Ledelsen om reform: Der vil stadig være administrative medarbejdere på institutterne

Administrationsreformen skaber bekymring. Det er helt forståeligt. Bestyrelsen har besluttet at spare 300 millioner kroner om året på administrationen, og pengene skal gå til blandt andet forskning og uddannelse.

Ansættelsesstop og frivillige ordninger kan forhindre nogle afskedigelser. Men vi kan desværre ikke undgå afskedigelser. Dertil kommer, at reformen allerede har stået på i lang tid. Det slider på stemningen. Vi  som ledelse kan sikkert også blive bedre til at forklare, hvad reformen går ud på. Det vil vi forsøge her – forhåbentlig kan det betyde, at nogle af bekymringerne bliver mindre.

En bekymring går på, at institutterne ikke længere vil have administrative kolleger, som sidder på instituttet og hjælper med for eksempel eksamensadministration eller projektøkonomi.

I forslaget til bestyrelsen er der også i fremtiden administrative kolleger til stede fysisk på institutterne. Dels vil institutterne selv have egne stabe med administrative medarbejdere. Dels vil der være såkaldte ’partnere’. Det betyder, at for eksempel en økonomi-partner har en arbejdsplads på instituttet, men har en chef og kolleger i et administrationscenter på campus. Institutledelsen er med til at rekruttere partneren og kan også prioritere opgaverne. Det er vores bud, at cirka 700 TAP-medarbejdere i fremtiden vil sidde på enten institutter eller centre og løse administrative opgaver.

Resultatet er ikke givet på forhånd

En anden bekymring går på, at forslaget til reformen er bestemt på forhånd af konsulentfirmaet Boston Consulting Group (BCG). BCG blev rigtigt nok hyret ind til at hjælpe med at løbe reformen i gang med en indledende analyse og har hjulpet til i baggrunden i designfasen. Men selve arbejdet med reformen, mellemregningerne og forslaget til bestyrelsen er drevet og udviklet af os på KU.

Så reformen er ikke skåret efter en skabelon, som BCG havde med i tasken.

LÆS OGSÅ: Ledelsen: Reformen af administrationen handler om at bruge kræfterne rigtigt

En tredje bekymring handler om reformens mål. Nogle mener, at det er selvmodsigende, både at ville spare 300 millioner kroner – og samtidig sigte på at forbedre kvaliteten af administrationen.

Det lyder svært – medgivet. Men vi hæfter os særligt ved de spørgeskemaundersøgelser, som blev sendt til alle på KU i den indledende fase. Resultaterne viste, at tilfredsheden med administrationen er svingende, uanset om vi gjorde det op i tal eller så på alle fritekstsvarene. Alle var gladest for deres ’egen’ administration, og der var – helt generelt – ikke tilfredshed med den samlede opgaveløsning.

Plads til forbedringer

Træder vi et skridt tilbage og ser på det samlede billede, skyldes utilfredsheden primært to ting: uklart ansvar for opgaveløsning og forskellige måder at gøre tingene på.

vi kan ikke organisere os til tillid

Det første betyder, at der er større risiko for, at opgaver falder mellem to (eller tre) stole, og på en dårlig dag måske slet ikke blive samlet op igen. Det andet betyder, at der er meget dobbelt arbejde med risiko for fejl på grund af forskellige systemer og administrationskulturer.

Over tid medfører dårlige erfaringer med administrative systemer, at man rundt omkring ansætter medarbejdere til at løse opgaver, der burde være løst ét sted. Og når sager flere gange nærmest kan forsvinde i det store KU, skaber det mistillid – mellem institut, fakultet og fællesadministrationen.

LÆS OGSÅ: Er reform et fait accompli – eller har de ansatte medbestemmelse?

Ved at have en klar ansvarsfordeling inden for én administrativ organisering – KU’s fælles administration – kan vi håndtere opgaver mere gnidningsfrit og mere ensartet, end vi gør det i dag. Men vi kan ikke organisere os til tillid. Det kræver god ledelse og gode oplevelser, når forskere og studerende forhåbentlig vil mærke, hvordan den nye administration fungerer.

Administrationsreformen er en stor forandring – både for TAP og VIP. Vi gør det kun, fordi vi tror det i sidste ende vil gøre KU til et bedre universitet for alle.