Historien om en klage: Da Mikkel kom i KU-klemme

Mikkel Klattrup Larsen manglede kun at aflevere sin bachelor til reeksamen på Dansk, før han kunne starte på sin kandidat i Historie. En formalitet, der skulle overståes, tænkte han.

Men da han forsøgte at melde sig til reeksamen på KUnet, kunne han kun tilmelde sig eksaminer på Saxo-institutttet og ikke Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab (NoRS), som Dansk hører under.

Han prøvede at melde sig til reeksamen flere gange og ringede også ind til studievejledningen på Dansk for at få hjælp. Men de havde ferielukket i tilmeldingsperioden.

»Det var irriterende, at jeg ikke kunne tilmelde mig, men efter at have ringet ind til studievejledningen flere gange, tænkte jeg, at jeg måtte få fat på dem, når de var tilbage fra ferie,« siger Mikkel Klattrup Larsen.

»Du har ikke forsøgt at løse problemet«

Efter sommerferien ringede han i starten af august til studieadministrationen på Dansk, for at høre, hvordan han kunne blive tilmeldt til reeksamen. Her fik han at vide af, at fristen for at melde sig til eksamen var overskredet, og at han burde have kontaktet eksamenskontoret i ferieperioden.

Det ikke virker som om du for alvor har forsøgt at løse problemet, når du kun har henvendt dig telefonisk til studievejledningen

Studienævnets begrundelse for afslag på dispensation

Han blev opfordret til at søge dispensation om eftertilmelding til reeksamen hos Studienævnet. Som sagt, så gjort. Mikkel sendte sin ansøgning om dispensation til Studienævnet den 6. august.

To dage senere fik han svar på sin ansøgning om dispensation. Studienævnets ekspeditionsudvalg gav afslag på hans ansøgning med begrundelsen, at der ikke var »indsendt beviser (fx et screen dump) på, at tilmeldingen ikke kunne gennemføres pga. en teknisk fejl.«

Desuden skrev Studienævnet i deres svar, at: »det ikke virker som om du for alvor har forsøgt at løse problemet, når du kun har henvendt dig telefonisk til studievejledningen og ikke har kontaktet eller henvendt dig på instituttet på anden vis.«

Eller som han selv formulerer det: »Der stod, at jeg havde ikke prøvet nok.«

Omvendt bevisførelse

Mikkel kontaktede også instituttets it-servicedesk for at undersøge, om de havde logget hans forsøg på at tilmelde sig på KUnet.

Det havde de ikke, men de bekræftede i en mail til Mikkel, at der havde været problemer i tilmeldingsperioden: »På NorS er de klar over, at der var problemer med SB i den første del af tilmeldingsperioden, men problemerne blev afhjulpet, så studerende kunne tilmelde sig i den sidste del af perioden.«

Derfor undrer det Mikkel Klattrup Larsen, at bevisbyrden lå hos ham, når både studieadministrationen og Studienævnet var klar over, at der havde været tekniske problemer på KU i tilmeldingsperioden.

»Det virker lidt kafkask, at jeg skal bevise, at der har været problemer med deres systemer. Det er en slags omvendt bevisførelse. Set i bagklogskabens lys var det da lidt dumt, at jeg ikke tog et screenshot. Men jeg havde ikke fantasi til at forestille mig, at jeg skulle ud i sådan et omfattende forløb, som jeg har været,« siger Mikkel Klattrup Larsen.

En tidsfrist gælder, andre gør ikke

Det forløb, som Mikkel hentyder til, var nemlig langt fra slut. Han fik afslag på sin ansøgning om dispensation, fordi han ikke kunne bevise, at det ikke have været muligt at tilmelde sig på KUnet.

I mailen fra Studienævnet blev Mikkel gjort opmærksom på, at han kunne aflevere sin bacheloropgave ved den kommende vintereksamen og søge om indskrivning på en såkaldt overgangsramme sit første semester på kandidaten. En overgangsramme giver bachelorstuderende lov til at starte på kandidaten, selv om han eller hun reelt mangler at afslutte et fag på bacheloren.

Da fristen for at søge om en overgangsramme var overskredet med en måned (og dermed var mere overskredet end fristen for reeksamen), søgte han ikke indskrivning på den. Heller ikke selv om, at han fik at vide i telefonen af studieadministrationen, at han formentlig ville blive godkendt, hvis han ansøgte.

Men Mikkel Klattrup blev stædig og ville ikke anerkende præmissen om, at han havde begået en fejl. Desuden kunne han ikke forstå logikken i, at det tilsyneladende var helt i orden at overskride en tilmeldingsfrist, når han havde fået afslag på dispensation for at overskride en anden. Så han søgte ikke om en overgangsramme.

»Der er nogle andre regler, når man er indskrevet på en overgangsramme. Blandt andet skal man lave en ret struktureret studieplan for resten af sin studietid. Så jeg ville ikke søge om overgangsramme, fordi jeg ikke mente, at jeg havde begået en fejl – it-fejlen lå jo hos KU. Min eneste fejl var, at jeg ikke havde sendt en mail til Studieadministrationen, da jeg ikke kunne tilmelde mig. Men jeg synes, det var vildt, hvis det skulle »koste« et halvt års forsinkelse,« forklarer Mikkel Klattrup Larsen.

Sidste udvej

I stedet gjorde han det, han troede var sidste udvej, inden han blev udskrevet af studiet: Han sendte en klage til Uddannelse & Studerende over afgørelsen om dispensationen. I klagen argumenterede han bl.a. for, at det ikke står nogle steder i danskfagets studieordning, at den studerende ved fejl i Selvbetjeningen på KUnet skal henvende sig elektronisk med dokumentation. Han henviste til forvaltningslovens § 24, hvor der står:

Det virker, som om, at systemet går op i at håndhæve reglerne, men ikke i at hjælpe de studerende eller forklare, hvordan man kan få løst et problem

Mikkel Klattrup Larsen, kandidatstuderende

»En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.«

»Jeg troede jo, at jeg ville blive udmeldt fra mit studie. Det har virkelig været en jungle at finde rundt i, og jeg er blevet sendt rundt til tre forskellige instanser (Fakultetet, Studerende & Uddannelse og Studienævnet, red.). Det har helt vildt stressende. En ressourcesvag studerende ville nok have været helt lost. Det virker, som om, at systemet går op i at håndhæve reglerne, men ikke i at hjælpe de studerende eller forklare, hvordan man kan få løst et problem.«

2-3 måneders behandlingstid

Da han havde sendt sin klage den tredje september, fik han at vide, at der kunne gå to til tre måneder, før han ville få en afgørelse. Derfor fik han udvidet sit studiejob som bartender til et fuldtidsjob, da han ikke regnede med at kunne aflevere sin bachelor før til januar.

Men så skete der noget, som han ikke havde regnet med: Den fjerde september – dagen efter, han havde sendt sin klage, blev han ringet op af en jurist fra NoRS.

»Hun spurgte, hvornår jeg rent hypotetisk ville kunne aflevere min bachelor. Og det var første gang, at der var en af de ansatte, der kom med et konkret forslag til, hvordan vi kunne løse det. Det er bare ærgerligt, at det skulle komme så langt som en klage,« siger Mikkel Klattrup Larsen.

Samme dag fik han besked om, at Studienævnets afgørelse var ændret – dvs. han har fået dispensation for sin tilmelding til reeksamen på Dansk. Hans nye frist for at aflevere sin bachelor er den 1. oktober.

I afgørelsen står der bl.a. »vi kan til en vis grad anerkende, at du kan have været i tvivl om, hvor du skulle henvende dig i din situation, og ikke kunne få hjælp af studievejledningen, som havde ferielukket i tilmeldingsperioden.«

Ingen interesse i at studerende bliver forsinket

Torben Juel Jensen er lektor og formand for Studienævnet på NoRS. Han understreger, at han ikke kan udtale sig om konkrete sager. Men helt overordnet forklarer han, at det er afgørende at studerende, der søger dispensation kan dokumentere, hvis der fx har været it-problemer i Selvbetjeningen.

Når der er flere instanser, så kan det godt være forvirrende. Men det følger Universitetsloven, at visse sager skal afgøres af studienævnet, mens andre afgøres af universitetsledelsen.

Torben Juel Jensen, lektor og formand for Studienævnet på NoRS

»Der skal være en god grund til, at man ikke har fået tilmeldt sig inden for tidsfristen. Det skal være det, man kalder usædvanlige omstændigheder, og man skal kunne vise dokumentation for det. Hvis en studerende klager over en afgørelse, får vi sagen i høring, og i de langt fleste tilfælde ændrer vi ikke vores afgørelse i den forbindelse. Det kan dog ske, at en afgørelse af den ene eller anden grund har vist sig at få konsekvenser for den studerende, vi ikke regnede med, da vi traf afgørelsen, og det kan føre til, at vi ændrer den oprindelige afgørelse.«

Og I anbefalede den pågældende studerende at søge en overgangsramme?

»Jeg må som sagt ikke kommentere den konkrete sag, men generelt kan jeg sige, at når vi træffer en afgørelse, som medfører, at en studerende får behov for en overgangsramme eller en anden dispensation, som studienævnet ikke har kompetence til at give, så gør vi altid den studerende opmærksom på dette og forklarer, hvor man skal ansøge,« siger Torben Juel Jensen.

Kan du forstå, hvis de studerende oplever systemet som svært at finde rundt i?

»Ja, det kan jeg godt. Men der er vejledninger på KUnet som forklarer, hvor man skal henvende sig, og hvis en studerende henvender sig et forkert sted, sender vi naturligvis enten sagen videre til rette instans eller oplyser om, hvor vedkommende skal henvende sig. Når der er flere instanser, så kan det godt være forvirrende. Men det følger Universitetsloven, at visse sager skal afgøres af studienævnet, mens andre afgøres af universitetsledelsen. Men hensyn til klager over studienævnets afgørelser, mener jeg, at det er fornuftigt, at de skal sendes til en anden instans end studienævnet, og der følger naturligvis en klagevejledning med de afgørelser, vi sender til studerende.«

Får denne sag nogle konsekvenser fremover?

»Det er for tidligt at sige endnu. Men når studerende havner i en dårlig situation, fordi de ikke gør det de, set fra vores synsvinkel, burde gøre, tænker vi altid over, om vi kan gøre tingene anderledes, for at det ikke sker en anden gang. Studievejledningen er også opmærksomme på, hvorvidt de studerende bliver rådgivet ordentligt om, hvor de skal henvende sig. Vi har ikke nogen interesse i, at de studerende bliver forsinket. Men jeg kan ikke huske, at vi har haft en sag, der lignede denne,« siger Torben Juel Jensen.

Sender alt på e-mail

Mikkel Klattrup Larsen er ved at komme af med sine fuldtidsvagter på den bar, hvor han arbejder. Men han er lettet over, at han efter en måneds mailudveksling med med diverse ansatte i administrationen, dispensationsansøgning og klageskrivning, endelig kan få lov til at aflevere sin bachelor og starte på sin kandidat.

Han er nu tilmeldt første semester af sin kandidat. Godt nok er han af instituttet blevet tilmeldt de forkerte kurser, »men træerne vokser jo ikke ind i himlen,« som han siger med et smil.

Har du været for naiv i forløbet?

»Jeg burde helt klart have taget et screenshot eller sendt en mail, da jeg ikke kunne tilmelde mig. Men jeg er ikke dårlig til at læse studieordningerne og bekendtgørelserne for dispensation, og der står ikke nogen steder, at man skal dokumentere, hvis der er it-fejl i Selvbetjeningen. Eller hvor man skal henvende sig, når der er fejl i systemet. Der er i hvert fald ikke nogen, der har kunne fortælle mig, hvor det står i Studieordningen – heller ikke studienævnet,« siger Mikkel Klattrup Larsen.

Hvad har du lært af sagen?

»Altid at sende en mail i stedet for at ringe ind til KU. For så er det dokumenteret på skrift, at du har kontaktet det rigtige sted. Jeg er blevet opmærksom på, at universitetet ikke altid har hundrede procent styr på tingene. Den vigtige lære er bare, at det er den studerendes ansvar at dokumentere eventuelle fejl – også selv om de ligger hos KU.«