Prodekanen der elsker at lytte

Det virkede som en umulig mission af den slags man ikke vender hjem fra, som Jens Erik Mogensen, prodekan for Uddannelse på Det Humanistiske Fakultet, blev sendt ud på i foråret 2012.

Afdelingen Uddannelse & Studerende på fakultetet skulle omorganiseres, blandt andet fordi arbejdsmiljøet var elendigt. De ansatte var tilmed gået til pressen med deres utilfredshed, så tilliden mellem dem og dekanatet var mildest talt ikke på sit højeste.

Det dårlige udgangspunkt til trods er det i dag, cirka et år senere, lykkedes at genskabe arbejdsglæden i afdelingen og tilliden mellem ledelse og medarbejdere. Æren vil han dog ikke tage alene.

»Det eneste jeg faktisk har gjort, er at facilitere og tage ansvar for at træffe beslutninger i en lydhør proces,« siger Jens Erik Mogensen.

Gennemsigtighed

Den simple opskrift er, ifølge prodekanen, at tage medarbejdernes klager alvorligt og lytte. Og så være klar til at handle.

»Jeg havde regelmæssige møder både med medarbejdergrupperne og med studie- og vicestudiechefen. Vi drøftede medarbejdernes forskellige forslag, og hvilke af dem det gav mening at arbejde videre med. Det er klart, at ikke alt var lige realiserbart, men så må man gå tilbage til medarbejderne med den melding, og i øvrigt skabe transparens om de endelige beslutninger,« siger Jens Erik Mogensen og tilføjer:

»Det kan godt være, at det er en tidskrævende proces, fordi det kræver at du hele tiden går frem og tilbage igen og skaber enighed i bølger. Tiden er dog givet godt ud i den sidste ende, fordi det skaber en god stemning, at folk oplever, at de er blevet hørt. De bakker derfor også op, så det hele ikke bare ender som varm luft, men som beslutninger, der faktisk bliver gennemført.«

Lange diskussioner

Han har derfor prioriteret at der blev afsat tid til processen i en travl dagligdag i afdelingen.

Der er blevet afholdt et stormøde med samtlige ansatte, mindre dialogmøder i de enkelte arbejdsgrupper, og der blev nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter for ledelsen og medarbejderne.

Meningen var at konkretisere, hvad de ansatte mente, når de sagde, at de manglede tid til opgaverne, og de ønskede en stærkere ledelse.

Arbejdet er nu mundet ud i en sammenhængende strategi og organisationsplan for afdelingen med 12 punkter, der beskriver hvad der skal ændres.

»Organiseringen af afdelingen tager udgangspunkt i prioriteringerne i Strategi 2016, så også på den front er der sammenhæng i tingene,« siger Jens Erik Mogensen.

Flere ledere er løsningen

Det viste sig, at problemerne i afdelingen i høj grad skyldtes manglende organisering af arbejdet, mange midlertidige ansættelser og lang tids ubesatte områdelederstillinger.

Der blev derfor tidligt i processen ansat en vicestudiechef, og senere er alle fire områdelederstillinger blevet besat, og nogle studentermedhjælpertimer er blevet konverteret til en fast stilling.

Medarbejderne har haft repræsentanter i det forberedende ansættelsesudvalg for at skabe opbakning om beslutningen.

Jens Erik Mogensen understreger dog, at det primære ikke har været, at der skulle ansættes flere folk, men at få styr på organisation og arbejdsgange.

»Det er et generelt problem på universitetet at skabe sammenhæng mellem de ressourcer, der er til rådighed og arbejdsopgaverne der skal løses, men vi kan lære, at vi kan organisere os ud af en del af problemerne, og at en god inddragende beslutningsproces er nødvendig,« siger prodekanen.

clba@adm.ku.dk