Ledelsen: Reformen af administrationen handler om at bruge kræfterne rigtigt

Fusioner. Flotte eksterne bevillinger. Nye krav fra samfundet. Københavns Universitet er vokset og har udviklet sig enormt. På 20 år er vores omsætning steget fra cirka 3,5 milliarder kroner til over ti milliarder kroner.

Mens vi er blevet dette meget store, fantastiske og bredtfavnende universitet, har vi ikke taget et sammenhængende og grundigt kig på, hvordan vi har brug for at organisere vores administrative understøttelse.

Før nu. Bestyrelsen bad os i 2022 om at nedbringe omkostningerne til administration med 300 millioner kroner om året og investere pengene i forskning, uddannelse, formidling og innovation. Besparelsesmålet er baseret på en sammenligning med lignende universiteter.

Vi kan kun lykkes godt med en så stor besparelse, hvis vi organiserer vores administration helt anderledes. Derfor er aftalen med bestyrelsen, at vi gennemfører en reform af KU’s administration, der både har fokus på økonomi, kvalitet og et godt arbejdsmiljø.

En tid, hvor vi skal passe på hinanden

Den 19. juni tager bestyrelsen stilling til det forslag til den nye administrative organisering, vi som ledelse ønsker at arbejde videre med. Forslaget vil bero på et grundigt arbejde i ti designprojekter, som pt. involverer cirka 400 ledere og medarbejdere.

Ud på foråret følger høringer i samarbejdsorganisationen og ledelsesfora. Tidligere har vi foretaget analyser af, hvordan tingene ser ud i dag, og hvad KU-befolkningen ønsker at bevare og forbedre.

LÆS OGSÅ: TAP’er: Det er fagligheden, der driver værket – også for vores funktion

Hvis bestyrelsen godkender forslaget, begynder implementeringen i efteråret 2024. Mange administrative jobs og arbejdsgange vil forandre sig. Vi kommer også til at nedlægge stillinger.

Som ledelse kan vi ikke give alle svar eller forsikringer om fremtiden

Derfor er dette en tid, hvor vi skal passe på hinanden. Som ledelse kan vi ikke give alle svar eller forsikringer om fremtiden, og processen er lang og svær. Men vi kan sige, at vi har stor tro på, at KU’s kommende administration bliver en attraktiv arbejdsplads og kan levere en god understøttelse baseret på samarbejde og høj faglighed.

Vi kan slet ikke lykkes med effektiviseringer og højere kvalitet uden at sikre, at det bliver attraktivt at være i KU’s administration.

Samarbejde på tværs skal være lettere

Her i Uniavisen kunne man for nylig læse et indlæg fra fire forskere. De skrev, at »det er TAP, der gør det muligt, at VIP’erne kan bruge deres tid på at forske og undervise på højeste niveau«. De gav også et sigende eksempel, nemlig at »der i stort set alle ph.d.-afhandlinger på vores institut er rettet en særlig tak til navngivne administrative medarbejdere«.

De to perspektiver – nærhed og samarbejde – ser vi som forbundne

Den rollefordeling og gode relation har vi brug for at bevare. Spørgeskemaundersøgelser blandt medarbejdere og studerende peger også på, at de nære relationer betyder meget. Men undersøgelserne viser også, at der er udfordringer ved samarbejde på tværs af KU.

De to perspektiver – nærhed og samarbejde – ser vi som forbundne. Et eksempel: Når en forsker skal rekrutteres, er der i dag fem administrative områder, der varetager hver sin del af processen. Dernæst foregår rekruttering på flere forskellige måder på tværs af KU. Den lokale administrative medarbejder er derfor tit den, der limer det hele sammen.

LÆS OGSÅ: Vi HK’ere hører til i nærmiljøet 

Et hovedgreb i reformen er at skabe en egentlig fælles administration, der er født til at arbejde sammen. Det betyder selvfølgelig ikke, at vi kan undvære gode relationer, specialiseret kendskab og fysisk tilstedeværelse.

Men det betyder, at vi frigør tid fra koordinering til noget mere værdiskabende. I rekrutteringseksemplet kunne det for eksempel være sparring om ansættelsesstrategi eller den personlige onboarding, når den nye medarbejder er mødt op.

Med andre ord skal administrationsreformen gøre os bedre til at bruge vores kræfter rigtigt.