IT-sammenlægning skaber uro på fakulteterne

»Der er meget uro i øjeblikket.«

Sådan siger Katja Gamby, fællestillidsrepræsentant på KU for PROSA – Forbundet af It-professionelle.

Baggrunden er, at direktionen på KU har besluttet at samle al basis-it og support i en fælles organisation (KU-IT) med cirka 250 medarbejdere fra 1. december 2017.

Forud er gået et langt forløb, hvor et konsulentfirma i juni 2016 konkluderede, at KU kan spare 40 millioner kroner årligt på it.

Frustrerende forløb

Rektoratet og dekanerne nedsatte på den baggrund en styregruppe og fire arbejdsgrupper i januar 2017.

Det er af medarbejderne blevet oplevet som et langt frustrerende forløb, hvor beslutningen trak ud hen over sommeren, og så pludselig blev presset igennem.

Katja Gamby, tillidsrepræsentant

Arbejdsgrupperne afleverede deres rapporter i maj 2017, og der blev afholdt dialogmøder for alle interesserede den 2. marts og 17. maj.

Men først den 12. oktober kom meddelelsen om, at direktionen havde besluttet at sammenlægge de fem fakulteters it og den fælles Koncern-it i en stor organisation for hele universitetet kaldet KU-IT.

»Det er af medarbejderne blevet oplevet som et langt frustrerende forløb, hvor beslutningen trak ud hen over sommeren, og så pludselig blev presset igennem,« siger Katja Gamby.

Frygter bureaukrati

Hun siger, at de fleste fakulteter havde foretrukket en løsning, hvor de lokale it-afdelinger blev bevaret.

Ifølge Katja Gamby bunder modstanden mod sammenlægningen i, at store it-organisationer ofte opleves som tunge, langsommelige og bureaukratiske.

»Ulempen ved at være en stor organisation er, at det tager længere tid at reagere. Den nye it-organisation må overbevise brugerne om, at de godt kan levere varen, til gengæld vil jeg love på vegne af medarbejderne, at vi vil bestræbe os på, at sammenlægningen medfører så få gener som muligt,« siger hun.

Ansatte kan i dag ikke printe overalt på KU

Klaus Kvorning Hansen, vicedirektør for Koncern-it og ny chef for det fælles KU-IT, forstår godt, at der er, hvad han kalder en sund skepsis over for sammenlægningen, men han ser også gode argumenter for at tage springet.

Stordrift, ensartede løsninger over hele KU, og at man vil benytte de sammen leverandører, vil gøre livet lettere for brugerne, siger han.

»I dag kan du for eksempel ikke komme ind på dit netværksdrev eller printe over alt på KU, fordi netværket er opdelt. HR-centrene sidder også med 3-4 forskellige pc’er for at kunne betjene fakulteterne,« siger Klaus Kvorning Hansen.

Han peger på bedre udnyttelse af specialviden som en anden fordel:

»Der kan i dag sidde en der er god til Mac på Hum, der ikke kan hjælpe med at løse et problem for en på Samf.«

IT-chef forstår skepsis

Klaus Kvorning Hansen forstår på den anden side godt, hvis der er skepsis ude på fakulteterne.

»De er usikre på, hvordan man sikrer, at de får indflydelse på den it, som de skal leve med i dagligdagen. Vi skal bevise, at skeptikerne tager fejl ved at levere hurtig og målrettet it. Vi må ikke forringe serviceniveauet,« siger han og tilføjer, at bagsiden ved stordrift ofte er længere afstand til brugerne.

»Før kunne man gå ned i it-afdelingen og spørge, om de ikke lige kunne hjælpe, men fremover frygter man at skulle ringe eller skrive. Det er derfor afgørende, at supporten bliver siddende ude nær brugerne, hvis sammenlægningen skal blive en succes,« siger it-chefen.

Handler også om datasikkerhed

Klaus Kvorning Hansen tilføjer, at forandringerne ikke kun handler om at gøre tingene mere effektivt, men også om at øge it-sikkerheden på universitetet.

F.eks. skal forskernes data sikres bedre mod nedbrud eller tyveri.

»Det vil kunne blive oplevet som om, at det er blevet mere besværligt, fordi der på visse områder vil skulle lægges begrænsninger på, hvilke løsninger, der kan benyttes « siger han.

Klaus Kvorning Hansen understreger, at det kun er, hvad der er kaldes basis-it og support, som lægges sammen og ikke den egentlige forsknings-it.

Der vil derfor stadig være mange, der arbejder med it i forbindelse med forskningsprojekter uden at være del af den fælles organisation.

Fordele skal høstes

Den nye it-organisation skal være på plads 1. december, så man er i fuld gang med at holde samtaler med alle medarbejdere.

De vil i første omgang, hverken skifte arbejdssted, opgaver eller chef, men fra juni 2019 skal gevinsterne ved sammenlægningen høstes, siger Klaus Kvorning Hansen.

»Det er klart, at besparelserne, vi kan hente, i langt størst omfang er på sparede medarbejderressourcer, men vi kommer ikke til at fyre folk. Det kan ske ved at stillinger ikke bliver genbesat og nedlagt,« siger han.

En del kommer også til at skifte arbejdssted, da det vil være en fordel at samle de, der arbejder med det samme, i grupper, men de bliver placeret rundt på fakulteterne.