KU IT efter reformen: Det står skidt til i supporten

Efter heftig debat trådte den nye organisering af administrationen på KU i kraft i marts, og medarbejdere og studerende har nu haft et halvt år til at vænne sig til den nye virkelighed efter reformen.

I en artikelserie på KUnet fortæller vicedirektørerne for KU’s otte koncernenheder, hvordan de har oplevet de første måneder, og giver en status fra deres administrative felt.

På Uniavisen laver vi derfor en lignende serie, hvor vi i stedet taler med medarbejdere og tillidsrepræsentanter fra de forskellige områder.

Nu er turen kommet til KU IT.

Tre enheder, der laver det samme?

Lennart Amden er it-specialist i ’Platforme og applikationer’, som blandt andet er dem, der får dine Teams-møder til at spille. Han har ikke mærket meget til reformen på egen krop – systemerne, han sidder med, skal køre videre, uanset hvad der står på skiltet ved hans kontor, som han siger.

Det betyder dog ikke, at han ikke bekymrer sig om forandringerne. Han har været på KU i 14 år og har set tingene bytte plads i organisationsdiagrammet flere gange.

Denne gang er der navnlig én ændring, han ikke forstår. Efter reformen er KU IT blevet inddelt i syv områder, hvoraf tre hedder ’Digitale løsninger’ – dog med hver deres fokus på henholdsvis forskning, uddannelse og administration.

It-specialisten frygter, at den parallelle organisationsstruktur kan føre til, at de samme problemer bliver løst på forskellige måder i hver af de tre søjler. For selvom der er forskel på, hvilke digitale løsninger, der er brug for i forsknings-, uddannelses- og administrationsøjemed, er der også overlap, siger han:

»Jeg frygter, vi ender med at opfinde hjulet tre forskellige steder.«

LÆS OGSÅ: Betjente på KU efter reformen: Mere travlhed, mere tvivl – og lidt som før

Den bekymring deler han med Claus Grainger, som er projektleder i den søjle i ’Digitale løsninger’, der handler om administration.

»Men jeg har faktisk lavet opgaver i de to andre søjler også, fordi de ikke kunne få kabalen til at gå op,« siger Grainger.

Projektlederen fortæller, at han før reformen sad i en central projektlederafdeling, som blev splittet ad i den nye organisering.

»Det virkede ellers rigtig godt før. Man kunne nå at fange nogle ting, før de gik galt, og man kunne følge med i, hvad der rørte sig i de andre projekter.«

Det er nærmest håbløst at lave projektledelse nu

Claus Grainger, projektleder i KU IT

Den mulighed er nu begrænset, siger Claus Grainger. Egentlig synes han, de tre søjler giver mening, men han ville ønske, at hans egen rolle ikke havde været omfattet:

»Jeg kan ikke forstå, at projektlederne skulle fordeles ud i søjlerne. Vi kunne lige så godt være forblevet en tværfaglig ressource,« siger han og tilføjer, at han har over 30 års erfaring med projektledelse, men sjældent har haft så ringe betingelser.

Blandt andre ting, der frustrerer ham, nævner han, at ledelsen har fjernet muligheden for tidsregistrering, hvilket gør det umuligt at lave ordentlig budgetopfølgning:

»Det er nærmest håbløst at lave projektledelse nu,« siger han og fortsætter:

»Her har de virkelig skudt sig selv i foden. Der er meget, der forsvinder, ved at gøre det på den måde, de har valgt.«

»En svær rejse for projektlederne«

Programmør Søren Højbjerg arbejder også i ’Digitale løsninger’, men i uddannelsessøjlens enhed ’Integrationer og dataflow’. Og fra hans perspektiv er risikoen for overlap ikke blevet større i den nye organisering:

»At nogle kan komme til at sidde og lave de samme ting parallelt, er altid en risiko, når en organisation når op over en vis størrelse,« siger han.

»Spørgsmålet er jo, om den nye organisering gør det lettere eller sværere at undgå. Jeg tror ærlig talt, det er cirka det samme.«

I det hele taget mener Søren Højbjerg ikke, at KU IT er særlig hårdt ramt af administrationsreformen i forhold til kollegerne på nogle af de andre områder.

»Men jeg er jo også gammel og har været så mange forskellige organiseringer igennem,« siger han.

»Så jeg tænker bare, nåja – nu har de fundet på noget nyt. Det gør de bare.«

At de tre søjler i ’Digitale løsninger’ skulle sidde og lave det samme, er heller ikke en bekymring, der fylder på ledelsesgangen. Tværtimod har den nye inddeling gjort det nemmere at opfylde KU’s mangeartede it-behov, siger vicedirektør for KU IT, Karen Rahbek:

»Jeg oplever, at det har gjort os skarpere på at spejle de forskellige behov, der er hos henholdsvis forskere, undervisere og administration. Men jeg anerkender fuldt ud, at det er en svær rejse for projektlederne,« siger hun.

»Og jeg ved også godt, at der er flere af dem, der har en anden holdning end ledelsen. Det har vi en løbende dialog om.«

Hvad angår den afskaffede tidsregistrering, kan vicedirektøren ikke love Claus Grainger, at han får et alternativ foreløbig.

»Men for mig at se er det at styre tiden heller ikke det vigtigste som projektleder. Det vigtigste er at styre, at man rent faktisk når i mål med projektets leverancer,« siger Karen Rahbek.

Supporten er de store tabere

Noget andet, som både it-ekspert Lennart Amden og projektleder Claus Grainger undrer sig over, er it-supportens skæbne i den nye organisering.

Kort fortalt er supporten blevet delt i to, hvoraf den ene del er forankret organisatorisk uden for KU IT. Og så har de også mistet en del medarbejdere i processen.

»Det er vanvittigt, for hvis det er noget, jeg ved fra projektledelse, så er det, at supporten er de første, der bliver ramt, når noget går galt i et it-projekt« siger Claus Grainger.

»De har brugerne i telefonen lige med det samme. Men så vidt jeg kan forstå, har man kun gjort det mere besværligt at være it-supporter i den nye organisering.«

Det kan it-supporter Raheel Mahmoud, som har været ansat på KU i 14 år og til daglig sidder på Nørre Campus, godt skrive under på.

»Først og fremmest har vi fået mere travlt,« fortæller han.

Han udpeger to årsager. For det første har han fået færre kolleger i takt med, at en del har sagt op uden at være blevet erstattet.

»Alle ledere holder på deres ressourcer lige nu,« siger it-supporteren.

»Cheferne siger, de nok skal ansætte nogle flere, men at vi lige skal vente på, at reformen er faldet på plads.«

For det andet har det, ifølge Raheel Mahmoud, skabt travlhed, at supporten er blevet delt i to. Nu må den ene halvdel i Service Desk kun tage telefoner eller sidde i skranken, mens den anden halvdel i On-Site Support må gå rundt og ordne folks dockingstationer og den slags.

Det betyder, mener han, at ressourcerne ikke altid bliver optimalt udnyttet, og at den enkelte opgave ender med at tage længere tid, fordi den skal igennem flere hænder:

Før reformen ville jeg bare gå hen til det pågældende kontor. Men det må jeg ikke længere

Raheel Mahmoud, it-supporter i Service Desk

»Det kan være en opgave, der tager fem minutter. For eksempel opsætning af en ny arbejdsplads. Før reformen ville jeg bare gå hen til det pågældende kontor. Men det må jeg ikke længere, nu skal jeg oprette en sag.«

Sagen skal så fordeles til en af Raheel Mahmouds kolleger, som gerne må gå ud, siger han.

»Og så kan det ende med at tage en halv dag, før der er en, der har tid. Jeg forstår ikke, hvorfor de har valgt at gøre det på den måde.«

LÆS OGSÅ: KU Økonomi efter reformen: »Det betyder meget, om man selv har valgt at flytte«

Et andet problem, it-supporterne oplever, er, at de ikke bliver advaret i tide om spidsbelastninger. Og det er ikke blevet bedre i den nye organisering, hvor supporten ikke officielt er en del af KU IT, siger Raheel Mahmoud.

Han har oplevet først at blive informeret om ændringer på it-systemerne, når brugerne ringede ind og skulle have hjælp:

»Så fortæller brugerne, at der nu er kommet Single Sign On eller multi-faktor-godkendelse til et system. Det ville da have været rart at vide på forhånd. Mange gange føler vi, at vi er de sidste, der får noget at vide.«

Ikke planen at hyre flere

Vicedirektør Karen Rahbek ved godt, at it-supporterne ikke altid får tilstrækkelig information om ting, der kan give kø på telefonen:

»For mig lyder det som en velkendt diskussion, vi også havde før reformen,« siger hun.

»Og jeg anerkender fuldt ud, at det er noget, vi skal blive bedre til. Det arbejder vi hele tiden på. Selvfølgelig skal vi sørge for, at supporten ved besked.«

Det er dog ikke altid, at spidsbelastninger skyldes noget forudset, understreger vicedirektøren.

»Det kan jo også være tekniske problemer, som opstår af sig selv og skaber et pres.«

Eller det kan være Microsoft, som pludselig indfører to-faktor-godkendelse på alle deres programmer, som det skete for nylig, hvilket KU IT heller ikke er herre over, siger hun:

»Og her ved jeg godt, at it-supporten havde en ekstraordinært travl periode. Det er selvfølgelig rigtig træls at være i. Men det havde ikke noget med reformen at gøre.«

Overordnet set mener Karen Rahbek ikke, at der er behov for flere it-supportere.

»Baggrunden for reformen var, at vi kunne se, at tingene kunne gøres mere effektivt. Derfor er der også færre medarbejdere end tidligere.«

Er det mere effektivt, at én medarbejder skal oprette en sag, hvorefter brugeren skal vente på en anden medarbejder – i stedet for, at den første medarbejder fik problemet fikset på fem minutter, som Raheel Mahmoud beskriver?

»Opdelingen giver os mulighed for at specialisere os og tilrettelægge opgaver, der kræver fysisk tilstedeværelse hos brugeren, mere samlet og effektivt. Så en medarbejder kan tage en runde og løse flere sager samtidig frem for, at vi går ud til enkeltsager.«

Karen Rahbek understreger, at Service Desk-supporterne gerne må gå ud til et kontor i en særlig situation, der kræver en hurtig løsning – så længe der bare stadig sidder nogen i skranken og ved telefonen.

Men det er jo så det, der ofte ikke gør, ifølge it-supporteren, fordi de har for travlt og er for få medarbejdere?

»Vi følger hele tiden med i belastningen, og den har fundet et mere rimeligt leje på det seneste,« siger vicedirektøren.

»Der er selvfølgelig dage, der er mere travle end andre. Men hele administrationen har jo travlt lige nu. Min fornemmelse er, at på en gennemsnitlig dag ligger presset på supporterne på et tåleligt niveau,« siger hun og tilføjer så:

»Men vi vil altid gerne tage dialogen med vores medarbejdere om, hvad vi kan gøre ved travlheden.«

Advaret mod Uniavisen

I forbindelse med artiklen her mailede Uniavisen til medarbejderne i KU IT med opfordring om at kontakte redaktionen, hvis de ville bidrage til vores serie om administrationsreformens konsekvenser for deres arbejde.

Enkelte meldte sig i begyndelsen, og artiklen var egentlig færdig, da vi fik en stribe nye henvendelser. Flere af dem var tilsyneladende foranlediget af et internt møde i KU IT, hvor vicedirektøren omtalte Uniavisens henvendelse til de ansatte.

En kilde skriver til Uniavisen:

»Jeg skriver fra en falsk mail på grund af det, vicedirektøren sagde til os på et fællesmøde for nylig.«

Flere kilder fortæller uafhængigt af hinanden, at vicedirektøren på mødet understregede, at det ikke var en opfordring fra ledelsen, at man talte med avisen.

En anden skriver:

»Var det ikke, fordi Karen (Rahbek, red.) på sidste afdelingsmøde mere eller mindre advarede om at komme med input til Uniavisen, da hun mente, I var konfronterende, så havde jeg nok ikke skrevet.«

Der har den medarbejder simpelthen misforstået helt, hvad det var, jeg sagde

Karen Rahbek, vicedirektør i KU IT

Og en tredje indleder sin mail på denne måde:

»Jeg har været noget i tvivl, da ledelsen direkte har advaret imod, at vi kontakter jer.«

Karen Rahbek, har du advaret medarbejderne imod at tale med Uniavisen?

»Nej. Der har den medarbejder simpelthen misforstået helt, hvad det var, jeg sagde. Selvfølgelig er vores medarbejdere velkomne til at tale med Uniavisen, og det sagde jeg også til dem. Og så oplyste jeg om, at I er et uafhængigt medie.«

Fem forskellige medarbejdere har bekræftet, at du på mødet kaldte Uniavisen et konfronterende medie og advarede imod at tale med os?

»Så har jeg helt klart fået udtalt mig uheldigt. Men det var bestemt ikke min hensigt at signalere på den måde. Jeg sagde tydeligt, at det er op til den enkelte medarbejder, om de vil være med til at bidrage til det. Jeg ville bare understrege, at I ikke er et ledelsesmedie.«

Hvorfor var der behov for at understrege det?

»Fordi der tidligere har været medarbejdere, som følte, at de kom lidt i klemme efter at have udtalt sig til jer uden helt at have forstået, hvad Uniavisen er.«

Så det var for at hjælpe dem?

»Ja. Men det har jeg jo så fået sagt på en forkert måde, det kan jeg da godt høre.«

LÆS OGSÅ: KU Uddannelse efter reformen: »Sagt pænt, så er der stadig mange ting, der er oppe i luften«

En af de medarbejdere, der kontaktede redaktionen efter det omtalte møde, er projektleder Claus Grainger. Han fortæller, at han skrev til Uniavisen, fordi han blev provokeret af vicedirektørens udtalelser:

»Da tænkte jeg, at det måtte være nok. Det burde hun overhovedet ikke blande sig i.«

Hvad var det, der provokerede dig?

»Det virkede jo, som om hun forsøgte at lægge låg på noget eller signalere, at vi kun skulle skrive til jer, hvis vi havde noget godt at fortælle.«

Det var dog ikke hensigten, understreger Karen Rahbek og påpeger, at hun jo netop også selv er stillet op til interview:

»Jeg vil meget gerne tale med Uniavisen, og alle medarbejdere skal også være så hjertens velkomne til at tale med jer.«