Jeg er ikke en teknisk chef

En elektronisk grædemur, et kludetæppe af ukoordinerede tiltag, et system fem år bagud for sin tid.

Det skorter bestemt ikke på kritikken af it-systemerne på Københavns Universitet fra studerende og ansatte.

Manden som skal rette op på dette hedder Bo Bendsen, og han er »stort set enig« i kritikken. For to måneder siden tiltrådte han stillingen som vicedirektør for Koncern-it som er det nye navn for KU’s centrale it-afdeling. Dermed fik han ikke bare ansvaret for 65 medarbejdere, men for den samlede it-strategi for hele Københavns Universitet.

»Der er stort potentiale i at understøtte KU bedre på it-området. Mange af systemerne er utidssvarende,« lyder det diplomatiske svar fra Bo Bendsen på spørgsmålet om hans umiddelbare indtryk af it-situationen på KU efter at han i december sidste år satte sig i chefstolen.

»Sammenlignet med hvad de studerende er vant til fra for eksempel Facebook, så møder de ikke det samme niveau på KU i dag.«

Fra Novo til KU

Umiddelbart virker 40-årige Bo Bendsen som det rigtige valg som ham der skal føre KU ind i en ny it-alder.

Han kommer fra en stilling som business director i NNIT, et datterselskab under Novo Nordisk, og har mange års ledererfaring inden for it i medicinalindustrien. Det er denne erfaring fra det private erhvervsliv han vil bruge til at få KU på ret køl når det kommer til it.

»Jeg ser ingen forskel på at drive administrativ it i erhvervslivet og på et universitet. Det er en maskine der skal køre. Det vil jeg prøve at bidrage til,« lyder det fra Bo Bendsen.

Og at KU har fået en chef med klare visioner og en dyb tro på sine egne lederegenskaber, er der ingen tvivl om. Bo Bendsen er oprindeligt uddannet civilingeniør fra DTU, men det er ikke på det rent tekniske plan han først og fremmest ser sin egen force.

»Jeg ser ikke mig selv som en teknisk it-chef, men som en leder. Jeg behøver ikke at forstå det jeg arbejder med. Det er lederrollen der er vigtig,« siger Bo Bendsen.

Mangel på struktur

Netop ledelse og struktur er noget af det der har manglet på it-området.

Tidligere har det i høj grad været op til de enkelte fakulteter og institutter på KU at beslutte hvilke programmer og it-systemer man har villet anvende. Det har resulteret i et hav af forskellige systemer, og det skal der gøres op med nu sådan at samtlige fakulteter og institutter på KU i fremtiden skal benytte de samme programmer og it-systemer, forklarer Bo Bendsen:

»Tidligere har vi ikke haft styringsprocesserne på plads. Ansvaret har været spredt ud over hele KU, på institutterne, på fakulteterne og i Fællesadministrationen. Der har været for lang afstand i mellem, og vi har ikke været gode nok til at understøtte fra centralt hold. For at opfylde vores it-vision har vi brug for styringsprocesser, standardisering og en strategisk tilgang til it.«

Nyt PUNKT.KU

Konkret vil de studerende og ansatte i den kommende tid opleve en række nye tiltag på it-området.

»Et af de store projekter er en ny portal der skal afløse PUNKT.KU. Det skal være en portal som kan samle de studerendes og ansattes adgang til alle systemer og blive et sted hvor man mødes,« forklarer Bo Bendsen og fortsætter:

»De studerende ønsker nemt at kunne finde de informationer de har brug for, fx forelæsningsmateriale. Ikke som i dag hvor noget ligger på PUNKT.KU, noget ligger på Absalon, og noget ligger på underviserens egen website. De studerende har brug for én indgang til det hele.« Også når det kommer til aflevering af opgaver og skriftlige eksaminer vil der i de kommende år ske en digitalisering.

»Vi har netop haft de første store skriftlige elektroniske eksaminer. Der er mange ting man skal tænke på i den forbindelse: Hvilke hjælpemidler må de studerende have med, må de have adgang til nettet og så videre? Det her er et stort skridt i den rigtige retning, men målet er at hele processen skal gøres elektronisk,« lyder det fra Bo Bendsen.

Selvom der skal standardiseres, må det ikke gå ud over forskernes frihed på det videnskabelige område, slår Bo Bendsen fast. Men friheden bør ikke gælde på det rent administrative plan.

»Der skal selvfølgelig være forskningsfrihed, så vi skal fra Koncern-it ikke bestemme hvilke former for it forskerne bruger i deres forskning. Men at sige at man vil have lov til at bruge sit eget mail-system og så påråbe sig at det er en del af forskningsfriheden, den holder ikke,« lyder meldingen fra Bo Bendsen med et smil.

En kulturændring

Men der skal mere end rent tekniske tiltag til for at rette op på den nuværende it-situation på KU, forklarer Bo Bendsen. Københavns Universitet tæller en bred skare af it-brugere, og netop disse, menneskerne, skal stå i centrum når man taler ændringer inden for it.

»Og her tror jeg vi skal være ydmyge. 2/3 af udfordringen er forandringsledelse. Det er ikke bare et teknisk projekt,« forklarer han, »mennesker, processer og teknologi skal alle spille sammen.«

»Min vision er at vi i fremtiden understøtter KU’s processer bedre så vi kan frigøre energi i forskningen, undervisningen og blandt de studerende. It skal jo i bund og grund understøtte mennesker, og gøre livet nemmere.«

En måde at skabe ændring er ifølge Bo Bendsen at der etableres en fælles it-identitet på KU således at alle ansatte og studerende får én e-mail-adresse under det samme domænenavn, og at man som studerende skal kunne beholde denne e-mail også efter man har forladt KU.

En lang proces

Selvom Bo Bendsen har visionerne klar, så er han godt klar over at det at implementere nye it-systemer og -processer på landets største universitet ikke kan gøres fra den ene dag til den anden.

»Det bliver en lang proces. Men det er vigtigt at vi bygger fundamentet – infrastrukturen – op først. Så kan vi begynde at løse de konkrete problemer,« siger han og gør det samtidig klart at forbedringerne vil kræve investeringer.

»Min forventning er klart at vi kommer til at bruge flere penge på it i fremtiden. For det har vi brug for. Jeg er ikke sat i verden for at svinge sparekniven.«

Det er store udfordringer der venter den nye it-chef i fremtiden, og vejen mod en ny it-alder på KU er stadig lang. Men udfordringerne ser dog ikke ud til at skræmme Bo Bendsen. Tværtimod.

»KU har brug for lederskab på it-området. Og det er jeg sikker på at jeg kan levere,« lyder slutmeldingen fra vicedirektøren.