Giv os den oprigtige dialog tilbage

Universiteter i Danmark er ikke bare almindelige virksomheder. De er steder, der støber fundamentet for Danmarks fremtid ved at bedrive forskning og yde forskningsbaseret uddannelse på højeste internationale niveau.

Denne opgave er unik for universitetet som institution, og blandt andet derfor fastslår Universitetslovens §10, stk. 6, at ethvert universitets bestyrelse skal sikre, at medarbejdere og studerende inddrages og har medbestemmelse på »væsentlige beslutninger«.

Alligevel lykkedes det universitetsdirektør Søren Skydsgaard igennem et helt interview om administrationsreformen i nærværende avis at undgå at svare konkret på et eneste af Uniavisens både relevante og meget konkrete efterlysning af eksempler på, at medarbejderne har haft medbestemmelse.

Analysefasen: nærhed og dårlige erfaringer med centralisering

Jeg tror egentlig, at der var mange medarbejdere, som så frem til at få ryddet op i bureaukratiet og frustrerende processer. Men det er, som om man igennem hele forløbet har set sig blind på besparelser og et ønske om at centralisere beslutningsprocesserne. Til trods for medarbejdernes gentagne efterlysning af det modsatte.

Først udsender man i ’analysefasen’ spørgeskemaer, der er så bredt formulerede og udviser så ringe indsigt i arbejdet på et universitet, at mange spørgsmål er umulige at besvare retvisende.

Alligevel er analysefasens tydeligste konklusioner, at medarbejderne efterlyser nærhed, og at de eksisterende centraliserede enheder opnår lavest brugertilfredshed.

Ud fra dette analysearbejde udarbejder man i efteråret 2023 et designoplæg til bestyrelsen, som – med sine koncernenheder, servicecentre, partnermodeller og et mantra om, at digitale apps kan gøre det ud for nærhed – står i skærende kontrast til analysefasens konklusioner.

Afvisningen der ikke blev hørt

Medarbejderne i HSU afviser på den baggrund at støtte designoplægget – afvisningen sker på mødet den 21. september 2023. Dette vælger ledelsen imidlertid at sidde overhørig, og bestyrelsen beslutter sig for at fortsætte ufortrødent og iværksætte designfasen med udgangspunkt i det afviste oplæg.

Værd at bemærke er desuden, at medarbejderrepræsentanterne i HSU specifikt begrunder deres afvisning med dårlige erfaringer med de allerede gennemførte centraliseringer, servicecentre og partnermodeller og ikke accepterer konceptet om app-båren nærhed.

LÆS OGSÅ: Er reform et fait accompli – eller har de ansatte medbestemmelse?

Dernæst præsenteres oplægget ved diverse informationsmøder, hvor medarbejderne endnu en gang lufter deres bekymringer, og endnu en gang forsikres om, at man vil tage bekymringerne alvorligt og finde gode løsninger.

Designfasen: ensidigt fokus på nedskæringer fremfor forbedringer

I designfasen fortsætter tendensen med manglende reel dialog. Selv har jeg ikke været involveret i nogen af de mange arbejdsgrupper i designfasen, men jeg har snakket med adskillige kolleger på tværs af universitetet, som har. De deler alle indtrykket af ensidig fokus på nedskæringer og en manglende lydhørhed over for bekymringer.

Alle synes at sidde tilbage med en følelse af ikke at være blevet hørt eller taget alvorligt

Fælles er også indtrykket af en bemærkelsesværdig ligegyldighed over for det væld af gode forslag til reelle administrative forbedringer, som umiddelbart vil kunne implementeres med en forbedret og mere effektiv administration til følge.

Dette indtryk bekræftes eksempelvis i debatindlægget fra de fem VIP-repræsentanter fra diverse brugergrupper nedsat i forbindelse med designfasen.

Alle synes at sidde tilbage med en følelse af ikke at være blevet hørt eller taget alvorligt. Det gælder både VIP og TAP, på institutter, på fakulteter og i fællesadministrationen.

Det foreliggende forslag til designet af KUs fremtidige administration er da også i alle væsentlige detaljer identisk med det designoplæg, der blev forkastet af medarbejderne i HSU. Således bibeholdes forslaget om at samle administrationen i koncernsiloer og installere den bruger-rettede service i tre servicecentre med udgående partnere. Desuden fortsætter man ufortrødent den stædige insisteren på at netbank-agtige løsninger og chatbots kan gøre det ud for nærhed i administrationen.

Resultatet: dårlig timing – og lukning af Uniavisen

Særligt bekymrende er tidsplanen, hvor man påtænker at afskedige 190 medarbejdere, inden der overhovedet er gennemført forenklinger, og så bede de resterende overbebyrdede medarbejdere om at tilrettelægge og implementere nye processer, governance-strukturer og digitale løsninger, som endnu ikke er på plads i det forhåndenværende oplæg.

Det kræver ikke særligt veludviklede analytiske evner at forudsige, at administrationen vil bryde fuldstændigt sammen og være år om at komme på fode igen, hvis reformen gennemføres som den revolution, der pt. lægges op til.

LÆS OGSÅ: Ledelsen om reform: Der vil stadig være administrative medarbejdere på institutterne

Symptomatisk for processen er det også, at man vælger at annoncere lukningen af Uniavisen som offentligt tilgængeligt, uafhængigt medie, med en sidebemærkning i et bilag til beslutningsoplægget.

Hverken bladudvalg eller Uniavisen selv er blevet hørt. Det er særligt paradoksalt, når man tænker på de sidste års fokus på at gøre Københavns Universitet til ét universitet. Det er netop i Uniavisens spalter, at vi som medarbejdere kan følge med i, hvad der rører sig på resten af universitetet – og debattere på tværs.

Manglende reel dialog skader tilliden

Det største problem med den manglende dialog, er, at vi ender med at skabe en dårlig organisation. Dels er det et problem, at medarbejderne i designteams og arbejdsgrupper ikke føler, at deres erfaringer og bekymringer bliver hørt. Men endnu vigtigere er det, at alle de medarbejdere, som netop brænder for at levere den bedst mulige service, mister engagementet.

Erfaringerne viser, at det er vigtigt, at »involvere medarbejderne tidligt og sikre deres engagement«

Bagerst i Boston Consultings benchmark analyse af administrationen, som ligger til grund for bestyrelsens beslutning om at iværksætte reformen, findes der en gennemgang af erfaringerne fra andre, meget mindre, reformer af administrationen på danske universiteter. Erfaringerne viser, at det er vigtigt, at »involvere medarbejderne tidligt og sikre deres engagement«. Det får man kun, hvis man er oprigtigt interesseret i at indgå i dialog og forstå medarbejdernes perspektiv.

Når universitetsdirektøren så gennemfører et helt interview uden at kunne give et eneste konkret eksempel på, at medarbejderne har fået medbestemmelse, men i stedet forfalder til varm luft og bundløse erklæringer om, at det hele bliver fantastisk, så skader det tilliden og forstærker den udbredte og tiltagende frustration over projektet.

Lad os reformere i stedet for at revolutionere

Heldigvis ligger løsningen lige for: igennem hele processen har medarbejdere og studerende udvist en kæmpe vilje til dialog. De har delt deres frustrationer og innovative forbedringsforslag. Diskuteret meningsløse arbejdsgange og uklare ansvarsområder. Givet eksempler på lokale løsninger til efterfølgelse.

Lad os institutionalisere dette og i stedet for den ødelæggende administrationsrevolution, der lægges op til, trinvist reformere organisationen ved brug af de mange forslag til administrative forbedringer, som er blevet lagt for dagen.

Et universitet lever af dialog og argumenter

Vi kunne hvert år bede de lokale enheder om at pege på processer, som frustrerer, og få et ombudspersonkontor til at se på, om man kan gøre det bedre. På den måde er jeg sikker på, at vi både vil forbedre administrationen, genoplive arbejdsglæden og spare ressourcer.

Et universitet lever af dialog og argumenter. Vi er vant til at forholde os til komplekse problemstillinger og gennem diskussion finde de bedste løsninger. Det er sådan, med oprigtig vilje til dialog, at vi fastholder KU som et universitet i verdensklasse – og overholder universitetsloven.