Uniavisen
Københavns Universitet
Uafhængig af ledelsen

Arbejdsmiljø

Administrative medarbejdere: Vi hader datasystemet KUPA

De bruger halve arbejdsdage på simple opgaver, de taber faglig stolthed, og de modtager vrede mails. Ti medarbejdere kritiserer KU’s nye datasystem, KUPA, der har gjort det seneste år af deres arbejdsliv frustrerende og opslidende.

Anette Studsgård Winsløw hamrede frustrationen ud i tasterne.

»Kan vi ikke snart få gjort noget ved det?« skrev hun.

»Det har jo været en udfordring helt fra starten, og jeg bliver irriteret og stresset helt ned i maven over, at min indbakke nu er fuld af feriemeldinger, og hver eneste skal tage så f***ing lang tid at lave.«

Hun var i gang med at taste særlige feriedage for medarbejdere i datasystemet KUPA, og hver gang hun klikkede, måtte hun vente mindst et halvt minut, før systemet havde loadet. Opgaverne burde tage et øjeblik. De tog næsten tre minutter per medarbejder.

»Det er pinefuldt lang tid,« skrev Anette Studsgård Winsløw i mailen, som hun sendte til den projektgruppe, der arbejder på at forbedre KUPA.

På det tidspunkt manglede hun stadig at taste data for 90 medarbejdere.

LÆS OGSÅ: »Vi joker med, at der sidder en i Indien og gør det manuelt«

Fakta om KUPA

HR-system, som Københavns Universitet har brugt siden april 2021

Afløste det gamle datasystem ScanPas

Systemet indeholder data om alle medarbejdere på Københavns Universitet. Hvor meget fravær de har, hvor meget ferie de har til gode, deres ansættelseshistorik, personlige detaljer osv.

En af grundene til, at KU skiftede system var, at det gamle system ikke kunne håndtere den nye ferielov

En stor del af den medarbejderdata, der blev flyttet fra ScanPas til KUPA, blev indlæst forkert. Siden har KU arbejdet på at rette fejlene – blandt andet ved at hyre en ekstern virksomhed til at indtaste de arbejdskalendere, der er gået tabt. Problemet er endnu ikke løst.

KU oplyser også, at man forsøger at rette en række andre fejl i systemet. Herunder nogle meget lange svartider.

Hendes frustration deler mange medarbejdere, der bruger KUPA, HR-systemet, som afløste ScanPas i april 2021 og indeholder al data om ansatte på Københavns Universitet: ansættelseshistorik, løn, fravær og ferie.

Uniavisen har talt med ti såkaldte superbrugere, der hjælper deres kolleger med at navigere i KUPA. Alle kritiserer systemet i krasse vendinger.

»Det er meget langsomt og meget mangelfuldt. Børnesygdomme kan ikke dække det. Det er demotiverende, drænende og frustrerende,« siger Tina Wejlgaard Damkjær, specialkonsulent på Det Juridiske Fakultet.

»Det er et håbløst system. Man vil gerne være effektiv, men man føler, man spilder sin tid, når man bruger det,« siger Pia Christensen, der er dekansekretær på Det Teologiske Fakultet.

Eller som en tredje superbruger, der ikke ønsker sit navn i artiklen, siger:

»Jeg har ikke et eneste godt ord at sige om det.«

Det er der ingen, der har, siger Anette Studsgård Winsløw. Tværtimod vakler medarbejdernes faglige stolthed, når systemet vanskeliggør selv basale opgaver.

»Mange sidder og føler sig dumme. De føler, at de er dårlige til deres arbejde. Det er rigtig ærgerligt, for det er de ikke. Det er systemet, der er problemet.«

Græd på kontoret

Det er de samme fejl, som de mange medarbejdere nævner:

Systemet er så ulogisk indrettet, at nye brugere ikke kan finde rundt i det, det har lange svartider, og så er det fyldt med fejl: Medarbejderprofiler ligger dobbelt, fejlmeddelelser viser sig uden grund, og data mangler ofte – fx arbejdskalendere for hundredvis af ansatte, som derfor ikke kan få rettet fravær.

Nogle af fejlene er blevet rettet, efter en stor luns medarbejderdata gik tabt i overgangen fra ScanPas, det gamle system, til KUPA. Og universitetet har hyret en konsulentvirksomhed, der skal hjælpe med at indtaste den korrekte data.

Men det har også kostet kræfter og tid for de faste medarbejdere – og arbejdet er langtfra slut. KU har endnu ikke sat en dato på, hvornår alle fejlene er rettet, fremgår det af intranettet.

Alt sammen betyder, at mange administrativt ansatte har været under et heftigt pres, siden systemet gik i luften i april 2021.

Det fortæller Mette Nowack Bergqvist, HK-tillidsrepræsentant for Datalogisk Institut og Institut for Naturfagenes Didaktik.

»Jeg hører, at folk er stressede, fordi de hele tiden er bagud og under pres. Den her opgave er meget større, end nogen vil anerkende i ledelsen.«

»Der kan opstå fejl, når man indfører et nyt system, men når fejlene ikke bliver rettet i et år, så er det hårdt.«

Hun har mødt HR-medarbejdere, der er blevet mast flade under arbejdspresset. En af dem fortalte hende, at hun havde grædt efter et møde med sin ledelse.

»Hun kunne ikke se, hvordan hun nogensinde kunne komme til bunds i opgaven og komme ud af det ekstreme tidspres. Det er en meget ubehagelig stemning, der er opstået,« siger Mette Nowack Bergqvist.

HK-fællestillidsrepræsentant Ingrid Kryhlmand bekræfter billedet. Hun forventer, at det voldsomme arbejdspres vil formørke den kommende APV, målingen af arbejdsmiljøet på Københavns Universitet:

»De kolleger, der arbejder i systemet til daglig, er frustrerede. De kan simpelthen ikke forstå, at et system af den her kaliber er sat i søen, inden det er ordentligt afprøvet,« siger hun.

»Troede aldrig, jeg skulle sige det…«

Der var ellers en god grund til, at ledelsen i sin tid valgte at udskifte datasystemet.

Det tidligere system ScanPas var en daglig kilde til irritation hos mange administrative medarbejdere. Forældet, besværligt, næsten labyrintisk skruet sammen.

De fleste var glade for udsigten til at slippe for systemet. Nu savner de det.

»Det er lige før, jeg hellere vil have ScanPas tilbage … tænk, det troede jeg aldrig, jeg skulle sige,« siger Pia Christensen.

Problemet er, at KUPA gik i luften, lang tid før systemet var klar, siger Tine Milton, ph.d.-sekretær på Institut for Fødevare- og Ressourceøkonomi.

»Der er enormt lange svartider på systemet, der er hele tiden fejl og mangler, og brugerfladerne er ikke rigtig definerede. Det er simpelthen blevet driftssat for tidligt.«

Hun mærker det, når hun registrerer ferie og fravær på sit institut, en opgave, hun i dag bruger fem gange så lang tid på, som hun tidligere har gjort.

»Det er ganske gyseligt for at sige det rent ud,« siger Tine Milton.

»Det giver et øget stressniveau, når man ved, man skal leve med frygtelig lange svartider, og man derfor ikke kan nå den mængde opgaver, man skal. Når der samtidig er fejl i data rundt omkring, så er tilliden til systemet vaklende.«

Filip Skovgaard Nielsen, der er specialkonsulent på Biomedicinsk Institut, har samme oplevelse:

»Det tager bare en krig, når man sidder i det system. Det er demotiverende, når vi fx skal registrere særlige feriedage og ferieafslutning for 300 medarbejdere i december.«

Den faglige stolthed lider

Konsekvenserne kan føles i alle hjørner af Københavns Universitet.

Når medarbejdere ikke bliver oprettet i systemet i tide, når ansættelsesdatoer er forkerte, og når tidligere ansatte ikke får afregnet ferie.

»Jeg har en medarbejder, der fratrådte den 30. juni, men først nu får afregnet sin ferie. Det er pinligt. Man rammer den faglige stolthed på medarbejdere, der har været her i mange år,« siger Michelle Aagaard Larsen, afdelingssekretær på Institut for Folkesundhedsvidenskab.

Det er demotiverende, drænende og frustrerende.
Tina Wejlgaard Damkjær, specialkonsulent på Det Juridiske Fakultet

Problemet er, at KUPA gik i luften, lang tid før systemet var klar, siger Tine Milton, ph.d.-sekretær på Institut for Fødevare- og Ressourceøkonomi.

»Der er enormt lange svartider på systemet, der er hele tiden fejl og mangler, og brugerfladerne er ikke rigtig definerede. Det er simpelthen blevet driftssat for tidligt.«

Hun mærker det, når hun registrerer ferie og fravær på sit institut, en opgave, hun i dag bruger fem gange så lang tid på, som hun tidligere har gjort.

»Det er ganske gyseligt for at sige det rent ud,« siger Tine Milton.

»Det giver et øget stressniveau, når man ved, man skal leve med frygtelig lange svartider, og man derfor ikke kan nå den mængde opgaver, man skal. Når der samtidig er fejl i data rundt omkring, så er tilliden til systemet vaklende.«

Filip Skovgaard Nielsen, der er specialkonsulent på Biomedicinsk Institut, har samme oplevelse:

»Det tager bare en krig, når man sidder i det system. Det er demotiverende, når vi fx skal registrere særlige feriedage og ferieafslutning for 300 medarbejdere i december.«

Den faglige stolthed lider

Konsekvenserne kan føles i alle hjørner af Københavns Universitet.

Når medarbejdere ikke bliver oprettet i systemet i tide, når ansættelsesdatoer er forkerte, og når tidligere ansatte ikke får afregnet ferie.

»Jeg har en medarbejder, der fratrådte den 30. juni, men først nu får afregnet sin ferie. Det er pinligt. Man rammer den faglige stolthed på medarbejdere, der har været her i mange år,« siger Michelle Aagaard Larsen, afdelingssekretær på Institut for Folkesundhedsvidenskab.

For nogle er konsekvenserne værre endnu:

Da Nadja Månsson, økonomimedarbejder på Institut for Veterinær- og Husdyrvidenskab, blev sygemeldt med stresslignende syptomer i december, var arbejdspresset blandt årsagerne, siger hun. Hun er blevet overdynget af ekstraarbejde i KUPA, men føler ikke, hun har fået nogen belønning for det. Tværtimod. Hun har modtaget sure mails på stribe fra medarbejdere med mangelfulde profiler.

LÆS OGSÅ: Stress over nyt datasystem sendte økonomimedarbejder Nadja Månsson på hospitalet

Imens har hun oplevet, at ledelsen på Københavns Universitet har negligeret problemerne:

»Vi føler ikke, at vi bliver hørt. Jo, af vores lokale chefer – de gør, hvad de kan. Men det er super frustrerende, at der ikke bliver postet flere resurser i det her område, der påvirker næsten alle medarbejdere på Københavns Universitet.«

Ledelsen bør gå bodsgang

KUPA-kvalerne er et udtryk for et større problem på Københavns Universitet, siger tillidsrepræsentant Mette Nowack Bergqvist: En voksende afgrund mellem medarbejderne på gulvet og folkene i toppen.

»Mange steder på Københavns Universitet oplever man, at der bliver taget ledelsesbeslutninger om centralisering og nye systemer meget langt fra de daglige brugere. Beslutningerne bliver taget et sted, hvor man ikke ved, hvordan hverdagen ser ud,« siger hun.

»Medarbejderne føler ikke noget ejerskab. De føler ikke, de har noget at skulle have sagt. Fordi der er så mange ledelseslag og så langt til dem, der tager beslutningerne.«

Ingrid Kryhlmand, HK-fællestillidsrepræsetant, bekræfter, at KUPA er blevet vendt flere gange i Hovedsamarbejdsudvalget.

Hun savner, at ledelsen giver hendes kolleger »et klap på skulderen« og anerkender, at de er under et heftigt pres.

Og så efterlyser hun bredere kommunikation om systemets skavanker, så de ansatte på gulvet ikke får skylden for dem.

»Jeg synes, ledelsen skulle tage at gå lidt bodsgang og sige, at vi er godt nok kede af situationen, og vi er glade for det arbejde, I laver. De har ikke helt forstået, at der sidder nogle medarbejdere, der lige nu er prygelknabe,« siger Ingrid Kryhlmand.

Ekstraordinære medarbejdere

Den øverst ansvarlige for KUPA er Thomas Molin, vicedirektør for HR på Københavns Universitet. Han starter med at gøre det, Kryhlmand efterlyser. Sender en ros til de ansatte:

»Det har været en hård proces at få det nye it-system op at køre, og jeg vil gerne formidle en stor tak og en anerkendelse til de HR- og administrationsmedarbejdere, som har arbejdet virkelig hårdt. Det har været ekstraordinært.«

Ledelsen har forsøgt at kommunikere det budskab på flere kanaler, siger han, »men det er muligt, at man skulle have kommunikeret mere«.

»Hvis det er medarbejdernes opfattelse, så tænker jeg, at det er rigtigt,« siger han.

Han afviser, at universitetet kunne have udskudt overgangen fra ScanPas til KUPA, blandt andet fordi det gamle system ikke kunne håndtere den nye ferielov. Han nævner også, at universitetet afholdt »omfattende workshops«, hvor medarbejderne blev inddraget, før systemet blev taget i brug.

Han erkender dog, at overgangen har været uskøn: »Udfordringernes omfang kom bag på os.«

Ledelsen har flere gange forsøgt at rekruttere medarbejdere med specialviden, men uden held, siger Thomas Molin. Også det har forsinket projektet.

»Men nu har vi lagt en plan for at komme problemerne helt til livs,« fortsætter han.

Hvad vil I gøre for at højne den arbejdsglæde, som ifølge superbrugerne har lidt et knæk?

»Meget handler om ledelse. Dialogen mellem leder og medarbejder. Men vi har også lavet nogle strukturelle tiltag. Der bliver købt konsulenthjælp for at løse nogle af problemerne, og der er også overført ekstra årsværk til HR-centrene.«

Hvornår kan medarbejderne forvente, at arbejdspresset letter?

»Det er et svært spørgsmål. Vi sigter efter, at vi har rettet alle fejl i data til efteråret. Fejlene vil blive rettet gradvist, og det vil afhjælpe arbejdspresset. Vi håber, vi kommer til at være et andet sted til efteråret.«

Nadja Månsson sukker, da hun hører prognosen. Hun tror ikke på den.

»Vi er blevet lovet mange ting, og intet har holdt indtil videre, så min optimisme er meget begrænset.«

Seneste