Den administrative elite har indtaget universiteterne

I løbet af de seneste år er antallet af højtlønnede administrative specialister eksploderet på Københavns Universitet, samtidig med, at der er blevet færre sekretærer og HK’ere.

Det viser en ny undersøgelse af personaleudviklingen på danske universiteter, der for første gang giver en kortlægning af, hvilke dele af administrationen, der er vokset, og hvilke dele der er blevet beskåret.

»Der er sket en mobilisering. Tidligere var administrationen på universiteterne i høj grad underlagt forskerne. I dag er universiteterne professionelt styrede organisationer, der skal kunne lægge arm med sådan nogle som Novo Nordisk, udgivere af internationale ranglister og Folketinget. Det kræver en administration beståede af tunge finansdrenge, advokater, kommunikationschefer og specialkonsulenter, og derfor ser vi denne markante udvikling,« siger Andreas Kjær Stage, der er ph.d.-studerende fra Institut for Statskundskab på Aarhus Universitet.

Sammen med Kaare Aagaard fra Statskundskab på Aarhus Universitet står han bag kortlægningen af personaleudviklingen på landets universiteter, der netop er blevet udgivet i tidsskriftet ’Higher Education’.

Mange af jobtitlerne eksisterede ikke for 20 år siden. I dag er de blevet ’the new normal’

Andreas Kjær Stage, ph.d.-studerende på Aarhus Universitet

På Københavns Universitet er den såkaldte eliteadministration tredoblet siden 1999, mens sekretærerne og de kontoruddannede, der traditionelt har siddet i centraladministrationen og ude på institutterne, er blevet beskåret med 42 procent. Det samme gælder antallet af teknikere og HK-laboranter, der er faldet drastisk. I 1999 udgjorde de 28,1 procent af den samlede medarbejderstab på Københavns Universitet, mens gruppen i 2017 var skrumpet til 15,4 procent.

»Den voksende gruppe af administrerende specialister består populært sagt af Djøf’ere, der sidder i højtlønnede lederstillinger og projektmedarbejderstillinger med titler som ’specialkonsulent’, ’senior konsulent’ og ’koordinator’. Mange af jobtitlerne eksisterede ikke for 20 år siden. I dag er de blevet ’the new normal’,« siger Andreas Kjær Stage.

Han siger, at gruppen blandt andet også består af et øget antal kommunikationsmedarbejdere, der hjælper ledelsen med PR og den strategiske kommunikation. Her kan man skelne mellem de folk, der arbejder i Københavns Universitets centrale kommunikationsafdeling i Nørregade og de omkring 100 kommunikationsmedarbejdere, der er fordelt på fakulteter og institutter på KU hvor de fx hjælper forskere med at formidle deres fund og resultater. En kommunikationsindsats, der som Uniavisen tidligere har beskrevet, blev opgjort til at koste Københavns Universitet 63,5 millioner kroner i 2015.

HK’er kunne løse opgaven

Ingrid Kryhlmand, der er fællestillidsrepræsentant for HK’erne på Københavns Universitet, har fulgt udviklingen tæt.

I mine øjne er det helt ude af proportioner at ansætte højtlønnede specialkonsulenter til administrative driftsopgaver, som HK’ere er uddannet til at tage sig af.

Ingrid Kryhlmand, fællestillidsrepræsentant for HK-ansatte

Hun blev ansat som lægesekretær på Købehavns Universitet i 1987 og har oplevet, hvordan administrationen siden da er vokset med stor hast.

»Dengang var der én jurist, én økonom og én HK’er i fakultetssekretariatet på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. I dag er der 400 administrerende medarbejdere, hvoraf mindst 200 er AC’ere,« siger Ingrid Kryhlmand.

Den voksende administration skal ses i forhold til, at Købehavns Universitet optager væsentlig flere studerende i dag end for 20 år siden, og at fakulteterne er vokset i omfang, og ifølge Ingrid Kryhlmand er der da også mere end rigeligt at lave for de mange administrative medarbejdere. Det er med andre ord ikke så meget et spørgsmål om, at administrationen i sig selv er vokset, men mere et spørgsmål om, hvem der administrerer, og om de er pengene værd:

»Efter min mening er det horribelt, så mange kontorchefer, vicedirektører, seniorkonsulenter, chefkonsulenter og mellemledere der er kommet til de seneste 10-15 år. Der er et kæmpe mellemlederlag, og det er også med til at avle langt flere administrative opgaver end tidligere. Man kan spørge sig selv, om det er nødvendigt med alle de mellemledere. Får man nok valuta for pengene?« siger hun.

Ingrid Kryhlmand siger, at mange af de opgaver, som AC’erne laver i dag, er nøjagtigt de samme opgaver, som HK’erne tidligere tog sig af – men til en lavere løn.

»Når en HK’er holder op, ser man ofte, at der automatisk søges efter en AC’er eller i bedste fald et dobbeltopslag. Ser man for eksempel på de seneste AC-stillingsopslag på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, er stillingsbeskrivelsen administrative opgaver, som ikke indeholder væsentlige akademiske opgaver. I mine øjne er det helt ude af proportioner at ansætte højtlønnede specialkonsulenter til administrative driftsopgaver, som HK’ere er uddannet til at tage sig af,« siger hun.

Ingrid Kryhlmand kalder det ’Rip, Rap og Rup-effekten’ og siger, at det er årsagen til, at antallet af specialkonsulenter er tredoblet, samtidig med, at der bliver færre og færre administrative HK’ere:

»Cheferne er selv akademikere og har svært ved at se, at andre faggrupper kan udføre arbejdet. De er mest trygge ved at ansætte nogen, der ligner dem selv.«

Administrative opgaver lander på forskernes skrivebord

En specialkonsulent på Københavns Universitet får i gennemsnit 50.798 kr. i løn, mens en sekretær får 35.196 kr (begge inklusiv pension). Spørgsmålet er, om der er kommet for mange dyre specialkonsulenter i administrationen på bekostning af de HK’ere, der er blevet sparet væk ude på institutterne?

Meget af forskningen foregår i vores fritid. Men nu bruger vi også fritiden på at lave administrativt arbejde

Allan Randrup Thomsen, professor og tillidsrepræsentant for Danske Speciallæger

»Ude på institutterne har der været en tendens til, at opgaverne er blevet skubbet over til det videnskabelige personale, hver gang man har sparet en traditionel sekretærstilling væk. Vi bruger uforholdsmæssigt meget af vores tid på administrativt arbejde,« siger professor i eksperimentel virologi ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Allan Randrup Thomsen, der er tillidsrepræsentant for Foreningen af Speciallæger.

Allan Randrup Thomsen kalder det absurd, at det videnskabelige personale skal bruge tid på administrativt arbejde, som tidligere ifølge ham blev klaret mere effektivt af TAP’er til en langt lavere løn. De administrative opgaver belaster både forskning og undervisning, da det betyder, at der bliver mindre tid til kerneopgaverne.

»Konsekvensen ved den øgede mængde af administrative opgaver, som vi nu skal tage os af, er, at det tager tid fra vores forskning og det, vi egentlig er ansat og uddannet til at lave. I forvejen har vi ikke tid nok. Meget af forskningen foregår i vores fritid. Men nu bruger vi også fritiden på at lave administrativt arbejde,« siger Allan Randrup Thomsen.

Problemet er, at eksempelvis systemet RejsUd tager unødig lang tid, fordi VIP’erne ikke har rutinen i at registrere. Og samtidig bliver der brugt et stort timeantal på at udfylde blanketter og sende fakturaer frem og tilbage i systemet.

»Tit er det dobbeltarbejde, fordi det alligevel ender med at skulle ind over en sekretær. Enten fordi man har gjort det forkert, eller fordi registreringen skal kontrolleres et andet sted i systemet,« siger Og Allan Randrup Thomsen, der sætter spørgsmålstegn ved, om den store mængde af intern administration er nødvending.

»Man kan i mange sammenhænge spørge sig selv, om behandlingen står mål med diagnosen? I et vist omfang er vi som universitet selv med til at skabe den interne administration. Vi har generelt en meget bureaukratisk måde at løse tingene på, som kræver mange administrative ressourcer,« siger han.

Billigere administration i procent

Ifølge direktør for Københavns Universitet Jesper Olesen, er det naturligt, at der er sket en vækst i administrationen i forhold til for 20 år siden. Han påpeger, at administrationsprocenten samlet set er faldende, og at Københavns Universitets VIP/Tap-ratio er uændret de seneste 10 år – dette kan andre danske universiteter som CBS og DTU i øvrigt ikke prale af.

Universitetet er vokset. Derfor har der selvfølgelig også været en vækst i administrationen. Men går vi ned i tallene og sammenligner med universitetets samlede omkostninger, bruger vi procentvis færre penge på administration i dag end tidligere

direktør for Københavns Universitet Jesper Olesen.

»Universitetet er vokset. Derfor har der selvfølgelig også været en vækst i administrationen. Men går vi ned i tallene og sammenligner med universitetets samlede omkostninger, bruger vi procentvis færre penge på administration i dag end tidligere,« siger Jesper Olesen.

Han forklarer det øgede antal af specialkonsulenter m.v. i forhold til HK-medarbejdere med, at universitetet er blevet en mere kompleks organisation.

»Økonomistyringen og de andre administrative opgaver er blevet mere komplekse og kræver en højere uddannelse, end den HK’erne har. Derudover har den teknologiske udvikling gjort, at mange af de opgaver, som HK-medarbejderne tidligere sad med, er blevet erstattet af selvbetjeningssystemer, der har overflødiggjort mange af stillingerne,« siger Jesper Olesen.

Forstår du de professorer, der klager over, at de bruger for meget af deres tid på administrative opgaver og som savner en sekretær, der vil kunne gøre arbejdet dobbelt så hurtigt til den halve løn?

»Jeg forstår godt den frustration, mange forskere sidder med i forhold til at skulle udføre administrative opgaver, de ikke er uddannet til. Men man skal huske på, at den oplevede byrde ikke altid stemmer overens med den besparelse, man rent faktisk opnår,« siger Jesper Olesen.

Jesper Olesen siger, at det handler om økonomi og prioritering af ressourcerne.

»I den optimale verden ville jeg selvfølgelig foretrække forskere, der bruger 95 procent af deres tid på forskning og uddannelse, og HK’ere, der udfører det administrative arbejde. Men så enkelt er regnestykket ikke. Sekretærer koster ikke kun det halve i løn. De koster blandt andet også den plads de sidder på, og på Københavns Universitet er kvadratmeterpriserne dyre,« siger Jesper Olesen.

Han peger på, at den teknologiske udvikling også er  grunden til, at mange HK-laborantstillinger i de senere år er blevet skåret væk:

»I stedet for laboranter har vi nu robotter, der håndteres af medarbejdere med en anden uddannelse. Samtidig har vi væsentlig flere ph.d.’er i dag, der løser mange af de opgaver i laboratorierne, som laboranterne tidligere udførte,« siger Jesper Olesen.

Ikke onde bureaukrater

Fællestillidsrepræsentant for AC-TAP Signe Møller Johansen er en af de mange specialkonsulenter, der de senere år er blevet ansat på Københavns Universitet. Hun blev ansat for 11 år siden og har oplevet en udvikling, hvor universiteterne er blevet mere detailstyrede med flere regler og bekendtgørelser, der skal forvaltes:

»Jo flere regler der er, jo mere er der at administrere. Der er en større kompleksitet i de systemer, love og regler, vi som universitet er underlagt. Og der er en strammere politisk styring af universiteterne, som gør at vi skal producere tal og redegørelser og opfylde mål i et langt større omfang end tidligere. Desuden har boomet i eksternt finansieret forskning også haft en betydning, fordi det har skabt en øget administration på forskningsområdet,« siger Signe Møller Johansen.

Hun vil ikke gøre sig klog på, hvad den nye gruppe af specialkonsulenter kan, som HK’erne ikke kan. Men hun peger på, at specialkonsulenterne er en sammensat gruppe, der løfter en bred palette af opgaver, og som arbejder i alle hjørner af organisationen – i forskningsgrupperne, på institutter og fakulteter og i fællesadministrationen.

»Hvis man tror, at specialkonsulenter kun arbejder med administration og pooler sig sammen i centraladministrationen, tager man fejl. Det er langt mere komplekst,« siger Signe Møller Johansen.

Specialkonsulenterne deler sig groft sagt i tre grupper. Der er specialisterne, som bidrager i forskning og uddannelse og som typisk indgår i forskningsgrupperne eller sidder i administrationen som eksperter i juridiske forhold, ekstern finansiering, IT, bygge-  eller budgetstyring.

»Derudover er der en stor gruppe faglige ledere eller koordinatorer, som kan være alt fra laboratorieledere, forskningskoordinatorer, teamkoordinatorer eller ledere af lokale studenterstudievejledere. Og endelig er der de erfarne generalister, der typisk arbejder som projektledere eller strategikonsulenter med tværgående projekter og processer på tværs af KU,« siger Signe Møller Johansen.

Det er jo ikke sådan, at specialkonsulenter i administrationen bare er onde bureaukrater. Vi er ligesom alle andre interesserede i, at vi som universitet fungerer så enkelt og smidigt som muligt.

Signe Møller Johansen, fællestillidsrepræsentant for AC-TAP

Hendes indtryk er, at opgaverne for TAP’erne har forandret sig gennem en årrække, og at medarbejdersammensætningen derfor også har ændret sig.

»Jeg tror, at alle vil skrive under på, at der er for meget politisk styring og for meget bureaukrati. Det er jo ikke sådan, at specialkonsulenter i administrationen bare er onde bureaukrater. Vi er ligesom alle andre interesserede i, at vi som universitet fungerer så enkelt og smidigt som muligt. Men det er trods alt ikke os, der dikterer den politiske styring eller lovgrundlaget, vi arbejder under. Og derfor løser man ikke problemerne ved bare at skille sig af med bureaukraterne. Ligesom alle andre faglige profiler gør vi hver dag et stort arbejde for at hele KU-maskinen kan køre,« siger Signe Møller Johansen.

LÆS OGSÅ: Eksperter: Eliteadministrationen handler om magt og frygt for at fejle