VIP’ere drukner i administrative opgaver

IndFak2, Captia, PeopleXS, ScanPas og RejsUd.

IT-systemer som disse kan få det til at løbe koldt ned af ryggen hos det meste af KU’s videnskabelige personale (også kaldet VIP’erne). Programmerne har til formål at holde styr på udgifter fra alt til rejser og mad over rekruttering af nye ansatte, men er så besværlige og tidskrævende, at de er blevet en stopklods for forskning og undervisning.

Det mener Leif Søndergaard, VIP-tillidsmand på KU. Han vurder, at 1/3 af arbejdstiden for en VIP’er i dag kan sluges af administrative opgaver, og det er »et groft gæt, som måske endda er sat for lavt.«

Han er overordnet enig i de synspunkter, som juralektor Lars Holmberg fremførte i et opråb på Uniavisens hjemmeside i december: VIP’ere er langsomme og inkompetente til administration, så sørg for at der er TAP’ere (teknisk og administrativt personale) til at løse opgaverne.

Læs mere:

Lektor: Jeg er langsom og inkompetent

Kommende besparelser kan gøre bureaukratiet værre

»Det her er hverken VIP- eller TAP’ernes skyld, for hver især gør alle deres for at løse opgaverne. Men det er en alvorlig systemfejl. Dokumentationskravet er simpelthen for stort,« siger Leif Søndergaard.

Frustrationerne bliver ikke mindre af udsigterne til en sparerunde, hvor KU har annonceret, at kniven føres over administrationen, mens forskning og uddannelse friholdes i videst muligt omfang.

»Jeg er biolog, ikke revisor. RejsUd fungerer som et regnskabsteknisk system, hvis logikker jeg slet ikke har inde under huden.« Leif Søndergaard, VIP-tillidsmand på KU

Så længe dokumentationskravet ikke slækkes, vil VIP’erne blot overtage flere af de administrative opgaver, siger Leif Søndergaard: »Det er meget vigtigt at sørge for, at opgaver rent faktisk falder væk. Ellers er det ikke en reel besparelse, bare en omfordeling af opgaverne.«

Han bakkes op af Mads Bøge Kristiansen, der er en af KU’s førende forskere i offentlig styring.

»For at få besparelserne til at fremstå legitime skærer man på administrationen. Men i virkeligheden ender VIP’erne ofte med at arbejde ekstra, da flere administrative opgaver ligger på deres bord,« siger han.

»I sidste ende er det borgernes penge, vi bruger. Derfor skal det være fair og gennemsigtigt på tværs af hele den offentlige sektor« Mads Bøge Kristiansen, forsker i offentlig styring

Derfor må man ifølge forskeren spørge sig selv, om besparelser nu også er lig med et mere produktivt universitet. Dog er det ikke ren galskab, når det offentlige må dokumentere, hvordan pengene anvendes.

»I sidste ende er det borgernes penge, vi bruger. Derfor skal det være i overensstemmelse med reglerne, og det skal være gennemsigtigt, hvordan ressourcerne anvendes. Det gælder på tværs af hele den offentlige sektor,« siger han med henvisning til mange af systemerne, der ikke kun bruges på KU, men på alle offentlige arbejdspladser.

Hvor meget kan spares?

På Uniavisen har vi forgæves forsøgt at finde ud af, hvor stort et beløb der kunne spares, hvis mange af de administrative opgaver røg tilbage på TAP’ernes hænder. Men da der ikke findes opgørelser over, hvor meget hurtigere TAP’ere kan løse opgaverne, kan det maksimalt blive til et skud i tågen.

Hos Leif Søndergaard er der dog ingen tvivl om, at opgaverne kan løses langt mere effektivt og billigere af TAP’ere, både »på grund af lavere løn, men mest grundet større rutine og de rette kompetencer. Der er mange penge at spare ved at lade de rette folk lave de rette opgaver.«

»Der bliver mindre tid til kerneopgaverne« Leif Søndergaard, VIP-tillidsmand på KU

Når det videnskabelige personale bruger så stort et timetal på at udfylde blanketter og sende fakturaer frem og tilbage i systemet, kan det ikke undgå at have en effekt på det arbejde, som VIP’erne er sat i verden for at udføre: Undervisning og forskning. Det er holdningen hos Leif Søndergaard, der ofte får henvendelser fra irriterede VIP’ere.

»Jeg er biolog, ikke revisor. Problemet er, at eksempelvis RejsUd fungerer som et regnskabsteknisk system, hvis logikker jeg slet ikke har inde under huden. De administrative opgaver belaster både forskning og undervisning, for der bliver mindre tid til kerneopgaverne,« siger Leif Søndergaard til Uniavisen.

Der findes ingen samlet opgørelse over VIP’ernes (u)tilfredshed med den administrative byrde.

Seneste pejlemærke er KU’s tilfredshedsmåling fra 2014. Her var over halvdelen af de adspurgte VIP’ere eksempelvis ‘uenige’ eller ‘helt uenige’ i, at rejseafregningsprogrammet RejsUd er enkelt at bruge.

uni-avis@adm.ku.dk