Milliarddyrt it-system er forsinket med flere år

Et nyt fælles studieadministrativt it-system til de danske universiteter er blevet 480 millioner kroner dyrere end planlagt og er forsinket med mindst fire et halvt år.

Tirsdag 1. april skal uddannelses- og forskningsminister Christina Egelund (M) i samråd i Folketinget for at redegøre for sagen, der tilbage i november udløste skarp kritik af hendes ministerium fra Statsrevisorerne.

Systemet er endnu ikke taget i brug – hverken på Københavns Universitet eller de seks øvrige universiteter (Aarhus Universitet har valgt en anden løsning og er ikke med i samarbejdet), der sammen skal implementere det. Men ifølge Rie Snekkerup, der er vicedirektør for uddannelse på KU og medlem af den nationale programstyregruppe for it-projektet, går arbejdet fremad.

»Vi er i fuld gang med udviklingen og designet, og vi forventer, at det første universitet – DTU – tager systemet i brug i november i år. På KU forventer vi, at implementeringen af systemet starter i sommeren 2026, og så tages det fuldt ud i brug i efteråret 2027,« siger hun.

Et løfte om bedre service

Det nye system skal afløse det nuværende studieadministrative system, som stammer fra 1990’erne. Det bruges blandt andet til at holde styr på data om de studerende, hvor langt de er nået på deres uddannelse, og hvilke karakterer de har fået.

»Det system, vi har i dag, er stabilt og robust, men det er ikke tidssvarende. Vi drømmer om det teknologiske kvantespring, som kan gøre det lettere både for de studerende og vores administrative medarbejdere,« siger Rie Snekkerup.

Hvis der skal udvikles nye og tidssvarende processer og bedre understøttelse kræver det ifølge Rie Snekkerup i første omgang, at systemets ’grundmotor’ skiftes ud. Derefter er det håbet, at kunstig intelligens kommer til at spille en væsentlig rolle. Udgangspunktet for designet af det nye it-system er, ifølge Rie Snekkerup, at sætte den studerende i centrum.

De forbedringer, vi havde set frem til, må vi vente længere på

Rie Snekkerup, vicedirektør for uddannelse på KU

»Vi vil gerne tilbyde en service, hvor de studerende for eksempel nemt kan se, hvor langt de er i deres uddannelse, søge merit digitalt eller få forslag til, hvordan de kan sammensætte et uddannelsesforløb for at opnå en bestemt kompetenceprofil. Det handler om brugervenlighed og overblik,« siger hun.

Også administrativt håber hun på store gevinster. I dag flyttes data ofte manuelt mellem systemer og regneark. En praksis, der ifølge Snekkerup er både ineffektiv og giver risiko for fejl. Det nye system skal automatisere en række arbejdsgange og skabe bedre dataintegrationer på tværs af universitetet.

KU: Forsinkelsen har ikke haft »konsekvenser« – men har bremset gevinster

Selvom systemet er flere år forsinket, har det ikke haft »konsekvenser« i klassisk forstand, mener Rie Snekkerup.

»De studerende kan stadig tilmelde sig undervisning og gå til eksamen. Men de forbedringer, vi havde set frem til, må vi vente længere på. Så forsinkelsen betyder først og fremmest, at vi endnu ikke har fået de gevinster, vi regner med,« siger hun.

Dog erkender hun, at det gamle system i praksis skaber irritation.

»Vi ved jo godt, at mange studerende for eksempel laver Facebook-grupper for at få overblik over deres skemaer, fordi vores systemer ikke hænger godt nok sammen. Det er især her, vi håber på store forbedringer med det nye system,« siger Rie Snekkerup.

Ministerium måtte opgive

Baggrunden for samrådet i Folketinget 1. april er Statsrevisorernes skarpe kritik af forløbet bag it-projektet. Kritikken retter sig især mod perioden, hvor projektet blev drevet af Uddannelses- og Forskningsministeriet, før universiteterne selv overtog ansvaret. Det skete i december 2021.

Nu er det os, der får systemet i hænderne. Det giver en anden energi og et andet tempo

Rie Snekkerup, vicedirektør for uddannelse på KU

»Det er vigtigt at forstå, at den kritik handler om tiden før, projektet blev overdraget til universiteterne. Vi blev inddraget, men det var ikke os, der sad for bordenden. Det gør vi nu, og det har gjort en forskel,« siger Rie Snekkerup.

Uddannelses- og Forskningsministeriet får også skarp kritik for ikke at have ført tilstrækkeligt tilsyn med projektet, efter det overgik til universiteterne. ’Skarp kritik’ er den næsthårdeste kritik, Statsrevisorerne kan give.

Ifølge Rie Snekkerup har universiteterne sat flere folk på projektet for forhåbentlig at undgå yderligere forsinkelser.

»Nu er det os, der får systemet i hænderne. Det giver en anden energi og et andet tempo. Det betyder ikke, at alt er let. Men der er fremdrift, og vi begynder at kunne se konturerne af et rigtig stærkt system,« siger hun.

Risiko for yderligere forsinkelser?

På spørgsmålet om, hvorvidt systemet kan blive yderligere forsinket – og dermed dyrere – er svaret hverken ja eller nej:

»I store it-projekter kan man aldrig vide sig sikker. Der kan altid dukke noget uforudset op. Men vi har risikopuljer og scenarier, og vi gør alt, hvad vi kan for at holde kursen. Lige nu ser det positivt ud,« siger Rie Snekkerup.

Hun understreger, at samarbejdet mellem de syv universiteter er velfungerende, og at relationen til ministeriet – som stadig er involveret på enkelte områder – også fungerer tilfredsstillende.

Når systemet er endeligt på plads, håber Rie Snekkerup, at det bliver en grundsten i et mere digitalt og serviceminded universitet.

»Vi skal kunne tilbyde de studerende digital hjælp, så de kan bruge deres energi på faglighed, studiemiljø og læring – ikke på at finde rundt i snørklede systemer. Det er hvad, vi sigter efter. Og selvom det har taget lang tid, så tror jeg, vi kommer godt i mål.«