Annonce
Uniavisen
Københavns Universitet
Uafhængig af ledelsen

Debat

Lektor: Jeg er langsom og inkompetent

DEBATINDLÆG - En bøn til KU's sparebande: Flyt ikke flere administrative opgaver væk fra dem, der er kompetente til at udføre dem.

Jeg er inkompetent og alt for langsom til dele af mit arbejde. Det er en kedelig indrømmelse at komme med, særligt i nedskæringstider, men det er ikke desto mindre et faktum. Men jeg vil hævde, at min langsommelighed er strukturelt betinget – den er et resultat af de administrative procedurer på Københavns Universitet.

I mine tyve år på KU er der sket en del, når det gælder de administrative arbejdsopgaver. Der bliver mere og mere gør-det-selv. Jeg har fået nye roller: jeg er systemansvarlig for kvalitetssikring af den uddannelse, jeg leder, jeg er disponent (og af og til rekvirent) i Indfak2, jeg indberetter i CURIS, bestiller rejser hos CWT og ordner rejseafregninger i RejsUd. Skal jeg ansætte eller bedømme nogen, bruger jeg PeopleXS.

Seneste skud på selvbetjeningsstammen er Digital eksamen, hvor jeg som bedømmer nu ikke længere får tilsendt de opgaver, jeg skal læse, men selv skal finde dem på nettet, hvor jeg også skal uploade eksamenskaraktererne. En del af disse systemer er knyttet direkte til min brugerprofil på KU, mens andre kræver selvstændigt log-in med regelmæssige krav om ændring af adgangskode.

»Jeg er en håbløs dilettant, og jeg bliver aldrig andet, fordi jeg ikke bruger systemerne på daglig basis«

Selvfølgelig kan jeg godt finde ud af systemerne, og jeg gør det også. Men de har hver deres logik, de er bygget op på forskellig vis, og det tager mig ærlig talt en hulens tid at løse elementære opgaver – fordi jeg jo ikke bruger systemerne hele tiden.

Når jeg får besked om, at der ligger en opgave og venter i Indfak2, skal jeg først huske, at Indfak2 ikke fungerer i Chrome, som er min foretrukne browser. Så skal jeg overveje, om mit brugernavn i denne sammenhæng er med eller uden ku.dk til sidst, og så skal jeg overveje, om det pt. er samme adgangskode som KUnet, eller om jeg har skiftet siden sidste login. For det meste tager det kun et par forsøg eller tre, før er jeg inde i systemet.

Nu skal jeg så huske, hvordan man godkender, inklusive at sætte det rette alias i den rette boks, og åbne og lukke fakturalinjerne i den rette sekvens. I de – ikke helt få – tilfælde, hvor den aktuelle faktura slet ikke har noget med mig at gøre og derfor skal sendes tilbage til den, som har bekræftet varemodtagelsen, skal jeg huske, hvordan man gør det (hvis jeg ellers kan finde personen i systemet).

Det lykkes mig stort set altid til sidst – lige som det gør med RejsUd og de andre systemer – men det kræver ofte en henvendelse til de TAP’er, som bruger systemet til daglig. Det er ikke sjældent, at jeg glemmer et eller andet, så jeg får en ny henvendelse fra systemet.

»Jeg ved godt, at dette ikke er et isoleret KU-problem: En del af disse systemer er pålagt os udefra og dækker hele det statslige område, men det ændrer ikke på konklusionen – de administrative gør-det-selv-løsninger øger det samlede tidsforbrug på opgaverne, samtidig med, at dette tidsforbrug bliver usynligt.«

Pointen her er, at øvelse gør mester. Der er faktisk en grund til, at universitetet har TAP’er – teknisk-administrativt personale – ansat: Det er fordi, de er dygtige til – ja, faktisk specialister i – at arbejde med administration og de tilknyttede systemer.

Jeg er en håbløs dilettant (amatør dækker ikke rigtig mit emotionelle forhold til systemerne), og jeg bliver aldrig andet, fordi jeg ikke bruger systemerne på daglig basis. Jeg er derfor nødt til at søge hjælp gang på gang, og det skal siges til vore TAP’ers ros, at der ikke er nogen, der er blevet sure på mig endnu. Men mine hyppige henvendelser afbryder selvfølgelig også dem i de ting, de arbejder med. Samlet set er der tale om spildtid hos både mig og dem i ikke helt ubetydeligt omfang.

Min kompetence ligger på andre felter – så hvorfor flytte den slags opgaver over til mig? En del af svaret fik jeg vist forleden, hvor en chef fortalte, at man faktisk havde effektiviseret administrationen: VIP/TAP-ratioen var ændret i retning af større VIP-andel.

Nu er det så, jeg må spørge: Er dette et godt mål for effektivisering? Det ser ganske vist ud som om, vi bruger mindre på administration, men det skyldes jo blandt andet, at det nu er mig og andre som mig, som sidder og udfører opgaverne. Dermed bliver disse opgaver usynlige som administration, samtidig med, at der bruges mere tid på dem end nødvendigt, fordi jeg ikke har rutinen.

»Der er ikke nogen samlet besparelse i at decentralisere på en måde, så det administrative arbejde skal udføres af ansatte, der ikke har (eller har anledning til at få) rutine i at udføre det«

For en god ordens skyld: Jeg ved godt, at dette ikke er et isoleret KU-problem: En del af disse systemer er pålagt os udefra og dækker hele det statslige område, men det ændrer ikke på konklusionen – de administrative gør-det-selv-løsninger øger det samlede tidsforbrug på opgaverne, samtidig med, at dette tidsforbrug bliver usynligt.

Nu skal vi så have en sparebande til at analysere KU’s administration og finde rationaliseringsgevinster, fremgår det af KUs nyhedsbrev den 11. december. I den forbindelse vil jeg gerne komme med en stilfærdig henstilling til banden: Lad nu være med at flytte endnu flere opgaver væk fra dem, der har kompetencerne til at udføre dem. Der er ikke nogen samlet besparelse i at decentralisere på en måde, så det administrative arbejde skal udføres af ansatte, der ikke har (eller har anledning til at få) rutine i at udføre det.

Det kan være rigtig dyrt at spare!

uni-avis@adm.ku.dk

Seneste