»Vi vidste IKKE, at der var SÅ mange måder at udføre den samme opgave på«

Du kan sige, at vi er pionerer i at skabe et fælles KU,« siger HR-centerchef Gitte Korsgaard, smiler og åbner døren til de spritnye kontorlokaler på Søndre Campus.

Der står stadig flyttekasser rundt omkring på gangene, og interiøret må beskrives som minimalistisk. Alt signalerer, at de nye beboere netop er rykket ind, men det skete faktisk før sommerferien, og den 1. juni gik det nye HR-center Søndre City – der servicerer fakulteterne Humaniora, Samfundsvidenskab, Jura og Teologi samt Fællesadministrationen – i luften.

En rekrutteringssag skal ligne sig selv.

Gitte Korsgaard, HR-centerchef

»Vi har behandlet mere end 2.500 sager, samtidig med at vi skulle bygge centret op, så vi har ærlig talt haft hamrende travlt. Indtil nu har det kun handlet om at sikre driften, så sagerne bliver løst, og de ansatte får udbetalt deres løn til tiden,« siger Gitte Korsgaard.

De tre nye centre på SCIENCE, SUND og altså Søndre City står blandt andet for rekruttering af nye medarbejdere, ændring af lønudbetalinger, refusioner, barsels- og senioraftaler og personalejuridisk bistand til KU-ledelsen.

Kulturer skal smelte sammen

Hun forklarer, at det har vist sig præcis så kompliceret, som ventet at skabe fælles HR-løsninger på universitetet.

Før havde hvert institut sine egne HR-medarbejdere, og kun ansættelseskontrakterne blev udformet centralt af Fællesadministrationen i Nørregade.

Vi har fået et indblik i, hvor forskelligt løsningen af den samme opgave har været bygget op på de forskellige fakulteter og institutter.

Gitte Korsgaard, HR-centerchef

Der har derfor udviklet sig forskellige kulturer, vaner, organiseringsformer, og brugerne har også vænnet sig til et forskelligt serviceniveau. Alt det forsøger de nu at få til at smelte sammen.

»Vi har fået et indblik i, hvor forskelligt løsningen af den samme opgave har været bygget op på de forskellige fakulteter og institutter. Nogle af løsningerne er fantastiske, og det nyder vi godt af, men der er også foregået ting, hvor en jurist nu siger, ’hvad hulen har I haft gang i’,« forklarer Gitte Korsgaard.

Hun tilføjer, at de forsøger at løse opgaverne ens og få udryddet alle mulige skuffesystemer og regneark, så de fremover kan levere sammenlignelige nøgletal til ledelsen.

»En rekrutteringssag skal ligne sig selv,« siger hun.

Hjælper hinanden

Juridisk fuldmægtig Rikke Dall, der før havde sin gang på Det Juridiske Fakultet, nikker genkendende til, at der har været meget nyt at lære.

De bruger fire-fem forskellige computersystemer i det daglige arbejde. Rekrutteringssystemet er helt nyt, og i løbet af 2018 skal ScanPas – KU’s personaleadministrative system – skiftes ud med Epos.

»En kan lære det på to måneder, og en anden har brug for et halvt år, men det er en stor hjælp, at jeg nu kan spørge en kollega, hvis jeg har brug for hjælp. Jeg synes, at vi har været åbne, selv om det er hårdere for nogen end for andre,« siger Rikke Dall.

Hun tilføjer, at det også giver en enorm faglig tilfredshed at lære nyt og få mulighed for at løse opgaverne fra ende til anden.

Svært for nogle medarbejdere

Gitte Korsgaard lægger ikke skjul på, at skiftet har været svært for nogle af medarbejderne, fordi deres arbejdsmæssige identitet var knyttet til det institut, de var ansat på.

»Det ærlige svar er, at der har været masser af frustrationer og sorg over at forlade det sted og de opgaver, man var god til, men der har også være glæde og hurraråb, når vi fik tingene til at virke. Du skal forstå, at medarbejderne har været ekstremt dygtige til deres arbejde, og så bliver de pludseligt kastet ud i nye arbejdsopgaver, hvor hun eller han tænker ’hvordan hulen gør jeg det her.’ Det giver en følelse af at være under pres,« siger HR-centerchefen.

Hun fortæller, at de arbejder på at skabe en åben og ærlig dialog mellem ledelsen og medarbejderne på det nye center.

»Det skal være ok at gå til sin leder og sige ’det kan jeg ikke finde ud af’. Ikke alle har de samme HR-kompetencer, så vi forsøger at give den enkelte opgaver, der matcher deres niveau og bygge langsomt på via kurser og efteruddannelse,« siger Gitte Korsgaard.

HR-medarbejder Rusan Elmazi, der før sad på samfundsvidenskab, nyder at have fået en faglig ledelse, der kun beskæftiger sig med HR, så han har nogen at gå til, hvis han ikke kan nå det hele og skal have hjælp til at prioritere opgaverne.

Desuden er informationen forbedret, og de kan selv beslutte ting i afdelingen, fortæller han.

Og så er han lykkelig for de nye muligheder for kompetenceudvikling.

»Jeg har allerede fået nye opgaver og kompetencer, som jeg kan skrive på mit CV,« siger han.

Sagsbehandlingstiden bliver kortere

Gitte Korsgaard forventer store fordele ved den nye HR-organisering, når alt kommer helt på plads.

Før blev en rekrutteringssag ’bidt over på midten’ i den forstand, at instituttet tog sig af en del af processen og fællesadministrationen af en anden del. Det burde forkorte sagsbehandlingstiden og være en fordel for brugerne, at den samme sagsbehandler er tilknyttet hele vejen, så der ikke længere er tvivl om, hvem de skal henvende sig til.

Desuden vil det højne kvaliteten, at der nu er bedre muligheder for kompetenceudvikling, og at centret har specialister tilknyttet.

»Før sad medarbejderne på institutterne og lavede HR-opgaver eksempelvis 20 procent af arbejdstiden og personaleadministration i resten, så de skulle kunne lidt forskelligt og vide lidt om det hele. Nu specialiserer vi lidt, så vi har nogen, der ved alt om barselsregler, professor-rekruttering og DVIP-området (deltidsansat videnskabeligt personale, red.),« siger Gitte Korsgaard, der håber, at brugerne vil være tålmodige og bakke op om de nye centre i den svære opstartsfase.

»Vi skal opbygge en tillid hos brugerne til at vi kan løse opgaven, selv om vi ikke lige ved, hvor kaffen står på instituttet. Vi har brug for at institutterne er med os, hvis det skal blive en succes, men det kan vi først vurdere, når vi har været i drift i et år,« siger hun.