærpet konkurrence om at tiltrække studerende
• krav om bedre service og vejledning
• krav om større fleksibilitet i uddannelsesvalget
• krav om kortere gennemførselsestider
• krav om mere overblik over undervisningsaktiviteter i forhold til fx universitetets økonomi

Læs mere på www.ku.dk/sa/kurs07/