Ny risikovurdering forudser fejl og forringelser i forbindelse med administrationsreform

Torsdag 30. maj var der endnu engang drøftelser om Københavns Universitets kommende administrationsreform mellem ledelsen og tillidsrepræsentanterne i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU).

Den model for en administrationsreform, som ledelsen foreslår, den tror vi ikke på

Anita Kildebæk Nielsen, fællestillidsrepræsentant for de teknisk-administrative akademikere

Og endnu engang var det en flok misfornøjede tillidsfolk, der forlod mødet. Det fortæller Anita Kildebæk Nielsen, der er fællestillidsrepræsentant for de teknisk-administrative akademikere på Københavns Universitet, og Henriette Lerche, der er fællestillidsrepræsentant for universitetets HK-organiserede laboranter.

»Vores grundlæggende budskab på mødet var, at den model for en administrationsreform, som ledelsen foreslår, den tror vi ikke på, og den kan vi ikke bakke op,« siger Anita Kildebæk Nielsen.

Derfor mener tillidsrepræsentanterne i HSU i fællesskab, at KU bør vente med de planlagte afskedigelser af medarbejdere, til man har fået den nye administration op at køre. Som forslaget står nu, vil der blive afskediget medarbejdere svarende til op mod 190 årsværk i uge 45.

LÆS OGSÅ: Tillidsrepræsentanter føler sig kørt ud på et sidespor af ledelsen efter høring om reform

Uniavisen har forsøgt at få et interview med universitetsdirektør Søren Skydsgaard, men det har ikke været muligt. I stedet har han sendt skriftlige svar.

Han skriver blandt andet, at afskedigelserne ikke kan vente til efter implementeringen af reformen.

»Men vi gør det, at vi kun tager halvdelen af besparelserne i første fase. Vi afventer, at vi er kommet et godt stykke vej med forbedringer og effektiviseringer – og med at finde os til rette i den nye organisering, før vi når den fulde besparelse,« skriver universitetsdirektøren.

LÆS OGSÅ: Inddragelse er ikke medbestemmelse!

Flere risici forbundet med forslaget

Forud for torsdagens HSU-møde har ledelsen præsenteret det opdaterede udkast til administrationsreformen.

Centralt i det nye forslag står en risikovurdering, som beskriver, hvilke risici der er forbundet med reformen. Risikovurderingen var et af tillidsrepræsentanternes store ønsker, efter det første forslag blev fremlagt på et HSU-møde 25. april.

Vi og vores kollegaer, som vi repræsenterer, har brug for de her detaljer

Henriette Lerche, fællestillidsrepræsentant for HK-organiserede laboranter

Den nye risikovurdering beskriver blandt andet, hvordan der i forbindelse med administrationsreformen må »forventes et produktionstab og flere fejl i en periode.«

Ifølge risikovurderingen må man altså forvente fejl i implementeringen af reformen, men også i en periode derefter, »hvor administrationen vil skulle absorbere store forandringer, udvikle og indkøre nye arbejdsgange og systemer samt rette op på fejl og mangler.«

Derfor understreges det også, hvordan der i en ikke nærmere defineret periode vil være klare prioriteringer af opgaver.

»Det er positivt, at risikovurderingen er blevet lavet, men vi mangler at få uddybet de her risici. Vi og vores kollegaer, som vi repræsenterer, har brug for de her detaljer, fordi det er dem, som kan gøre os mere trygge,« siger Henriette Lerche.

Spørger man de to tillidsrepræsentanter lider risikovurderingen dog særligt under, at scenarierne fremstilles som potentielle. For ifølge Anita Kildebæk Nielsen og Henriette Lerche er det ikke et spørgsmål om hvis, de forskellige risici opstår, men snarere hvornår de opstår.

»Derfor bliver de nødt til at komme med nogle konkrete planer for, hvordan vi skal håndtere det, når flere af de her scenarier utvivlsomt vil opstå,« siger Anita Kildebæk Nielsen.

I reformens indfasningsperiode frem til udgangen af 2027 er der risiko for, at universitetet får sværere ved at fastholde administrative medarbejdere. Ifølge risikovurderingen skyldes det omfanget af og uvisheden forbundet med administrationsreformen.

På grund af denne risiko skal der så tidligt som muligt være afklaring på muligheder og vilkår for de enkelte medarbejdere, ligesom det er en prioritet at skabe attraktive arbejdspladser.

Men det kan vise sig at blive en vanskelig opgave.

»På grund af de forventelige fejl, som reformen i starten vil medføre, tror jeg, at der er TAP-medarbejdere, som vil arbejde sig halvt ihjel, fordi folk ikke har lyst til at gå på kompromis med servicen. Derfor tror jeg, at det kan blive meget svært at lave attraktive arbejdspladser,« siger Henriette Lerche.

LÆS OGSÅ: Bekymring fra centralt hold: Ansatte kan ende i krydspres med ny partnermodel

Søren Skydsgaard skriver, at ledelsen på baggrund af torsdagens drøftelse i HSU vil kigge på risikovurderingen igen.

»Vi ser på, om der er behov for at lave justeringer, men der bliver nok ikke tale om så store ændringer, som medarbejdersiden i HSU kunne ønske sig,« skriver universitetsdirektøren.

Større besparelser på bygningsområdet

Inden for de otte administrationsområder er der også sket forskellige ændringer i det opdaterede reformforslag.

De mest markante forandringer er sket på campus- og bygningsområdet.

Her skal der årligt spares 50 procent mere, end der i første omgang var lagt op til. I alt betyder det, at campus- og bygningsområdet skal spare 60 millioner kroner om året sammenlignet med i dag. Omkring halvdelen af beløbet udgøres af medarbejderbesparelser – den forøgede besparelse på 20 millioner vil dog ikke ramme på årsværk, men pålægges i stedet andre steder inden for bygningsområdet. Ligesom i det foregående forslag lægges der nemlig op til, at der fremover skal være 270 medarbejdere tilknyttet campus- og bygningsområdet, når reformen er fuldt indfaset.

Ledelsen har fejlet i at sælge den her reform til de ansatte

Anita Kildebæk Nielsen, fællestillidsrepræsentant for de teknisk-administrative akademikere

Der er også sket ændringer i de fremtidige stabe, som i den nye administration skal understøtte diverse ledelsesopgaver på universitets-, fakultets- og institutniveau. Størrelsen af stabene er nemlig blevet ændret til 340 årsværk i stedet for de 350 årsværk, der først var meldt ud. Derudover skal der i en periode frem mod slutningen af 2027 være tilknyttet yderligere 33 årsværk i stabene for at mindske de ’startvanskeligheder’, som beskrives i den nye risikovurdering. De 33 ekstra årsværk vil løbende udfases frem mod slutningen af 2027 både via overflytning til den øvrige administration, tidsbegrænsede stillinger og naturlig afgang.

På kommunikationsområdet skal der være en mere ligelig fordeling af antallet af medarbejdere i henholdsvis koncernenheden og de tre administrationscentre end først varslet. Samtidig er forslaget om at lægge Uniavisen ind på KUnet taget af bordet. I stedet skal besparelser på Uniavisen nu findes i dialog med Bladudvalget.

Uddannelsesadministrationen skal årligt spare 60 millioner kroner, hvilket er fem millioner mindre end i det foregående forslag.

Derudover lægges der med det nye forslag op til flere større besparelser på eksempelvis rejser for administrative ledere og medarbejdere, intern mødeforplejning og eksterne konsulenter (dog ikke på it-området). Disse og lignende tiltag skal sikre besparelser på cirka 28 millioner kroner årligt, hvilket svarer til en besparelse på seks procent for området. Det understreges dog, at udgifter til kompetenceudvikling ikke kan indgå i disse besparelser.

Stormøder har skabt frustration

I tiden op til torsdagens HSU-møde har universitetsledelsen været rundt på de forskellige campusområder og afholdt stormøder, hvor reformforslaget er blevet fremlagt, og ansatte har fået mulighed for at stille spørgsmål.

Både Anita Kildebæk Nielsen og Henriette Lerche er dog af den opfattelse, at ledelsen på stormøderne har talt for meget i stedet for at lytte til de ansattes bekymringer. De har også begge oplevet kollegaer, som har forladt stormøderne mere frustrerede, end de var, da de kom.

Vi gør vores yderste for at tegne billedet af, hvor administrationen på Københavns Universitet skal hen

Søren Skydsgaard, universitetsdirektør

»Man må bare sige, at kommunikationen i hvert fald til en vis grad har været for svag. Ledelsen har fejlet i at sælge den her reform til de ansatte,« siger Anita Kildebæk Nielsen.

I sit svar skriver Søren Skydsgaard, at han lytter til kritikken af kommunikationen på stormøderne.

»Forholdet mellem at tale og lytte er en balancegang. Vi er meget optaget af at bruge tiden på at kommunikere indholdet og perspektiverne i administrationsreformen så klart som overhovedet muligt. Det kan blive bekostning af spørgsmål og input, som jo også er vanvittigt vigtigt. Det vil vi forsøge at gøre bedre,« skriver han.

LÆS OGSÅ: Ledelsen om reform: Der vil stadig være administrative medarbejdere på institutterne

Ifølge Henriette Lerche har ledelsens kommunikation været alt for akademisk for mange medarbejdere.

Begge tillidsrepræsentanter håber også, at ledelsen vil tænke på, at kommunikationen om administrationsreformen fremover skal være mere forståelig.

De understreger dog, at de på torsdagens HSU-møde oplevede en bedre dialog med ledelsen end tidligere.

Søren Skydsgaard forsikrer, at ledelsen på bedste vis forsøger at beskrive reformens betydning for den fremtidige administration på Københavns Universitet.

»I forhold til kommunikationen generelt, så er det et vilkår, at det er vanskeligt at tale meget præcist og klart om noget, som ikke findes endnu og hvor der jo i høj grad udestår udvikling af de konkrete arbejdsgange og organiseringer. Det frikender ikke ledelsen fra ansvar. Det er bare et vilkår, og jeg kan sige, at vi gør vores yderste for at tegne billedet af, hvor administrationen på Københavns Universitet skal hen,« skriver han.

Arbejdet med implementeringen af den nye administration begynder til efteråret, og Anita Kildebæk Nielsen og Henriette Lerche har et ønske om, at tillidsrepræsentanterne i HSU inddrages mest muligt i den proces.

Søren Skydsgaard skriver, at han vil diskutere inddragelsen af tillidsrepræsentanterne på møderne i HSU i stedet for i Uniavisens spalter.

Der er ikke planlagt flere HSU-møder, inden universitetets bestyrelse skal tage stilling til reformforslaget 19. juni.