KU Forskning og Informations-sikkerhed efter reformen: Opgaverne glider opad

Efter heftig debat trådte den nye organisering af administrationen på KU i kraft i marts, og medarbejdere og studerende har nu haft et halvt år til at vænne sig til den nye virkelighed efter reformen.

I en artikelserie på KUnet fortæller vicedirektørerne for KU’s otte koncernenheder, hvordan de har oplevet de første måneder og giver en status fra deres administrative felt.

På Uniavisen laver vi nu en lignende serie, hvor vi i stedet taler med medarbejdere og tillidsrepræsentanter fra de forskellige områder. Denne gang er turen kommet til KU Forskning og Informationssikkerhed.

Farvel til hverdag med forskerne

Da chefkonsulent og forskningsrådgiver Heidi Weje gik på arbejde 1. marts, havde hun for første gang i mange år ikke længere kontor på Institut for Fødevare- og Ressourceøkonomi (IFRO). I stedet var hun blevet en del af den nye koncernenhed KU Forskning og Informationssikkerhed.

Hun beskriver det som et skifte fra ét dream team til et andet, som dog også betød et farvel til en dagligdag tæt på forskerne.

Før reformen var Heidi Weje den eneste på IFRO i sin rolle. Hun hjalp forskere med ansøgninger, samarbejdsaftaler, kontakt til eksterne partnere og alt det administrative arbejde, der følger med instituttets mange ansøgninger og projekter. Hun var det økonomiske bindeled til den del af forretningen, der handler om eksterne midler.

»En ret central rolle,« siger hun.

Efter reformen flyttede nogle af hendes opgaver med over i KU Forskningsfinansiering Frederiksberg+, mens andre blev tilbage, og det har konsekvenser på et lille institut, fortæller hun:

»De er i forvejen få mennesker, og nogle af de opgaver, jeg før varetog, ligger nu hos administrationschefen eller hos forskerne. Det var jo ikke meningen med reformen.«

Der er opgaver, der falder mellem to stole. Da man byggede reformen op, var man ikke gode nok til at gøre snitfladerne tydelige.

Heidi Weje, chefkonsulent og forskningsrådgiver

Hun har brugt de sidste otte måneder på at lære, hvad der er hendes ansvar i den nye administration, og hvad der ikke er. De snitflader kunne godt have været tydeligere, synes hun.

»Der er opgaver, der falder mellem to stole. Da man byggede reformen op, var man ikke gode nok til at gøre snitfladerne tydelige. Vi ved simpelthen ikke altid, hvor langt vi skal gå, før vi giver en opgave videre.«

Et eksempel er samarbejdsaftaler. Tidligere lavede Heidi Weje alt det administrative arbejde, mens juristerne tog sig af det juridiske.

Nu ligger det administrative arbejde hos forskerne selv:

»Det er ærgerligt. Det er en opgaveglidning opad.«

Også opgaver relateret til myndighedsaftaler og rekvireret forskning risikerer at blive tabt, hvilket er problematisk, fordi disse opgaver fylder godt i institutternes budgetter.

»Der ligger mange opgaver mellem forskere, jurister og instituttet, hvor ingen helt ved, hvad der skal stå hvor,« siger hun.

Fra 160 forskere til hele SCIENCE og Frederiksberg

På den anden side er hendes nye arbejdsområde blevet markant større. Før servicerede hun 160 forskere på Institut for Fødevare og Ressourceøkonomi, nu betjener hun hele SCIENCE og Campus Frederiksberg. Hvor hun før sad som den eneste af sin slags, er hun nu en del af et team, hun kan sparre med. Det betyder også, at de kan dele opgaver mellem sig.

»Før kunne jeg sidde med 400 ansøgninger, mens en anden havde tre. Det er meget bedre nu.«

Og for hende personligt har reformen også budt på faglig udvikling.

»Jeg kan godt lide at arbejde i det spændingsfelt, hvor man hjælper forskere med alt muligt, så personligt har jeg fået mere af det, jeg gerne vil lave,« siger hun.

Reformen havde brug for mere tid

Den største ændring har dog ikke med opgaver at gøre, men med nærhed, siger hun:

»Jeg føler mig længere væk fra forskerne, end jeg har gjort tidligere. Jeg bliver ikke indkaldt til de samme ting, og vi støder ikke længere ind i hinanden ved kaffemaskinen eller til frokost. Før kunne forskerne lige svinge forbi mit kontor, hvis de alligevel var i nærheden, og det sker bare ikke, når man sidder i hovedbygningen på Frederiksberg.«

Hun ved, hvor vigtigt det er at have tæt kontakt med fagmiljøerne, så hun benytter enhver chance for at komme ud på instituttet.

Jeg tager alle møder med forskerne ude hos dem, og jeg spiser frokost med kolleger, så jeg stadig bliver set

Heidi Weje, chefkonsulent og forskningsrådgiver

»Jeg tager alle møder med forskerne ude hos dem, og jeg spiser frokost med kolleger, så jeg stadig bliver set. Det kan godt lade sig gøre, men det er en langsom ændring i den supertanker, som hedder KU.«

Når hun ser tilbage, er der især én ting, hun ville ønske, var gjort anderledes:

»Hvis man fra ledelsens side havde besluttet, at 1. juni var startskuddet, havde man haft bedre tid til at få styr på, hvem man kom til at mangle og til at lave snitfladerne ordentligt,« siger hun.

Flere enheder har manglet personale i opstartsfasen, fortæller hun. Blandt andet Forskningsfinansiering på Søndre Campus.

»De har været ude at søge nye medarbejdere, og det tager tid at bygge enheden op. Det kan forskerne også mærke. Her på Frederiksberg løber vi stærkere, fordi vi hjælper andre enheder samtidig med, at vi bygger vores egen enhed op. Det kan mærkes på integrationen med forskningsmiljøerne,« siger hun.