TAP'er frygter mistrivsel og faneflugt, når administrationen skal reformeres

Kære bestyrelse på Københavns Universitet

I har bedt rektor Henrik C. Wegener igangsætte et reformarbejde, som skal give en både billigere og bedre administration »med brugeren i centrum«. Forhåbentlig er vi enige om, at vi i vidt omfang allerede har en god og effektiv administration, der har brugeren i centrum.

Selvfølgelig er der plads til forbedring, det behøver man ikke en ekstern konsulentrapport for at vise. Det ved vi, og vi arbejder løbende på at gøre KU’s administration endnu bedre og mere brugervenlig. Vi deltager også gerne i et analysearbejde, som kan kortlægge og implementere endnu flere forbedringer.

Men vi har nogle bekymringer, vi gerne vil dele med jer.

I maj viste resultaterne fra Arbejdspladsvurderingen (APV), at 30 procent af KU’s ansatte har fysiske symptomer på stress, og at kun 57 procent har balance mellem arbejdstid og arbejdsmængde.

At trivslen er under pres på KU har naturligvis mange årsager. Typisk er der ikke tale om problemer den enkelte medarbejder selv kan løse, men problemer, der kræver systematiske og dybdegående indsatser på tværs af KU gennem længere tid. Det er et arbejde og en proces, Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) har påtaget sig ansvar for, men selvsagt ikke kan løse alene.

Pres med pres på

Vores første bekymring er, at analysearbejdet skal sættes i gang i en organisation, der allerede er presset ifølge APV’en. Arbejdspresset steg mange steder på KU under corona og er alt for mange steder blevet kronisk tungt for både VIP og TAP. Analysearbejdet skal også presses ind mellem implementeringen af KU’s strategi og de mange mål- og handleplaner – nå ja, og oven i opfølgningen på APV’en.

Det hele kan ikke lade sig gøre på én gang uden opgavebortfald. Hvis analyserne skal have værdi, skal de udarbejdes af vores administrative kollegaer, som kender KU bedst og som har de faglige kompetencer til opgaven, i god dialog med brugerne: VIP, studerende og andre TAP, men også styrelsen, ministeriet og andre, som løbende pålægger administrationen bundne opgaver (hvilket også omfatter KU’s ledelse).

En god analyseproces kræver med andre ord, at I har tillid til, at den viden og erfaring, der er i organisationen, er fundamentet for en levedygtig reform, som giver endnu højere kvalitet i administrationen.

I må samtidig stå på mål for, at der vil ske en nedgang i løsningen af kerneopgaverne (fx på undervisningsområdet), mens analysearbejdet står på. Og I må erkende, at mange andre strategiske udviklingsopgaver må sættes på pause eller tilpasses analysearbejdet. Hvis analyseprocessen får de rette rammer, er der reel mulighed for at opnå forbedringer i administrationen.

Vi er ikke enige i jeres glade budskab

Vores anden bekymring er dog ikke til at komme uden om, nemlig at analysen af forbedringspotentialerne skal ske med et damoklessværd over hovedet: Der skal spares flere hundrede millioner kroner om året.

Det budskab skaber naturligvis utryghed blandt de administrativt ansatte om deres fremtid på KU og har negativ påvirkning på motivation, trivsel og arbejdsevne.

Vi havde virkelig håbet, at vi kunne have lavet analysearbejdet, før der blev taget stilling til besparelsespotentialet, der nu fremstår som et mål for analysen.

Vi havde virkelig håbet, at vi kunne have lavet analysearbejdet, før der blev taget stilling til besparelsespotentialet, der nu fremstår som et mål for analysen. Nu er risikoen for mistrivsel, faneflugt, forvirring og dårligt arbejdsmiljø i lang tid desværre uundgåelig. Det er der ingen, der fortjener, og vi er ikke enige med jer i det glade budskab om, at flere penge til forskning og innovation opvejer den usikkerhed og nedgørelse af det højt kvalificerede administrative arbejde, som foregår på KU.

En gigantisk kulturforandring

En tredje hovedbekymring er, om (alle medlemmer af) bestyrelsen helt forstår, at hvad der sættes i gang ikke blot er et analysearbejde, som efterfølgende nemt kan implementeres i en kvik proces, men en gigantisk kulturforandringsproces. KU har nemlig en lang tradition for udstrakt autonomi på fakulteter og institutter og for metodefrihed inden for givne, overordnede rammer.

Formålet er at lave driftsnære administrative løsninger, som passer til det lokale behov, der oftest defineres af lokal ledelse, VIP’er og studerende. Konsekvensen er, at KU ofte ender med at løse opgaverne på forskellige måder, hvilket udefra (og nogle gange også indefra) set kan virke unødvendigt og gumpetungt, hvis man ikke kender konteksten for variation og værdien for brugerne.

Vi siger ikke, at variation per definition er bedre end ensrettede processer, men vi pointerer, at en accept af at administrative processer skal løses på den samme måde på tværs af KU, (som konsulentrapporten lægger op til) vil kræve en ny måde at tænke på blandt rigtig mange ansatte.

Det vil være et opgør med lokal selvbestemmelse, og det kan måske være godt for noget, men det vil bestemt ikke skabe større tilfredshed med administrationen i rigtig mange tilfælde.

Vi beder jer i bestyrelsen grundigt reflektere over, om I mener, at KU og KU’s brugere kulturelt og mentalt er klar til administrativt at blive ét KU med klart mandat til at sige »nej, I kan ikke lave eksamenstilmelding på jeres egen måde (længere)« eller »nej, I kan ikke tilpasse sagsgangen for dispensationssager til jeres lokale behov«. Vi mener, det kræver langt mere end en god analyse at nå mentalt frem til en organisation, som er klar til one-size-fits-all administrative processer; uanset at de bygger på dialog med brugerne (som i øvrigt har meget divergerende behov og forventninger).

Endelig vil vi slå fast, at vi naturligvis tager jeres beslutning til efterretning og går konstruktivt ind i at få gennemført reformarbejdet på den bedst mulige måde.

Vi håber dog, at I til gengæld vil tage vores bekymringer med i jeres beslutningsproces, og at I vil huske på APV-resultaterne og lægge vægt på, at KU fortsat og reelt skal være en attraktiv arbejdsplads med høj trivsel for alle ansatte, og at det er lige så vigtigt som forskning og undervisning på internationalt niveau.

Ledelsen oplyser, at bestyrelsen har svaret AC-TAP direkte og ikke ønsker svaret offentliggjort.