Lad os få hjælp af et menneske med et ansigt

Alle underskrivere ses i bunden af indlægget

Lige nu ruller arbejdet med KU’s administrative reform, som blev meldt ud tilbage i efteråret. Målet er, at der skal spares i omegnen af 300 millioner kroner årligt på administration.

Der er helt sikkert administrative arbejdsgange, som kan gøres enklere. Men vi er mange, der frygter, at reformen blot vil tørre endnu flere administrative opgaver af på ikke-administrative medarbejdere.

LÆS OGSÅ: VIP’ere drukner i administrative opgaver

Det vil føre til mere fremmedgørelse og administrativ distancering – til skade for arbejdsmiljøet i alle medarbejdergrupper. Vi frygter, at tendensen til centralisering af de administrative servicefunktioner forstærkes, samtidig med at alle råber på nærhed.

Det var jo bare en pære

Mange har sikkert spurgt sig selv, hvorfor alle skal lære at bruge RejsUd – blot for at have glemt, hvordan det virkede, næste gang de skal bruge det tre måneder senere.

Eller hvorfor de skal gennemtrawle KUnet for at finde det rette sted at bestille isætning af en pære, der er gået ude på gangen. For derefter at få fyldt postkassen med info om, hvor sagen nu står. Og for, efter arbejdet i bedste fald er udført en uge senere, at få mails om at tilfredshedsbedømme opgavens udførelse … det var jo bare en pære.

Mange medarbejdere har sikkert haft et IT-relateret problem, som på samme måde gav en mailstorm. Og som uafhængig af udfaldet mundede ud i en ’sagsafslutning’; også selv om sagen slet ikke var løst eller afsluttet.

Det er alle eksempler på fremmedgørende arbejdsgange, som i centraliseringens navn er indført de senere år. Logikken synes at være, at hvis man gennem selvbetjening smører opgaverne tilstrækkeligt tyndt ud, er det effektivt.

Vi oplever dog, at opgaverne tværtimod bliver løst både dårligere og med større tidsforbrug. Og det er tid taget fra vores vigtigste arbejde: forskning og undervisning.

Lader hellere toilettet løbe

Tidligere samlede man sine kvitteringer efter en rejse og gav dem til en lokal regnskabsmedarbejder. Et menneske med et ansigt, som måske også havde været med til at bestille rejsen – ak ja!

Vedkommende kunne med det samme sige, om de nødvendige oplysninger var der, og så hørte man ellers ikke mere, før der skulle skrives under. Mennesket bag denne funktion var vellidt og en del af det lokale arbejdsfællesskab på instituttet.

LÆS OGSÅ: Stress over nyt datasystem sendte økonomimedarbejder Nadja Månsson på hospitalet

Vi havde også en lokal medarbejder i huset, der så efter, at teknikken fungerede, og som havde et lille lager af pærer og andre reservedele. Medarbejderen havde ingen ’service level agreement’, men man havde tillid til, at vedkommende kunne tage ansvar for opgaverne uden at skulle udfylde en mængde papirer.

Nu lader man hellere toilettet løbe, fordi man ikke orker at finde, udfylde og følge op på den formular, som kræves for at få det repareret.

En sur mail fra ’kunden’

I iveren efter at rationalisere har vi smidt meget af både arbejdsglæden og den personlige relation i administrationen væk. Men måske har man ironisk nok også mistet selve rationaliseringsgevinsten.

Fjernstyring og fremmedgørelse har nået et niveau, hvor ingen længere modtager synlige tak og smil

Den medarbejder, der sidder og læser input fra en webformular, har ingen personlig relation til den, der sidder på den anden side af den virtuelle IT-formularmur. Det nærmeste, de kommer, er måske en sur mail fra ’kunden’ om, at opgaven faktisk ikke er blevet løst. I mange tilfælde fordi der aldrig var en personlig afklaring af, hvad opgaven egentlig handlede om, eller nogen lokal erfaring at trække på.

Og fordi ledelsen desværre ikke har føling med medarbejdernes behov, bliver lange spørgeskemaer også en del af processen for udformningen af den administrative reform. Her kan ellers dedikerede medarbejderne både opleve, at spørgsmålene er irrelevante, og at omfanget tvinger dem til at prioritere mere meningsfuldt arbejde i stedet. Det risikerer at medføre bias i svargruppen med misvisende resultater til følge.

Tilbage til kerneaktiviteterne

Det er vigtigt at pointere, at vi absolut ikke ønsker at slå på hverken IT-, regnskabs- eller bygningstekniske afdelinger. Medarbejderne på ’gulvet’ gør deres bedste under de givne omstændigheder og strukturer.

Stress scorer rødt mange steder i KU’s APV’er, og vores ærinde her er at påpege den stress og det tab af arbejdsglæde, som vi mener, at disse strukturer må afstedkomme – både på den ene og den anden side af formularmuren.

LÆS OGSÅ: »Vi joker med, at der sidder en i Indien og gør det manuelt«

Fjernstyring og fremmedgørelse har nået et niveau, hvor ingen længere modtager synlige tak og smil, men mange i stedet bliver mere stressede og frustrerede. Vi frygter, at det også mange steder har konsekvenser for fastholdelsen af kompetencer.

Bestyrelsen bedyrer, at besparelsen på KU’s administration vil blive ført tilbage til kerneaktiviteterne. Men den bedste besparelse er, at så mange medarbejdere som muligt laver det, de er uddannet og ansat til.

Vi har ikke generelt brug for en mindre administration. Det betyder nemlig bare, at vi skal bruge tid på at gøre det selv. Vi har brug for et ansigt, for gensidig tilfredshed og for mere arbejdsglæde. Så giver vi den gerne en ekstra skalle.

Underskrivere

Amal Al-Chaer, laborant, Biologisk Institut
Anders Priemé, professor, Biologisk Institut
Ayoe Lüchau, laboratoriekoordinator, Biologisk Institut
Dean Jacobsen, lektor, Biologisk Institut
Finn Fernando Jørgensen, håndværker – FU, Biologisk Institut
Helle Bek Mikaelsen, økonomimedarbejder, Biologisk Institut
Jakob R. Winther, professor, Biologisk Institut
Lone Winge, administrationschef, Biologisk Institut
Niels Kroer, institutleder, Biologisk Institut
Nynne Christensen, specialkonsulent, Biologisk Institut
Tine Simonsen, laboratoriekoordinator, Biologisk Institut