Bestyrelsesformand: Vi står i et vadested, men på den anden side får vi en bedre administration

Den store reform af administrationen var syvende punkt på bestyrelsesmødet 19. juni. Som ventet godkendte bestyrelsen forslaget, men det skete ikke uden kamp. Det viser et bilag, der opsamler de foregående diskussioner i Hovedsamarbejdsudvalget, HSU.

Her er Ingrid Kryhlmand, der er næstformand i udvalget og fællestillidsrepræsentant for HK, citeret for at sige, at »ingen, heller ikke HSU’s medarbejderside, bakker op om det foreliggende forslag. Der er ingen begejstring, og det viser underskriftsindsamlingerne på universitetet også.«

Merete Eldrup, hvilket indtryk gør det på dig som bestyrelsesformand, at både toneangivende TAP’er og mange af deres VIP-kollegaer har ytret så hård kritik af den plan, I nu har godkendt?

»Jeg kan garantere, at det er noget, der gør stort indtryk. Vi har både hørt og læst om den kritik, planen møder. I bestyrelsen sidder jo også fem interne repræsentanter, der har videreformidlet de bekymringer, der findes rundt omkring.

Den kommende periode, hvor ændringerne gradvis bliver indfaset, bliver svær

Merete Eldrup

Man kan simpelthen ikke lave en reform, som er så indgribende, uden at der er mange, som vil blive bekymrede. Det er klart, at der også er mange steder, hvor man vil sige, det fungerer helt fint hos os, det har vi ikke lyst til at få lavet om på. Og så hører man måske mindre fra dem, der faktisk rigtig gerne vil se nogle ændringer.

Og jeg ved, at også den kommende periode, hvor ændringerne gradvis bliver indfaset, bliver svær, indtil den nye organisering kommer til at fungere. Man ved, hvad man har, og man tænker, hvad får vi i stedet? Men jeg er stadigvæk af den overbevisning, at det er rigtigt at gennemføre en reform.«

LÆS OGSÅ: Uniavisens tiltrædelsesinterview med Merete Eldrup

En knopskudt administration

Vil du prøve at tage os tilbage til 2022, hvor bestyrelsen besluttede, at der var behov for en meget omsiggribende administrativ reform på Københavns Universitet? Hvordan lød bestyrelsens opdrag til ledelsen dengang?

»Jeg vil gerne endnu længere tilbage i tiden. Da jeg blev formand for KU’s bestyrelse i starten af 2020, var jeg rundt og tale med rigtig mange mennesker, fordi jeg var interesseret i, hvordan man egentlig ser på Københavns Universitet både ude- og indefra. Samtidig havde vi i bestyrelsen mange drøftelser om, hvad Københavns Universitet er for et sted, og hvordan de forskellige medarbejdergrupper og studerende oplevede universitetet.

Et af de svar, der gik igen, var, at mange syntes, at administrationen var svær at gennemskue. Der var systematisk negativ respons på mange områder, det være sig it, hr, lokaleadministration og så videre. Kritikken handlede om, at det ikke var tydeligt, hvem der gjorde hvad, og hvor man skulle henvende sig for at få hjælp. Det viste sig også, at der var meget store lokale forskelle og forskellige praksisser fra sted til sted. Og nogle steder fungerede det godt, andre steder knap så godt.

Når man laver så store ændringer, der også medfører afskedigelser, giver det usikkerhed i organisationen

Merete Eldrup

Min egen holdning har altid været, at administration både er et vigtigt grundlag og afgørende rammevilkår for universitetets hovedvirke, som jo er forskning og uddannelse.

Så spørgsmålet var, om vi skulle prøve at lappe lidt på den eksisterende administration, eller om vi skulle tage konsekvensen af, at universitetet i løbet af de sidste 30 år er vokset til dobbelt størrelse. Mange steder er administrationen bare knopskudt, uden at nogen har tænkt grundlæggende over, hvordan man faktisk bedst administrerer et universitet, som i dag er en meget stor organisation.

Vi besluttede os derfor for at gøre det sidste. Det første, vi fik undersøgt, var, hvordan andre gør, og hvordan Københavns Universitet klarede sig i sammenligning med andre universiteter. Vi bad et konsulentfirma om at lave et benchmark, og det viste sig, at KU ikke lå i bund, men vi befandt os bestemt heller ikke i den øverste halvdel, hvor vi jo synes, at Københavns Universitet hører til.

Det vigtigste er, at vi fremover vil få en bedre og mere ensartet administration, som rummer de centrale funktioner, samtidig med, at der stadigvæk er nærhed. Og så er vi overbevist om, at administrationen bliver mere effektiv, fordi vi ikke fremover skal køre i tre forskellige lag (institut-, fakultets- og fællesadministration, red.)«

Nærhed og usikkerhed

I har identificeret nogle problemer, som reformen vil løse. Men planen er ledsaget af et stort effektiviseringsmål på 300 millioner kroner om året. Hvorfor ikke vente og se, hvad man kan høste af mulige besparelser, efter de gode løsninger er trådt i kraft?

»Før vi kan begynde at gennemføre besparelser, kræver det, at der er god systemunderstøttelse, derfor har vi valgt at gå langsomt frem.

Når man laver så store ændringer, der også medfører afskedigelser, giver det usikkerhed i organisationen. Nogle vil tænke, hvad bliver der af mit job, og selvom der vil være job til langt de fleste, skaber det stadig usikkerhed, for mange går og tænker over, hvor de lander. Derfor synes jeg, vi har stået med et svært valg mellem hastigheden af at gennemføre det her og samtidig give tryghed og ro og sikre en ordentlig og grundig medarbejderinddragelse.«

LÆS OGSÅ: Er reform et fait accompli – eller har de ansatte medbestemmelse?

Tidligt i forløbet blev der lavet en stor survey, som mange ansatte gjorde sig virkelig umage med at udfylde. Et af de tydelige resultater var et stort ønske om mere nærhed til administrationen. Det mener de ansatte ikke, at de får med den nye reform, og derfor føler mange sig kørt ud på et sidespor i processen. Hvad er dit svar til dem?

Jeg synes ikke, de administrative medarbejdere har haft de bedste rammer i den nuværende organisering

Merete Eldrup

»Jeg ved, at ledelsen har været rundt at tale med helt utroligt mange mennesker på Københavns Universitet for at inddrage dem i arbejdet. I bestyrelsen fik vi gennemgået den survey ret nøje, og besvarelserne stemmer godt overens med det billede, jeg også fik fra starten. Der var mange svar i de åbne kommentarer, og det er fuldstændig rigtigt, at noget af det, der ønskes, er nærhed. Det man skal huske, er, at nærhed ikke nødvendigvis handler om, at du får administrativ hjælp af en, der sidder lige ved siden af. Det kan også være, at du nemt kan løfte røret til en, som kan hjælpe dig med dit problem. Du skal ikke igennem syv forskellige led, så du til sidst ikke forstår, hvem du snakker med.

Med reformen får vi nogle centrale funktioner (administrationscentrene, red.), hvor der er fastlagt et serviceniveau med ensartede løsninger over hele linjen. Men samtidig er det jo meningen, at der sidder folk tæt på ude i miljøerne i kraft af partnerstrukturen. Tanken er netop, at du får en partner ude på dit institut, der kender dit område indgående og deltager i ugentlige møder og så videre.«

Fra vadested til ønskescenarie

Nu er det jo selvfølgelig ikke dig, der har haft ansvar for processen – det har programstyregruppen. Men når tillidsrepræsentanter siger, at der ikke er nogen begejstring blandt medarbejderne, er der så noget, du ville ønske, I havde gjort anderledes?

»Jeg er helt sikker på, at der er meget, man kunne have gjort anderledes. Jeg har aldrig oplevet processer, hvor man ikke bagefter kunne sige, at der skulle vi nok have gjort sådan og sådan. Men jeg vil sige, at jeg har siddet i mange direktioner og bestyrelser, og jeg har aldrig oplevet noget, der har været planlagt og analyseret så grundigt, og hvor man har haft så høj en grad af inddragelse som her.

Når jeg bevæger mig rundt på universitetet, kan jeg sagtens mærke usikkerheden, og jeg møder også nogle, der synes, at det tegner rigtig godt og som glæder sig til det. Men der er ikke nogen, der synes, at den fase, vi står i nu, er noget ønskested – jeg vil kalde det vadestedet. Vi er på vej ud af noget, og man kan endnu ikke se, hvordan det kommer til at se ud fremover. Hvordan virker det? Hvem bliver vi? Hvor skal jeg sidde?

Nu gælder det derfor om at kommunikere, at selvom det ikke bliver perfekt lige med et, så kommer vi faktisk et virkelig godt sted hen om nogle år. Det er jeg sikker på.«

Hvis du her til sidst skulle sige noget, der kan højne modet blandt de medarbejdere, der har svært ved at finde begejstringen, hvad ville du så sige?

»Jeg vil sige: Gå positivt ind i det med alt det, der er vigtigt for jer. Vær åben. Jeg synes ikke, de administrative medarbejdere har haft de bedste rammer i den nuværende organisering, og jeg vil virkelig sige: det er jer, der har alle de gode erfaringer og de gode eksempler, derfor skal jeres stemme høres, I skal blive ved med at have indflydelse.

Og så skal man huske, at ingen, hverken i bestyrelse eller ledelsen, står op om morgenen og tænker, hvordan får vi lavet det her rigtig dårligt? Der er et gennemført ønske hos alle om, at det her skal blive bedre. Og det er rigtig vigtigt at have i baghovedet.«