Nyt tilbud til forskerne – Få styr på jeres forskningsmidler

Er du forsker og på vej op i det røde felt, bare du hører om en ny administrativ selvbetjeningsløsning på KUnet, fordi du frygter at få læsset endnu en administrativ tjans på dine ømme skuldre?

Så slap bare af.

Det nyeste skud på stammen med navnet »Min Projektøkonomi« er anderledes end de andre.

»Det er et tilbud. Det er ikke obligatorisk at bruge det, og der følger ingen nye arbejdsopgaver med, men prøv det, inden I vælger det fra, så I har foretaget et bevidst valg. Det kan gøre jeres hverdag en del lettere.«

Sådan siger projektleder Karen Kondrup til forskerne på Københavns Universitet, der har eksterne forskningsmidler fra eksempelvis forskningsråd, fonde eller andre private bidragsydere.

Det kan portalen

Forskerne har ansvar for at afrapportere over for bevillingsgiverne, hvordan de har brugt pengene, men ikke alle har til hver en tid det fulde overblik over økonomien i deres projekter.

Det er portalen et forsøg på at råde bod på.

»Med portalen kan forskerne se tallene opdateret her og nu, når de har tid og har brug for det. For eksempel hvis de har fem minutter, når de sidder og venter i lufthavnen, eller derhjemme inden de går i seng,« siger Karen Kondrup.

Det er blandt andet muligt og gå ind og se udgiftsbilag.

»Hvis de ikke kan forstå, hvad der er brugt 400.000 kroner på, kan de gå tilbage og se, at det var det mikroskop, de købte,« siger hun.

Man kan også som noget nyt se lønoplysninger på personniveau.

En forsker, der har testet løsningen, har på den måde opdaget, at en ansat på vedkommendes forskningsprojekt var stoppet tre måneder tidligere, men fortsat fik udbetalt løn.

Karen Kondrup understreger, at det ikke er muligt at betale regninger eller overføre penge ved hjælp af »Min Projektøkonomi«. Det er ment som en hurtig adgang til at se status på ens forskningsmidler.

Forskere involveret i udviklingen

KU’s forskere har efterspurgt bedre indblik i økonomien i deres forskningsprojekter.

Det kom blandt andet til udtryk i den første tilfredshedsmåling med administrationen, som Thomas Bjørnholm, prorektor for forskning og innovation, tog initiativ til sidste år.

Prorektor har været bannerfører for at forbedre serviceringen af forskerne, så det glæder ham, at portalen nu er taget i brug af de første.

»Forskerne har i mange år efterspurgt et værktøj til at få overblik over deres bevillinger. Nu har vi i et tæt samarbejde med forskerne selv udviklet en ny portal, og jeg er glad for, at de første 300 forskere allerede er godt i gang med at bruge den,« siger han.

En gruppe forskere er kommet med input til form, indhold og brugerflade på KUnet.

Giver overblik

Kirsten Jørgensen, der er lektor og sektionsleder i afdelingen for Plantebiokemi ved Institut for Plante- og Miljøvidenskab, har deltaget i udviklingen, og hun er glad for resultatet.

Hun holder styr på projekter med bevillinger på samlet cirka 60 millioner kroner og med cirka 35 ansatte for en professor på sit institut.

»Nu kan jeg holde øje med direkte, hvad der er forbrugt, hvor meget der er tilbage, og at de rigtige personer er tilknyttet projektet. Det er vigtigt for udbetalingen af løn, da vi hele tiden har ny- og genansættelser,« siger hun.

Kirsten Jørgensen roser også, at det er muligt at eksportere data til Excel i budgetlægningen, og at det dermed er muligt at lægge og revidere budget frem i tiden.

»Det er et skridt fremad, da det skaber større gennemskuelighed, så jeg vil klart anbefale mine kolleger at bruge det,« siger Kirsten Jørgensen.

Gradvis udrulning

I første runde har ti forskere testet systemet, og efterfølgende har de fået følgeskab af 300 brugere på BRIC, Institut for Plante- og Miljøvidenskab og Institut for Folkesundhedsvidenskab.

I uge 48 bliver »Min Projektøkonomi« stillet til rådighed for resten af forskerne med eksterne bevillinger på universitetet.

Mandag fik Jura, Teologi og Humaniora adgang. Tirsdag kom turen til Samfundsvidenskab og onsdag følger Sundhedsvidenskab og torsdag Science.

clba@adm.ku.dk