Administrationen sat på skrump

Administrationen skal på slankekur efter fusionen med Den Kongelige Veterinær- og Landbohøjskole (KVL) og Danmarks Farmaceutiske Universitet (DFU).

Målsætningen er at spare 12 procent af udgifterne til administration i 2010. Det svarer til at der årligt skal bruges 120 millioner kroner mindre på at drive universitetet i 2010 end i 2006. Universitetsdirektør Jørgen Honoré kalder selv planen et ambitiøst projekt, og erkender at det endnu er uklart hvordan man skal hente de store effektiviseringer hjem.

»Vi har valgt at informere medarbejderne åbent om planerne tidligt i processen. Det hele er derfor forbundet med stor usikkerhed, men jeg er tryg ved at vi kan gennemføre effektiviseringen på en ordentlig måde,« siger Jørgen Honoré.

Han slår fast at planen ikke vil blive gennemført ved grønthøstermetoden hvor alle afdelinger bliver pålagt at skære den samme procentdel af budgettet. Det er heller ikke et spørgsmål om at Københavns Universitet (KU) samlet skal spare da de frigjorte midler skal bruges til forskning, undervisning og formidling i stedet.

»Oprindeligt var der lagt op til egentlige besparelser for at genetablere egenkapitalen, men nu er planen ændret til effektivisering efter vi har fået bedre styr på økonomien. Pengene kommer dermed til at gå til forskningen,« siger Jørgen Honoré.

Universitetsdirektøren peger på indkøb som et sted hvor man kan spare store beløb. Han gætter på at man kan hente en gevinst på mellem 40 og 50 millioner kroner årligt gennem centralisering, aftaler med leverandørerne og bedre langsigtet disponering.

Ifølge Jørgen Honoré venter der nu et større arbejde med at gennemgå de administrative processer og samspillet mellem fællesadministrationen, fakulteterne og institutterne. Er der overlap mellem opgaver, og foregår udvekslingen af informationer optimalt, er nogle af spørgsmålene der skal undersøges.

»Vi ved ikke hvor det store besparelsespotentiale er, men jeg kan love at vi ikke vil holde os tilbage med hensyn til at investere intensivt i ny IT og forbedring af processerne,« siger Jørgen Honoré.

Ingen løfter

Flemming Poulfelt, Professor på Copenhagen Business School med speciale i fusioner, vurderer at det er en realistisk målsætning at spare 12 procent på administrationen i forbindelse med en stor fusion.

»En besparelse på mellem 10 og 15 procent er ikke unormalt. Der vil altid være en række stordriftsfordele, og bare det at man sætter fokus på et område, gør at man finder steder man kan gøre tingene mere effektivt,« siger han.

Til gengæld påpeger Flemming Poulfelt at langt de fleste fusioner på længere sigt fører til en reduktion i medarbejderstaben.

»Normalt forsøger man at klare det ved naturlig afgang og ved ikke at genbesætte midlertidige stillinger for at minimere de egentlige afskedigelser, men det vil være dumt af ledelsen at love at der ikke vil ske afskedigelser. Hvis det så bliver nødvendigt, ender ledelsen med at miste troværdighed,« siger fusionseksperten.

De ansatte på KU fik i forbindelse med fusionen en tryghedsaftale der betyder at ingen kan blive afskediget som direkte følge af fusionen, men den udløber den 31. december 2008.

Universitetsdirektør Jørgen Honoré vil ikke love at der ikke kommer til at ske afskedigelser. Situationen er i øjeblikket uklar da KU samtidig forventer at få flere penge for globaliseringspuljen de kommende år, og man er i gang med at ansætte nye medarbejdere i HR og innovation.

»Der venter et stort arbejde med at se på alle administrationsprocesserne, så det er umuligt at svare på om der skal ske afskedigelser. Det ved vi først om tre måneder eller mere,« siger Jørgen Honoré.

Livlig trafik

Poul Erik Krogshave, næstformand for Hovedsamarbejdsudvalget (HSU), har svært ved at se hvordan det kan lade sig gøre at spare 12 procent på administrationen, tilføre nye arbejdsopgaver og regne med at klare det med færre eller det samme antal ansatte som i dag.

»De ansatte må allerede spurte for at nå det hele, og der er flere og flere der ikke vil stå model til arbejdspresset. Der er en livlig trafik af medarbejdere ind og ud ad KU, blandt andet er udskiftningen i økonomi og regnskabsafdelingen iøjnefaldende,« siger Poul Erik Krogshave.

Ingrid Kryhlmand, HK fællestillidsrepræsentant, HSU-medlem og medarbejderrepræsentant i bestyrelsen, tror ikke på at der bliver brug for færre ansatte.

»Jeg har spurgt rektor flere gange på HSU-møder, og han siger at vi ikke skal afskedige, men ruste op på andre områder end der hvor vi bruger administrative kræfter lige nu. Jeg forstår det sådan at der ikke tales om afskedigelser, men om omfordeling af opgaver,« siger hun.

Ingrid Kryhlmand ser frem til at der nu kommer en grundig gennemgang af arbejdsprocesserne på KU så det bliver synliggjort hvilke personalegrupper der udfører hvilke opgaver. Hun forventer at det vil vise sig at der er brug for flere HK´ere end i dag.

»Forskerne bruger masser af tid på at udforme, sende ansøgninger og udfylde blanketter. Det svarer til at lægerne tidligere også selv lavede en masse administrativt arbejde som de nu har fået lægesekretærer til. Der er brug for at se på hvor de administrative kræfter på KU bliver brugt, og banale opgaver skal effektiviseres. Rene administrative driftsopgaver på forsknings- og uddannelsesområdet skal væk fra forskerne og over til HK´erne,« siger Ingrid Kryhlmand.

LIFE allerede på kur

Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer (LIFE, tidligere KVL) står allerede over for en sparerunde som følge af fusionen med KU.

Ifølge faktultetsdirektør Søren Hartz skal LIFE bidrage til stjerneprogrammer, fællesadministrationen (FA) og bestyrelsens strategiske pulje. Til gengæld afgiver man blandt andet regnskab og lønadministrationen hvilket betyder at 25 medarbejdere overføres til FA. Når regningen er gjort op skal LIFE dog aflevere yderligere ti millioner kroner til KU´s fælles kasse i 2008 stigende til godt 15 millioner i 2009. Det svarer til at LIFE skal spare 12 procent på administrationsbudgettet.

»Vi hænger ikke med snuden da fusionen er en langsigtet investering. Vi ser stadig optimistisk på fremtiden, men det er klart at vi står over for en stor opgave med at finde de 12 procent her og nu,« siger Søren Hartz.

Alligevel forventer heller ikke han at der skal ske afskedigelser.

»Vi skal ikke være færre ansatte, men heller ikke flere. Vi forventer en stigning i vores forskningsmidler, så det samme antal medarbejdere skal lave mere,« tilføjer han.

clba@adm.ku.dk