Ingen sag at spare på papiret

Der skal ikke mere end lidt vilje til at tænke nyt og bryde med gamle arbejdsrutiner for at reducere papirforbruget voldsomt. Det viser erfaringerne fra Studieadministrationen i forbindelse med årets optag af nye studerende. Ifølge chefkonsulent Claus Nielsen er det således i samarbejde med Koncern-IT og SU-kontoret lykkedes at spare 182.000 ark A4-papir svarende til 90 kasser.

»Det har været en ret smertefri proces. For eksempel har vi kunnet erstatte SU-pjecen i velkomstbrevet med et link til hjemmesiden, og det har ikke taget mere end 20 minutter at lave,« siger Claus Nielsen. Samtlige cirka 5.600 unge der tilbydes optagelse på Københavns Universitet (KU), modtager et optagelsesbrev på fire til fem ark papir, KU-optagelsesbrev fra Studieadministrationen, dekan-velkomst, adgangskort til fest og RUS-info.

Ud over SU-pjecen på syv A4-sider er blanket til bekræftelse af studieplads og billede til ID-kort denne gang fjernet og overgået til online-selvbetjening via Punkt KU og sms. Det betyder at papirforbruget i år er reduceret med to-tredjedele uden at det har skabt problemer eller givet anledning til forvirring blandt de kommende studerende. »Vi har overhovedet ikke fået klager over at bekræftelse nu skal ske elektronisk. Vi har måttet rykke cirka 400 for svar hvilket ikke er mere end vi plejer,« siger Claus Nielsen.

Tænk jer om

Pia Mejdahl Daugbjerg, formand for Studenterrådet på KU, støtter bestræbelserne på at bruge mindre papir, og de studerende er også interesserede i øget selvbetjening via nettet i forbindelse med eksamenstilmeldinger og lignende, men hun mener at der er grænser for hvilke typer informationer og tryksager der i fremtiden kun skal være tilgængelige på internettet.

»KU burde kigge grundigt på hver enkelt publikation og overveje nøje om den egner sig bedst til tryk eller til nettet. Det virker uovervejet og mærkeligt bare at skære alle over en kam og beslutte at alt kun skal udkomme på nettet,« siger Pia Mejdahl Daugbjerg. Således mener hun at hverken Universitetsavisen eller Studenterhåndbogen egner sig til rene webpublikationer. Campusplanchef Hans Halvorsen understreger at ledelsen netop har besluttet at gennemføre et pilotprojekt i Fællesadministrationen (FA) med navnet ‘mindre papir, mere pc’ for at undersøge muligheder og barrierer for at digitalisere flere arbejdsgange samt forbruge mindre papir. »Projektet drejer sig netop om at finde løsninger der giver mening og ikke bevidstløst at skære alle over en kam,« siger han.

Papirløs administration

Også ph.d.-administrationen på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet har det seneste år haft fokus på at nedbringe papirforbruget. Ifølge områdeleder Inge-Lise Damberg blev kursuskatalog og nyhedsbrev før sendt ud med post, men nu sker det kun via Punkt KU. Også sagsmapperne for hver af de 850 ph.d.-studerende på fakultetet findes nu kun elektronisk. Behandlingen af stipendieansøgninger foregår ligeledes via internettet, og det er også muligt at hente og sende blanketter elektronisk. Inge-Lise Damberg har ikke tal på hvor meget papir afdelingen sparer, men er ikke i tvivl om at det drejer sig om betydelige mængder. »Det handler ikke udelukkende om at spare papir, men også om at gøre tingene nemmere,« siger hun.

Større plan

Ifølge campusplanchef Hans Halvorsen er det som led i planen Grøn Campus KU’s målsætning at reducere energiforbrug og CO2 udledning med 20 procent frem mod 2013. Erfaring fra målinger i andre institutioner og offentlige virksomheder viser at omkring en femtedel heraf kan hentes gennem ændringer i medarbejdernes adfærd og arbejdsgangene. »En webbaseret Universitetsavis er blot en af flere indsatser. Elektronisk dokumenthåndtering, to-sidede prints samt digitalisering af studieoptaget er andre,« siger Hans Halvorsen.

Erfaringerne fra FA skal formidles videre til fakulteterne primo 2009.

clba@adm.ku.dk