Nu skal it-bøvlet stoppes

Cursoren står og blinker med et lille timeglas, der bliver fyldt og tømt igen og igen som tegn på, at der ikke er andet at gøre end at bevæbne sig med en engels tålmodighed. Og vente.

Skærmen ‘fryser’, eller programmet lukker ned uden varsel, og du må starte computeren op igen.

De fleste, der arbejder med programmer som Absalon, ØSS og STADS i hverdagen på Københavns Universitet (KU) har prøvet det. De spilder deres arbejdstid, fordi it-systemerne kører langsomt, lukker ned uden varsel eller slet ikke virker.

Nye fælles it-løsninger skulle ellers lette arbejdsgangene, men det har i stedet forårsaget faretruende højt blodtryk og røde kinder blandt ansatte og studerende. Men det skal være slut nu, lover vicedirektøren for it, Klaus Kvorning Hansen, der har en plan med seks indsatsområder, som skal løse problemerne.

Spilder tiden

Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) bakker op og håber at situationen nu bliver bedre.

Ingrid Kryhlmand, næstformand for HSU og fællestillidsrepræsentant for de administrative HK-ansatte på KU, kalder det dog »dybt kritisabelt,« at tingene fortsat ikke fungerer, til trods for at universitetsbestyrelsen bevilgede 50 millioner kroner ekstra til it-investeringer i 2009.

Pengene er blandt andet gået til at samle de over 1.000 servere på universitetet i to nye serverrum – et på Panum-instituttet, et andet på Københavns Universitet Amager (KUA) for at kunne spare to millioner kroner årligt på elregningen.

»Vi administrative medarbejdere måles på, hvor mange fakturaer vi kan få igennem systemet på kortest mulig tid, så det holder ikke, at systemerne ofte er nede, eller vi må sidde og vente på at programmet opdaterer, før vi kan komme videre med den næste opgave,« siger hun.

It-vicedirektør Klaus Kvorning Hansen er enig i, at det ikke er godt nok.

»Det er en uholdbar situation med de jævnlige nedbrud, og de lange svartider, så vi har arbejdet på højtryk for at komme det til livs, og nu har vi en plan, som jeg er sikker på vil forbedre situationen markant,« siger han.

Planen går kort fortalt ud på, at Koncern-it de kommende fem måneder vil kaste de nødvendige ressourcer ind på at løse problemerne inden for seks indsatområder.

Heraf skal de tre forbedre driften, og de andre tre skal forebygge, at der sker nedbrud igen ved at identificere fejlkilder og flaskehalse i it-systemerne (se også faktaboksen til højre).

Langt fra første gang

Klaus Kvorning Hansen husker stadig med gru sin første arbejdsdag på KU den 15. august i år, hvor der om natten var sket et større sammenbrud.

En såkaldt core-switch var stået af, og en stor del af KU’s servere var utilgængelige i timevis, selv om de to driftscentre, KU har, burde have taget over fra hinanden.

Men det er langt fra første gang, at man har oplevet it-problemer på universitetet, viser et kig i arkiverne.

Den 9. januar i år var gode råd for alvor velkomne, da en server brød sammen, og it-systemerne var nede i et døgn.

Timingen var mildest talt uheldig, da det var midt i eksamen, og de studerende kunne hverken hente eller aflevere deres eksamensopgaver, eftersom de ikke kunne få adgang til e-learningssystemet Absalon.

Kritikken af it-indsatsen på universitetet var også kras fra konsulentfirmaet Global Learning Innovations i 2007.
Der mangler ledelse, vision, intern kommunikation og ressourcer, lød konklusionen i rapporten bestilt af ledelsen på KU.

Brug for at få vejret

Klaus Kvorning Hansen ser dog optimistisk på mulighederne for at løse problemerne, da de ikke skyldes forkert valg af programmer, eller indkøb af billigt udstyr med ringe lagerkapacitet eller regnekraft.

»Løsningerne er på stort set alle områder gode nok, men efter to og en halv måned i jobbet er det min vurdering, at vi er gået hurtigere frem, end organisationen kan klare. Der er derfor behov for, at vi stopper op, trækker vejret og fokuserer på at gøre de ting færdige, som vi allerede har sat i gang,« siger it-vicedirektøren.

I praksis betyder det, at udviklingsprojekter kan blive forsinkede, så ressourcerne kan bruges på at få stabiliseret driften. Det kommer dog ikke til at påvirke den daglige servicering af brugerne, der har brug for assistance.

»Planen handler om at omfordele ressourcerne, ikke at bruge flere. Det helt overordnede mål er at afpasse udviklings- og implementeringstakten efter organisationens kapacitet både på producent- og modtagerside. Ikke efter rent økonomiske rammer,« siger Klaus Kvorning Hansen.

Vil præge kulturen

Han ønsker i det hele taget at præge kulturen i Koncern-it, så brugernes oplevelse og behov kommer i centrum.

900 it-brugere på KU er for nylig blevet spurgt om deres tilfredshed eller mangel på samme, men resultaterne mangler at blive analyseret.

Fremover vil der blive lavet hyppige stikprøveundersøgelser i form af spørgeskemaundersøgelser og interview med brugere om tilfredsheden med programmernes svartider, driftsstabiliteten, serviceniveauet og meget mere, fortæller Klaus Kvorning Hansen.

»Min holdning er, at du skal kunne forklare brugerne, hvilken gavn de har af et nyt it-program. Ellers burde du måske lige stoppe op og tænke dig om, da det er en forudsætning, at brugerne tager det til sig og benytter systemerne korrekt, hvis det skal gøre arbejdet mere effektivt,« siger it-vicedirektøren.

Han vil derfor også nuancere den standardiseringspolitik, der har præget it-området på KU de seneste år, og åbne for mere individuelle løsninger.

»Standarder, fælles løsninger og stordrift giver måske god mening, når det gælder de studerende, mens vi må træde varsomt i forhold til forskerne, der eksempelvis kan have brug for ekstra lagerplads, andre applikationer på computeren eller adgang til servicedesk på tidspunkter uden for normal åbningstid,« siger Klaus Kvorning Hansen.

clba@adm.ku.dk