Vicedirektør: Udbudsregler afgørende for valg af nyt it-system

I et debatindlæg af Jakob Hviid stilles der spørgsmål til, hvorfor KU’s ledelse ikke vælger Lectio til erstatning for KU’s nuværende studieadministrative system STADS.

STADS er i dag et fælles system, der anvendes af alle landets universiteter. KU har besluttet at indgå i et samarbejde med seks af universiteterne om et samlet indkøb til erstatning for STADS, der er forældet og derfor tæt på end of life.

Gennem STADS håndteres alt fra optagelse, studieordninger, karaktergivning, eksamensbeviser, tilmelding til undervisning og eksaminer samt merit- og dispensationsansøgninger. Derudover har KU andre systemer koblet til STADS. De systemer er ikke en del af STADS, det er f.eks. kursusbeskrivelser og Absalon, som bruges til at understøtte undervisningen.

Ingen aftale uden udbud

Som Jakob Hviid ganske rigtigt skriver, er det en meget stor udskiftning og nyanskaffelse. Det kræver derfor også, at der er styr på krav til funktionalitet, it-arkitektur, dansk lovgivning og danske særkender mv., samt ikke mindst udbudsregler. Universiteterne kan derfor ikke bare lige ’fikse’ eller aftale udskiftningen med en lokal leverandør, selvom leverandøren muligvis har et godt system.

Først og fremmest skal universiteter naturligvis leve op til udbudsloven og skal konkurrenceudsætte anskaffelsen af et nyt system. Med andre ord vil det ikke være muligt at indgå en aftale med Macom uden et udbud.

Derudover skal vi være sikre på, at et nyt system kan leve op til de krævede funktionaliteter, og selvom Lectio sikkert er et glimrende system i en gymnasiesammenhæng, er det usikkert, om systemet er anvendeligt i en universitetssammenhæng. Hvis Macom havde budt på opgaven, ville dette kunne være blevet afklaret.

Endelig er der spørgsmålet om it-arkitektur og koblingen til nationale it-systemer såsom optagelsessystemer (KOT), folkeregister, SU-systemet samt indberetninger til Styrelsen og Danmarks Statistik. Ligesom der også er integrationer mellem et nyt studieadministrativt system og KU’s øvrige systemer som Absalon og KUnet. Dette skal også både beskrives og afklares gennem et udbud.

Studerende en del af processen

I samarbejdet med de andre universiteter og på KU arbejder vi dedikeret på, at det nye system bliver brugervenligt både for studerende og medarbejdere. Det gør vi blandt andet ved at involvere brugerne – herunder de studerende, som Studenterrådet har udpeget til at sidde i KU’s styregruppe.

Der er ingen tvivl om, at udskiftning af STADS bliver en stor opgave, og at vi formodentlig heller ikke kommer udenom, at der vil være udfordringer. Heldigvis vil STADS være kørende i hele udskiftningsperioden, og vi behøver derfor ikke taget noget i brug, medmindre vi er sikre på, at det virker.