KU har brugt 57,6 millioner på konsulenter forud for reform. Forsker kalder det »et usædvanligt stort beløb«

57,6 millioner kroner.

Så mange penge har Københavns Universitet brugt på konsulentydelser i forbindelse med administrationsreformen.

Det viser en aktindsigt, som Uniavisen har fået fra programsekretariatet for administrationsreformen på KU.

Det samlede beløb strækker sig fra 2021 til 31. maj i år.

Per Nikolaj Bukh, professor i økonomistyring ved Aalborg Universitet, kalder udgifter til konsulentydelser for 57,6 millioner kroner for »et usædvanligt stort beløb.«

Man skal jo stille sig selv spørgsmålet, om man har brug for alle de her eksterne konsulenter, eller om man selv kunne løse opgaven

Per Nikolaj Bukh, professor i økonomistyring, AAU

»Alt andet lige, så er det et usædvanligt stort beløb. Det er ikke usædvanligt, at man bruger konsulenter i den offentlige sektor og heller ikke på universiteterne, men det er et stort beløb, det kan man ikke komme uden om. Derfor rejser det også nogle spørgsmål om, hvorvidt det har været nødvendigt, og om man har købt tilpas sparsommeligt ind,« siger Per Nikolaj Bukh.

Uniavisen har talt med universitetsdirektør Søren Skydsgaard, som forsvarer brugen af konsulentydelser i millionklassen i forbindelse med den administrative reform, der medfører besparelser på 300 millioner kroner årligt.

»Det er en meget stor forandring, vi laver på Københavns Universitet, som har betydning for rigtig mange mennesker i en meget stor organisation. Derfor skal man være grundig. Det er simpelthen nødvendigt, og det forventer universitetet også af os. Det betyder, at det arbejde, der er lagt til grund forud for de forslag til en ny administration, der er kommet, er et resultat af ekstremt grundigt arbejde,« siger Søren Skydsgaard.

»Derudover skal udgifterne til konsulentydelser ses i relation til en økonomisk besparelse på 300 millioner kroner om året,« lyder det fra direktøren.

Store udgifter til BCG

I materialet, som Uniavisen har fået tilsendt, er de samlede udgifter fordelt på tre tabeller.

Den første tabel omhandler en potentialeanalyse, som det internationale konsulenthus Boston Consulting Group (BCG) lavede for Københavns Universitet i opstartsfasen i arbejdet med den nye administrationsreform. Den 63 sider lange rapport, der blev afleveret i 2022, kostede ifølge det tilsendte materiale KU 5,2 millioner kroner eksklusiv moms.

Det er en meget stor forandring, vi laver på Københavns Universitet, som har betydning for rigtig mange mennesker i en meget stor organisation. Derfor skal man være grundig

Søren Skydsgaard, universitetsdirektør på KU

Fra 2022 til 31. maj 2024 er der brugt 50,9 millioner kroner eksklusiv moms på det, som i den anden tabel kaldes »efterfølgende konsulentbistand.«

Her tegner BCG sig også for den største del af udgifterne, men også andre konsulenthuse som Round, Rambøll Management Consulting og it-konsulenthuset Emagine har hjulpet til i arbejdet.

Ifølge Søren Skydsgaard dækker store dele af udgifterne i denne tabel særligt over, hvad han kalder for »en gennemgribende analyse af universitetets administration.«

»Det var et meget, meget stort datasæt, hvor der både var ansatte og studerende involveret i forskellige spørgeskemaundersøgelser. Vi fik analyseret både kvalitative og kvantitative svar, som vi har brugt i det efterfølgende arbejde. Men at udtænke det, sætte det op, indsamle det, analysere og fremstille det bagefter, er en kæmpe opgave,« siger Søren Skydsgaard.

Den sidste tabel indeholder udgifter for knap 1,5 millioner kroner fordelt på fire konsulenthuse. Udgifterne dækker over »konsulentydelser i de enkelte designprojekter« og er alle brugt i indeværende år.

KU: Konsulenter har været nødvendige

Ifølge Per Nikolaj Bukh er spørgsmålet i sagen om brugen af eksterne konsulenter, hvorvidt KU har taget det, man forvaltningsretligt kalder ‘skyldige økonomiske hensyn’. Det dækker grundlæggende over, om man har gjort, hvad der er muligt og rimeligt for at fremme sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

»Med andre ord skal man jo stille sig selv spørgsmålet, om man har brug for alle de her eksterne konsulenter, eller om man selv kunne løse opgaven. Derudover skal man sørge for, at man køber konsulentydelserne billigst muligt ind. Hvis man kunne få de samme kompetencer billigere, så er man forpligtet til at købe dem,« siger Per Nikolaj Bukh.

LÆS OGSÅ: Administrationsreform: Hun synes, hun har set det hele før

Universitetsdirektør Søren Skydsgaard forsikrer, at man undervejs har stillet sig selv disse spørgsmål og dermed undgået at bruge flere penge end nødvendigt.

»Der har været behov for ekstern hjælp i det omfattende forarbejde, som ligger til grund for det forslag til en administrationsreform, som vi er kommet med,« siger han og fortsætter:

»Dels er der en begrænsning på, hvor mange af de ansatte på KU vi kan hive ud af deres almindelige arbejde. Derudover er det også et spørgsmål om kompetencer. Hvordan griber man det an? Hvilke erfaringer er der andre steder? Det er jo relativt tekniske forhold, og det er relativt komplicerede data at forstå og analysere. Vi har ikke et beredskab på universitetet af mennesker, der lige kan gøre det. Derfor har vi brugt ekstern hjælp,« siger Søren Skydsgaard.

Samtidig har opgaven ifølge universitetsdirektøren været i udbud gennem statens rammeaftale, og de forskellige konsulenthuse er blevet valgt, fordi de bedst og mest omkostningseffektivt har kunnet løse opgaven.

LÆS OGSÅ: Hvad betyder administrationsreform for arbejdsmiljøet?

Ifølge Per Nikolaj Bukh er Boston Consulting Group et af de dyreste konsulenthuse at få rådgivning af.

»De ligger oppe i den kategori af management consulting, hvor man ser forholdsvis høje timepriser. Men jo ikke højere, end de skal kunne være konkurrencedygtige,« siger han.

Tidligere skandaler med BCG

Peter Skærbæk er professor i økonomistyring på Copenhagen Business School, hvor han blandt andet forsker i brugen af konsulenter og forandringsprocesser.

Som Per Nikolaj Bukh mener også han, at 57,6 millioner kroner er et bemærkelsesværdigt beløb for et offentligt universitet at bruge på eksterne konsulenter, og at beløbets størrelse kræver en god forklaring fra universitetets rektorat.

Det ligner den plan, som man havde i SKAT, og som gik så gruelig galt

Peter Skærbæk, professor i økonomistyring, CBS

Ud over beløbet forholder Peter Skærbæk sig også kritisk til den metode, Boston Consulting Group har anvendt i sit konsulentarbejde. Det drejer sig om den såkaldte potentialeanalyse, som danner grundlag for forslaget til den nye administrationsreform på Københavns Universitet og en årlig besparelse på 300 millioner kroner.

»Der er min erfaring, at de her potentialeanalyser finder frem til nogle meget runde og overordnede tal, som typisk er produceret med uigennemsigtige benchmark-data. Det er denne slags analyser – udført af BCG og konsulentvirksomheden McKinsey – som lå til grund for besparelserne i SKAT og Forsvaret, og som har vist sig at have store økonomiske og faglige konsekvenser,« siger Peter Skærbæk.

Efter at have læst BCG’s potentialeanalyse for administrationen på KU (kræver login til KUnet), er Peter Skærbæk blevet yderligere bekræftet i sin mistanke.

Det er væsentligt at slå fast, at det ikke er en ekstern konsulentvirksomhed, der har tegnet det forslag til den nye administration, som vi fremlægger

Søren Skydsgaard, universitetsdirektør på KU

»I den konkrete rapport fra BCG ser det ud som om, den store forkromede løsning er at centralisere administrationen for derefter at digitalisere den,« siger Peter Skærbæk og fortsætter:

»Det ligner den plan, som man havde i SKAT, og som gik så gruelig galt.«

Forklaringen fra KU om, at det har været nødvendigt at indhente hjælp udefra, fordi man ikke internt har de fornødne ressourcer til at foretage et så omfattende analysearbejde, giver Peter Skærbæk ikke meget for.

Han så hellere, at Københavns Universitet havde ansat folk til at udføre arbejdet med administrationsreformen.

»For 57 millioner kroner kan man få rigtig mange økonomer og andre fagfolk til at foretage de nødvendige analyser,« siger Peter Skærbæk og fortsætter:

»Så undgår man også problemet med at lade konsulenter komme ind udefra, som ikke har forstand på universitetets kerneopgaver og administration,« siger han.

LÆS OGSÅ: Ny risikovurdering forudser fejl og forringelser i forbindelse med administrationsreform

Med i alt 45,8 millioner kroner har Boston Consulting Group modtaget knap 80 procent af de samlede udgifter til konsulentvirksomheder.

Uniavisen har rakt ud til BCG, men virksomheden har ikke nogen kommentarer i sagen.

Debatindlæg handler om fremtiden

I april i år skrev Søren Skydsgaard og rektor Henrik Wegener et debatindlæg om den nye administrationsreform i Uniavisen, hvor de om brugen af konsulenthuse som Boston Consulting Group skrev:

»BCG blev rigtigt nok hyret ind til at hjælpe med at løbe reformen i gang med en indledende analyse og har hjulpet til i baggrunden i designfasen. Men selve arbejdet med reformen, mellemregningerne og forslaget til bestyrelsen er drevet og udviklet af os på KU.«

Investeringen skal jo ses i relation til den ambition, der ligger, og til det store, store krav, der er på Københavns Universitet om, at tingene bliver gjort ordentligt

Søren Skydsgaard, universitetsdirektør på KU

Står udgifter for 57,6 millioner kroner mål med dette baggrundsarbejde, som I selv beskriver det som i debatindlægget?

»Det, som de (BCG og andre konsulentvirksomheder, red.) har hjulpet os rigtig meget med, er at tilrettelægge, planlægge, vidensindsamle og understøtte os med viden. Det, som vi adresserer i det her debatindlæg, handler om de fremadrettede løsninger. Der har de spillet en langt mindre rolle, end de har gjort i selve tilrettelæggelsesprocessen og dataindsamlingsprocessen,« siger Søren Skydsgaard.

»Det er væsentligt at slå fast, at det ikke er en ekstern konsulentvirksomhed, der har tegnet det forslag til den nye administration, som vi fremlægger. Det har vi selv.«

Men kan du forstå dem, som måske undrer sig over, at det har kostet 57,6 millioner kroner, når I selv siger, at BCG’s bidrag har været »at løbe reformen i gang«, »en indledende analyse« og at de har »hjulpet til i baggrunden i designfasen«?

»Nu har jeg jo forsøgt at beskrive, hvad dette baggrundsarbejde dækker over. Men man skal også huske på, at vi er på en vidensinstitution. Så der er enormt høje standarder og krav til det vidensgrundlag, vi arbejder ud fra,« siger Søren Skydsgaard.

LÆS OGSÅ: Bekymring fra centralt hold: Ansatte kan ende i krydspres med ny partnermodel

Der kan sidde medarbejdere på KU, som er bekymret for deres job og er kritiske over, at man har brugt 57,6 millioner kroner på konsulentbistand i forbindelse med administrationsreformen. Hvad er dit budskab til dem?

»Det skal ses i relation til, at vi foreslår at spare 300 millioner kroner om året på vores administration. De stillinger, som i den forbindelse nedlægges, er en del af besparelserne på 300 millioner kroner. Det er ikke som en del af anvendelsen af konsulentmidler. De to ting er adskilte. Så man skal se beløbet i relation til, hvor stor en forandring det er, og til hvor mange besparelser, der skal hentes,« siger Søren Skydsgaard.

LÆS OGSÅ: Tillidsrepræsentanter føler sig kørt ud på et sidespor af ledelsen efter høring om reform

Men kan du forstå, hvis der er nogen, der undrer sig over, at man har brugt så mange penge på konsulentbistand?

»Hvis man uden at forstå – og det er så det, man får mulighed for nu – hvad konteksten egentlig er, så synes jeg, det er helt fair at sætte spørgsmålstegn ved omkostningen. Men de beløb, vi taler om her, er store. De 300 millioner kroner, der skal spares årligt, er også stort. Og derfor er investeringen også desto større. Investeringen skal jo ses i relation til den ambition, der ligger, og til det store, store krav, der er på Københavns Universitet om, at tingene bliver gjort ordentligt.«

Forslaget til administrationsreformen er på dagsordenen, når bestyrelsen på KU 19. juni holder bestyrelsesmøde. Her er forventningen, at reformforslaget vedtages.

LÆS OGSÅ: Universitetsdirektør efter kritik fra medarbejdere: »Vi er ikke altid enige om alt, men det er en konstruktiv dialog«