Status: Navision runder sin første måned

»Et godt stykke over midten,« svarer den systemansvarlige. Uniavisen har spurgt økonomidirektør Antonino Castrone hvor godt implementeringen af statens regnskabssystem Navision er gået på KU på en skala:

»Man kan forestille sig et spektrum af scenarier fra den gnidningsløse, fejlfri opstart, hvor alt kører som smurt i olie og så ned til et mareridtsscenarie, hvor man er nødt til at rulle det hele tilbage og køre på de gamle systemer. Der synes jeg, vi ligger et godt stykke over midten.«

Og så siger han:

»I parentes kan man næsten sige, at hvis der slet ikke havde været nogen vanskeligheder, så havde vi måske brugt for mange penge på det – det havde været dyrt.«

Koncernregnskabschef Tine Mathiesen nikker. De to tilhører KU-klanens øverste talklike, og de har inviteret til en statussnak om årsskiftets omfattende systemomlægning på regnskabsområdet.

2.000 medarbejdere har skullet blive fortrolige med faktureringsmodulet IndFak, mens ikke færre end 11.000 ansatte er oprettet som brugere i modulet RejsUd, som både håndterer rejseafregninger og alle andre udlæg.

Den svære start

’Danmarks største Navision-implementering’ har affødt nogen moro. Her i bladet har en professor skrevet et kafkask essay om sit første, fjendtlige møde med det nye rejseafregningssystem og den support, der skulle hjælpe ham. Hans indlæg blev bakket op af flere kollegaer, der deler hans frustration over systemet, som de finder alt andet end intuitivt og tilgængeligt.

Til det siger Antonino Castrone:

»Vi forstår sørme godt, at folk føler sig frustrerede, hvis de har mødt et system, der ikke virkede efter planen. Der er flere fejlkilder, når så stort et system skal løbes i gang. Der er meget funktionalitet i Navision, men de fleste brugere har kun behov for at kende til et mindre hjørne, og derfor har det været vanskeligt at lave optimale vejledninger, så alle føler sig godt hjulpet de første gange, de logger på.«

»Og med så mange brugeroprettelser har vi desværre ikke helt undgået fejl – som fx fejl i personoplysninger eller hvad det nu kunne være, og så virker systemet jo ikke. Og det skaber berettiget irritation, det er klart.«

Men både han og Tine Mathiesen er helt overbeviste om, at brugerne med tiden vil opleve RejsUd som et væsentligt bedre afregningssystem end det tidligere, hvor der kunne gå mange uger, før man fik refunderet sine udlæg.

At den fordums papirbårne dokumentation nu forsvinder, er en kæmpe fordel, siger Antonino Castrone og erindrer om at boner og blanketter tidligere kunne forsvinde undervejs i systemet eller ende i forkerte bunker eller skuffer i stedet for at lande i rette afdeling og endelig som penge på udlægshavers konto.

»Det går lynhurtigt med RejsUd. Når man har lavet sin rejse- eller udlægsafregning korrekt, vil refusionen kun tage ganske få dage,« siger Antonino Castrone.

Tine Mathiesen siger, at når man har været i RejsUd et par gange, vil proceduren begynde at »ligge i fingrene.« Og så tilføjer hun som et stort plus, at systemet taler sammen med Carlson Wagonlit, KU’s rejsebureau og med de firmahæftende konto- og mastercard, som universitetet bruger. Når man handler med de vante leverandører, overføres data automatisk til RejsUd.

Åh, de gamle systemer

Når man får hældt et nyt system i hovedet oppefra, vil det møde en vis modstand. Det var Koncern-økonomi forberedt på.

»Man kan godt blive overvældet af en stor og pludselig kærlighed til gamle systemer, som lukkes ned,« siger Tine Mathiesen med et lille smil.

Det er jo sandt. På avisen husker vi de gamle dage (i nullerne), hvor Studieadministrationens ansatte fik udlæg refunderet kontant hos Winnie på tredje sal. Man fik en hyggelig snak om studier, familie og riverdance, mens Winnie låste pengekassen op og talte sedler og mønter op; talte efter og noterede udgiftens anledning og art med kuglepen i en af sine mange arkivmapper.

Winnie er gået på pension og kontantkasserne er for længst nedlagt. Sikke et mas det har været at afstemme de kasser, tænker man, når man ser tilbage fra denne side af digitaliseringens tidsalder.

VIP’er protesterer over at skulle administrere

Flere VIP-ansatte spørger om det kan være rigtigt, at de, der er ansat til at forske og undervise, skal bruge deres tid i RejsUd. De peger også på deres høje timeløn. Er KU tjent med at de skal bruge deres tid på at rejseafregne?

»Mange har spurgt om ikke selvbetjeningssystemet blot er en overførsel af administrative opgaver til de videnskabelige medarbejdere. Jeg tror ikke, at den tid man fremover bruger på sin rejseafregning er længere end den tid man før brugte på at forklare en sekretær, hvordan de forskellige bilag hang sammen,« svarer Antonino Castrone.

»Men selvfølgelig skal selvbetjeningssystemet være godt, hvis man skal opnå de fordele, og det er vores opgave at sørge for, at det fungerer. Hvis det viser sig, at man bruger længere tid på at rejseafregne end tidligere selv om man bliver erfaren bruger, så er RejsUd ikke det rigtige system,« tilføjer han.

Billigere og sikrere

Hvad var der nu egentlig i vejen med gode, gamle Oracle?

»Den største fordel for KU er, at Navision er et standardsystem. Det gamle Oracle havde vi ladet bevæge sig i alle mulige retninger med særlige lokale og kundespecifikke tilpasninger, som gjorde, at vi til sidst manglede overblik. Det gjorde systemet ustabilt og dyrt at vedligeholde og udvikle.«

»Her har vi et standardsystem som Moderniseringsstyrelsen er ansvarlige for. Og fordi KU er en stor spiller i det system, så har vi indflydelse på udviklingen, men det er ikke vores tunge ansvar at vedligeholde og udvikle det, og det ser vi som en optimal løsning for universitetet. Når vi har et stabilt system, der bliver udviklet i en god retning for os hen ad vejen, så har vi et grundlag for en god økonomistyring,« svarer Antonino Castrone.

Antonino Castrone fortæller, at den seneste tilfredshedsundersøgelse viste et behov for gode rapporter som også er forståelige for ikke-økonomimedarbejdere, der sidder med ansvar for tilskudsfinansierede forskningsprojekter.

»Brugerne skal have gode rapporter så ofte, som de har behov for det. Det skal vi arbejde meget på,« siger han.

Ingen sabbat i sigte

Der er ikke udsigt til hviledag på økonomikontorerne i Nørregade foreløbig, for systemerne har endnu ikke bevist deres værd. Den første månedsafslutning er oppe over:

»Vi har skullet konvertere en mængde data. Nu skal vi sikre, at vi ikke slæber gamle mærkværdigheder med over i det nye system. Når det så er på plads, så skal vi lære at lave en månedslukning. Det er også nyt for os, heldigvis kommer konsulenter fra Moderniseringsstyrelsen og revisionen og hjælper os igennem,« siger Tine Mathiesen.

Antonino Castrone tilføjer, at der siden skal holdes de vanlige kvartalsopfølgninger med alle fakulteter:

»De ting skal jo også stå deres prøve. Det vil vise sig, om vi formår at anvende systemet rigtigt, om vi bogfører korrekt, om vi kan trække de rigtige data , og om rapporterne er velfungerende. Der skal være tryghed i økonomistyringen af KU’s budget på otte milliarder kroner.«

Hvordan er stemningen blandt jer – er I trætte eller lettede eller stolte eller …?

»Først og fremmest er vi simpelthen glade for, at der sidder så mange dygtige medarbejdere over alt, der har taget et stort ansvar i omstillingsprocessen. Det var aldrig gået uden de mange gode kræfter, der har samlet sig til en fælles indsats,« siger Tine Mathiesen, og Antonino Castrone fortsætter:

»Også fakulteter og institutter fortjener kæmpe anerkendelse for det store arbejde, de allerede har lagt og fortsat kommer til at lægge. Uden dem var det aldrig gået.«

Og i jeres egen afdeling?

»Vores medarbejdere har løbet meget stærkt. Og det klør i fingrene på mange, for systemet kan rigtig mange ting, som de gerne vil i gang med, men vi har stadig årsafslutning, revisionsbesøg og almindelige driftsopgaver, og vi skal frem i skoene og lave nye og bedre vejledninger, så tiden og overskuddet er ikke til at gå frem i det tempo, mange gerne vil,« siger Tine Mathiesen.

gbg@adm.ku.dk