KU tegner it-kort

Københavns Universitet har iværksat en kortlægning af it-området for at finde ud af hvordan dets ressourcer anvendes i dag.

Kortlægningen af it-området er første fase i en totrinsraket der skal ende i en drøftelse af fremtidens it-organisering og styring på universitetet.

Firmaet PA Consulting Group bringer ekspertise til projektet og udformer et spørgeskema til indsamling af oplysningerne.

Der er tale om et forsøg på at skabe overblik over en struktur som siden it-systemernes indførsel er vokset vildt.

Det overblik kan ifølge it-strategichef Claus Qvistgaard betyde mange ting, men der er ikke grund til at frygte en generel centraliseringsbølge.

Konkurrencekrav
Der er ifølge Claus Qvistgaard efterhånden mange gode grunde til at gennemføre en kortlægning af Københavns Universitets it.

»Der har ikke tidligere været fokus på et fælles overblik. Enhederne har selv styret det, men det er altså blevet nødvendigt nu med et bedre overblik,« forklarer Claus Qvistgaard.

Der er to hovedårsager til at kortlægningen nu er nødvendig.
I løbet af de senere år er der fremkommet et generelt krav om større gennemsigtighed, en gennemsigtighed der kan være svær at opnå når man ikke har noget overblik over hvad der skal gøres gennemsigtigt.

Den anden årsag er spørgsmålet om udfordringsret der indebærer at eksterne leverandører uopfordret kan byde på it-opgaver.

»For at kunne se om andre kan gøre det her billigere, bliver vi jo nødt til at finde ud af hvor meget vi selv bruger nu. Hvor mange mennesker arbejder med det her? Hvad koster det hele egentlig? Det er bestemt en drivkraft bag kortlægningen,« siger Claus Qvistgaard.

Spørgerunde
Allerede 1. juni gik PA Consulting Group i gang med at interviewe nøglepersoner på universitetet for at udforme det spørgeskema der medio august sendes ud til mange af de medarbejdere på KU der arbejder på it-området og ansatte med indsigt i økonomien bag.

Der bliver samtidig oprettet en hotline så medarbejdere kan få hjælp til at udfylde spørgeskemaerne, noget der sættes i værk for at få så mange spørgeskemaer i hus som muligt.

Når spørgeskemaerne er udfyldt og afleveret, udfærdiges en rapport der skal tegne et billede af hele universitetets it-område.

»Det bliver et værdineutralt billede af hvordan det ser ud. Den her kortlægning skal så hjælpe os med at identificere eventuelle problemer, så vi kan løse dem bagefter,« forklarer Claus Qvistgaard.

Rapporten skulle gerne ligge klar i november, og efter jul går anden fase i gang hvor de konkrete konsekvenser af kortlægningen planlægges.

Ubegrundet frygt
Claus Qvistgaard har dog allerede tænkt over hvad der måske bliver resultatet af it-landkortet.

»Jeg forventer at der er områder hvor vi kan organisere os meget bedre. Vi har i dag ikke nogen dialog om hvordan vores it- arkitektur skal være, og vi mangler helt standarder til dokumentudveksling, noget der ofte forhindrer en smidigere arbejdsgang,« mener Claus Qvistgaard.

At have fælles standarder vil ikke sige at alle bruger ét program til at skrive i og én type fil til at gemme i, men derimod at de dokumenter man vil sende til hinanden, skal overholde bestemte standarder, så alle kan arbejde videre med dem.

Der er derimod ingen grund til frygt i forbindelse med den kommende kortlægning, mener Claus Qvistgaard:

»Der har været en vis frygt for at kortlægning er lig med centralisering. Det tror jeg ikke kommer til at ske. Vi vil kun have en centraliseret struktur hvis det er det absolut smarteste, ikke for centraliseringens egen skyld,« siger Claus Qvistgaard.

Han tror derimod at der kan blive tale om en form for servicedeling og måske outsourcing af enkeltydelser.

»Vi skal fordomsfrit se på om alle skal gøre alt selv. Er der andre der kan gøre det bedre og billigere, jamen så skal de da hjælpe os,« mener Claus Qvistgaard.